Формирование структуры процесса управления информацией организации

В организациях протекают определенные процессы управления объектами. К ним относятся управление персоналом, управление операциями и т.д. Однако это одновременно и подсистемы управления, которые имеют место быть в организациях. Управляемая система организации состоит из объектов, управляющая система включает соответствующие этим объектам процессы или виды менеджмента. Одним из важнейших процессов в любой организации является управление информацией.

Управление информацией представляет собой деятельность по формированию, обработке, передаче и использованию информации в рамках организации и вне её. Управление информацией является необходимым атрибутом современной концепции управления организацией, так как она способствует решению первоочередных задач хозяйственной деятельности, снижению издержек, повышению эффективности использования всех видов ресурсов, обеспечению гибкости рыночной стратегии и повышению качества и конкурентоспособности выпускаемой продукции. Процесс управления информацией обладает системными свойствами, поэтому его вполне можно назвать системой [1].

Под системой управления информацией понимается система, интегрирующая деятельность различных групп организации, на основе высококачественных данных и сведений для выпуска продукции или услуг, полностью и наиболее эконо- мичным путем, удовлетворяющей запросам потребителя [2].

Система управления информацией включает совокупность нескольких подпроцессов, каждый из которых играет установленную роль в данной подсистеме, в частности, а также в системе управления организацией в целом. Дадим им краткую характеристику в соответствии с работами [6, 12].

• 1.    Управление информационной политикой – это деятельность по формированию, продвижению и развитию основных постулатов и принципов наличия, получения, обработки и использования информации и её инструментов в организации.

• 2.    Управление потребностью в информации – это деятельность по установлению состава, формы и содержания тех или иных данных или сведений по различным процессам или явлениям, существующим, происходящим или прогнозируемым в организации, внешней среде или в обществе.

• 3.    Управление портфелем заказов на информацию – это деятельность по определению намерений и/или по заключению договоров на поставку определенных данных или сведений заданного качества юридическим или физическим лицам в установленные сроки.

• 4.    Управление проектированием информационных систем – это деятельность по построению контуров и архитектуры (форм и содержания) информационных потоков в соответствии с потребностями

• 5.    Управление использованием информационных систем – это деятельность по обеспечению информацией подразделений и работников организации на различных носителях, передача их внутри организации и внешним потребителям, а также формирование документов для решения профессиональных задач, выработки и принятия управленческих решений.

• 6.    Управление приобретением информации – это деятельность по поиску, выявлению и доставке актуальных информационных продуктов и/или услуг в соответствии с их заявленными параметрами (количеством и качеством и т.д.) для удовлетворения потребностей организации.

• 7.    Управление качеством информации – это деятельность по определению критериев оценки форм и содержания информации, измерению состава и содержания различных данных или сведений с целью определения состояния и уровня для их дальнейшего использования в организации.

• 8.    Управление качеством информационных процессов – это деятельность по установлению соответствия состояния различных сведений и данных, протекающих в организации, а также процедур и технических средств, используемых для их обработки в соответствии с выбранными критериям и показателями.

• 9.    Управление продажей информации – это деятельность по определению, продвижению информационных продуктов и/или услуг на рынок в виде сведений, данных, документации, проектов и т.д. для удовлетворения спроса и потребностей покупателей.

• 10.    Управление правовым обеспечением информационной деятельности – это деятельность по получению (передаче) лицен-

• зий, сертификатов и разрешений на приобретение и использование каких-либо данных или сведений в интересах организации и/или сторонних юридических и физических лиц.

• 11.    Управление сопровождением информационных процессов – это деятельность по выполнению обязательств по поддержанию актуальности имеющихся в организации данных, сведений и информационных продуктов в течение определенного времени в установленном объеме и качестве.

• 12.    Управление информационными технологиями – это деятельность по использованию технических и программных инструментов, а также специалистов для операций, связанных с их представлением в виде удобном для передачи и использования в деятельности организации или вне её.

• 13.    Управление информационной безопасностью – это деятельность по сохранению и защите данных и сведений, циркулирующих в организации от несанкционированного доступа внутри организации или извне.

• 14.    Управление экономикой информационной деятельности – это деятельность по определению экономических показателей на информационные процессы и продукты для измерения и улучшения в рамках формирования, поддержания и развития процессов деятельности организации.

• 15.    Управление эффективностью информационной деятельности – это выполняется для определения основных экономических показателей продукции и услуг и их отдельных компонентов для последующего их исследования и принятия управленческих решений.

организации, её подразделений, управленцев и специалистов.

Модель процесса управления информацией в организации по работе [1] представлена на рис. 1.

Рис. 1. Модель процесса управления информацией организации

Рассмотренные подпроцессы управления информацией позволяют в целом представить все информационные объекты управления в организации: исследование параметров продукции/услуг; доведение продукции/услуг до требуемого уровня, управление компетентностью персонала, исследование рыночных объектов, управление рекламной деятельностью и т.д. [18].

Однако подпроцессами нельзя управлять напрямую. Необходимо определить совокупность составных элементов каждого подпроцесса – функциональные задачи управления, которые обеспечивают выполнение каждого представленного выше подпроцесса. А реализация совокупности подпроцессов предопределяет успешное функционирование процесса управления информацией организации в целом в соответствии с методологией, изложенной в работе [5].

Функциональная задача управления (ФЗУ) по работе [13] – это совокупность действий по выполнению одной функции управления в рамках данного подпроцесса. Например, планирование информационной политикой, организация портфеля заказов на информацию, учет потребности в ин- формации, анализ продаж информационной продукции и т.д.

Сущность и содержание любого процесса в организации проявляется в его функциях. В соответствии с работой [7] их девять: прогнозирование, нормирование, планирование, организация, контроль, учет, регулирование, анализ, координация. Все эти функции управления, связанные с одним подпроцессом или её частью, находятся в единстве и взаимосвязаны между собой и представляют собой систему управления подпроцессом.

Для определения существования задач управления информацией расположим функции управления по горизонтальной оси, а подпроцессы управления информацией по вертикальной оси, то на их пересечении получится комплекс ФЗУ, который необходимо выполнить для реализации конкретной функции управления в данном подпроцессе. Матрица «Подпроцесс – Функции управления» (табл. 1) определяет наименования ФЗУ, например, «нормирование качества информации», «планирование продаж информации», «организация проектирования информационных систем».

Таблица 1. Матрица подпроцессов менеджмента качества

Наименование подпроцесса	Функции управления
	д kJ CO s о и о к	д д СО & д §	Д Д	Д Д kJ Д kJ о		д		СО
1. Управление политикой в сфере информации	-	-	+	+	-	+	+	+	-
2. Управление потребностью в информации и информационных продуктах	+	+	+	+	+	+	+	+	+
3. Управление портфелем заказов на информацию	+	+	+	+	+	+	+	+	+
4. Управление проектированием информационных систем	+	+	+	+	+	+	+	+	+
5. Управление использованием инфор мационных систем	+	+	+	+	+	+	+	+	+
6. Управление приобретением информации	+	+	+	+	+	+	+	+	0
7. Управление качеством информации	-	+	+	+	+	+	+	+
8. Управление качеством информационных процессов	0	+	-	+	+	+	+	-	-
9. Управление продажей информации	+	+	+	+	+	+	+	+	+
10. Управление правовым обеспечением информации	-	+	+	+	+	+	+	+	-
11. Управление сопровождением информационных процессов	-	+	+	+	+	+	+	+	-
12. Управление информационными технологиями
13. Управление информационной безо пасностью
14. Управление экономикой информационной деятельности
15. Управление эффективностью информационной деятельности

Примечание: "+" – задача реально существующая; "–" – существование задачи возможно при определенных условиях; "0" – физически несуществующая задача

Та или иная ФЗУ имеет право на существование, только в том случае, если она из них несет конкретную смысловую нагрузку в рамках подпроцесса. В дальнейшем в соответствии с методикой, изложенной в работе [15] для каждой из выделенных ФЗУ должна быть разработана своя технология с конкретными входной и выходной информацией, процедурами преобразования и методами реализации важнейших процедур, то предположение о существовании ФЗУ окончательно утверждается.

Разрозненные попытки повысить эффективность научной организации через проведение проектов и программ развития управления отдельными функциональными службами не так результативны, как создание единого интегрированного проекта повышения качества и эффективности информационной деятельности [3, 11].

Построение процесса управления информационной деятельностью организации проведем на основе методологии работы [10]. На основе типового системного графа функций управления из работ [8, 9]

была построена модель подпроцесса управления качеством информационных процессов организации. При этом формируется комплекс функциональных задач управления, которые составляют замкнутых управленческий цикл в рамках конкретного подпроцесса [16].

Рассмотрим подробнее содержание и структуру подпроцесса управления качеством информационных процессов организации. Особую важность в этой модели представляют информационные связи, которые поддерживают жизнедеятельность каждой ФЗУ и подпроцесса управления качеством информационных процессов в целом. Определим необходимость наличия для данного подпроцесса смежных ФЗУ для придания этой минисистеме большей полноты и устойчивости.

Рассмотрим расширение структуры подпроцесса управления качеством информационных процессов организации. Для этого был организован поиск документов с данными, используемыми для базовых ФЗУ подпроцесса управления качеством информационных процессов в рамках процесса «Управление информацией» в организации. Например, само наименование ФЗУ «Координация управление качеством информационных процессов и информационной политики» предполагают участие нескольких смежных ФЗУ.

В результате модель подпроцесса управления качеством информационных процессов дополнена ФЗУ «Планирование информационной политики организации» и «Организация информационной политики» и был сформирован системный граф подпроцесса управления качеством информационных процессов (рис. 2) [4, 17].

Рассмотрим разработку технологий решения ФЗУ на уровне процедур, представленных в модели подпроцесса «Управление качеством информационных процессов». Технология на уровне процедур наиболее подробно представляет преобразование входной информации в выходную [19].

Внешняя среда

> Нормирование качества информационных процессов

Прогнозирование качества информационных процессов Планирование качества информа-

ционных процессов

Планирование информационной политики

Регулирование качества информационных процессов

Организация качества информационных процессов

Организация информационной по-

литики

Анализ качества информационных процессов

Координация качества информационных процессов и информационной политики

Контроль качества информационных процессов

Учет качества информационных процессов

Рис. 2. Модель подпроцесса управления качества информационных процессов

Работы по технологизации внутри подпроцесса следует начинать с функции нормирования, так как эта функция задает основные параметры для решения других ФЗУ в рамках подпроцесса.

В результате анализа литературы и других источников, в т.ч. существующих в организации, в качестве основного выходного документа ФЗУ «Нормирование качества информационных процессов» примем документ « Нормативы параметров по качеству информационных процессов » (новая версия).

Для получения аналогичного документа на выходе в новой редакции в качестве входных документов выберем следующие: «Нормативы параметров по качеству информационных процессов» (старая версия); «Показатели качества информационных процессов»; «Задания по повыше- нию качества информационных процессов»; «Новые управленческие задачи, возможные ситуации, проблемы»; «Предложения по изменению существующих нормативов параметров по качеству информационных процессов».

Эти документы в полной мере обеспечивают создание современной версии нормативов по оценке профессиональной деятельности и в дальнейшем определяют уровень компетентности специалистов и управленцев [14, 20].

Технология решения ФЗУ «Нормирование качества информационных процессов» на уровне процедур представлена в табл. 1.

Таблица 1. Технология решения ФЗУ «Нормирование качества информационных процессов»

Входные документы	Процедуры решения	Выходные документы
1.  Нормати вы параметров качества    ин формационных процессов (старая версия) Показатели качества    ин формационных процессов Новые управленческие задачи, возможные  ситуации, проблемы    в сфере информации Предложения по изменению   сущест вующих нормативов параметров    качества информационных процессов Задания  по повышению качества    ин формационных процессов	2.    Принятие решения о разработке (корректировке) нормативов параметров качества информационных процессов 3.    Исследование материалов использования существующих нормативов при оценке параметров качества информационных процессов 4.    Исследование показателей качества информационных процессов 5.    Исследование поступивших предложений по изменению существующих нормативов параметров качества информационных процессов 6.    Исследование новых управленческих задач, возможных ситуаций, проблем в рамках информационных процессов, протекающих в организации 7.    Изучение заданий по повышению качества информационных процессов 8.    Формулирование требований по появлению новых параметров нормативов и изменению существующих нормативов по качеству информационных процессов 9.    Разработка требований к качеству информационных процессов 10.  Учет изменений требований к качеству информационных про цессов 11.  Разработка предложений по созданию новых параметров нор мативов и по изменению существующих нормативов по качеству информационных процессов 12.    Обсуждение предложений по изменению нормативов или созданию новых параметров нормативов по качеству 13.    Выбор предложений по созданию новых параметров нормативов и по изменению существующих нормативов по качеству информационных процессов 14.    Внесение изменений в нормативы по качеству информационных процессов 15.    Внесение дополнений в параметры нормативы качества информационных процессов 16.    Утверждение новых нормативов и параметров нормативов по качеству информационных процессов 17.    Представление новых нормативов и параметров нормативов качества информационных процессов 18.    Передача новых нормативов и параметров нормативов качества информационных процессов для эксплуатации в организации	Нормативы параметров качества   ин формационных процессов (новая версия)

Технологии остальных ФЗУ подпроцесса, представленных в модели на рис. 2, выполнены по аналогичной схеме. Все они имеют одинаковую элементную структуру и содержат обязательные процедуры и все необходимые входные и выходные доку- менты в рамках подпроцесса управления качеством информационных процессов.

Решая ФЗУ, производится управление в рамках системы управления подпроцессом. Управляя основными подпроцессами, производится управление процессом, в данном случае – это управление информацией внутри конкретной организации.

Рассмотренный подход позволяет определить функционально-полный состав задач процесса управления информацией организации. Распределение их по испол-

Таким образом, было рассмотрено поэлементное структурирование процесса управления информацией организации. Реализация предлагаемых действий позволит обеспечить понимание композиции одного из важнейших процессов организа- ции, от полноценного построения которого зависят основные показатели деятельности организации и успешное функционирование всех остальных её процессов и их частей. Есть уверенность, что такое структурирование организации положительно скажется не только на качестве и эффективности деятельности организации, но и таким образом улучшится информированность и взаимодействие работников организации, партнеров и потребителей её продукции и услуг в обозримом будущем.

нителям позволяет управлять подпроцес сами напрямую через выявленные ФЗУ.