Формирование, учет и изучение библиотечного фонда научных библиотек в условиях цифровизации

В современных условиях цифровизации экономики на комплектование фонда научной библиотеки оказывают влияние тенденции развития науки и образования; книжного рынка; изменение структуры и количества научных учреждений; трансформация документопотоков в электронную форму; изменение законодательства в сфере распространения информации и печати; состояние финансирования информационного обеспечения научных исследований; статус библиотеки; координационные и межбиблиотечные связи в централизованной системе; источники комплектования; источники финансирования. Для решения этих задач выстраивается система сбора и анализа статистической информации, которая на новом уровне обеспечивает возможность получения нового среза данных как для дальнейшей оптимизации библиотечного фонда и повышения производительности труда библиотекаря.

В деятельности научных библиотек государственное задание на «формирование, учет, изучение, обеспечение безопасности фонда, оцифровку фонда» финансируется как основная работа и соответственно библиотеке необходимо представить отчет не только по цифровым показателям, но по всему комплексу работ, связанным с выполнением данного государственного задания. Использование цифровых технологий значительно облегчает эту задачу. Для изучения библиотечного фонда, его оптимизации при комплектовании и использовании имеется целый набор проверенных методов: статистический, сопоставления, моделирования, аналитический, синтеза, библиометрического анализа (мониторинга). Мониторинг как технология непрерывного слежения за объектами информационной среды с целью их оценки, анализа и выяснения возможности направленного воздействия на дальнейшее поведение в настоящее время довольно широко применяется различными информационными учреждениями, в том числе и библиотеками. Мониторинг документальных потоков оказывает существенное влияние на управляемость библиотечных фондов, так как документальный поток является важнейшим элементом информационной среды. Именно документ является каналом передачи знания [3].

Данные мониторинга показывают, что документные ресурсы по проблематике АПК, поступающие в фонд ФГБНУ ЦНСХБ, являются важнейшим компонентом информационного сопровождения научных исследований, одним из показателей развития отраслевой науки и публикационной активности исследователей. Основные критерии: количество поступлений документов в фонд, их видовая и типологическая структура, тематическая структура потока, языки и страны, источники комплектования и др. Мониторинг осуществляется на основе данных электронных каталогов, учетных документов отдела комплектования и библиотечной обработки документов. Метод дает возможность исследовать отдельные микропотоки, как наиболее важные в структуре БФ (книжный поток, журнальный поток, авторефераты диссертаций, материалы конференций, малотиражная литература и т. д).

Для получения статистических данных документы отбираются по необходимым полям библиографической записи учетного электронного каталога. Для визуализации полученных данных в web-браузере для каждого запроса была написана программа на Microsoft ASP.NET AJAX на языке C#. Особенность данной программной разработки в том, что при регулярном изучении документопотока достаточно изменить параметры и можно получить искомые таблицы. Например, по полю 901d (дата создания записи) отбираются документы за искомый период при помощи T-SQL запроса, а затем осуществляется группировка по годам и искомым по полям для получения отдельных промежуточных данных, сгруппированных в таблицы. Например, в запросе «Поступления по видам документов» группировка производилась по полям формата RUSMARC 105a (коды формы содержания), в запросе «Поступления авторефератов диссертаций» – по полю 200e, в запросе «Поступления авторефератов диссертаций по организациям» – по полю 712a, в запросе «Рейтинг авторефератов по ученой степени» – по полю 200e, в запросе «Поступления авторефератов диссертаций по темам» – по полю 686a, в запросе «Количество авторефератов по специальностям» – по полю 200e, в запросе «Количество документов по месту издания» – по полю 210a, в запросе «Поступление документов по дате издания» – по полю 210d и т.д. [4].

Результаты могут быть представлены в виде диаграмм или графиков. Покажем на примере поступления в БФ авторефератов. Анализ показал, что поступление авторефератов в 2019 году на 10% ниже по сравнению с 2017 годом, но с 2018 г., всего на 2%. Это связано с одной стороны с реформой РАН, начатой еще в 2013 году, и приведшей к значительному сокращению научных учреждений АПК, с другой стороны, с повышением требований к качеству диссертаций ВАК, что привело к сокращению их числа. Данные иллюстрируют, что некоторой долей осторожности можно говорить о стабилизации этого потока документов. (Рис. 1).

Рисунок 1. Динамика поступления авторефератов диссертаций

Данные электронного каталога позволяют проследить и тематические области по основным разделам АПК, в которых ведется большинство диссертационных исследований. Наибольшее количество защит по растениеводству, животноводству, ветеринарии, механизации и электрификации сельского хозяйства (Рис.2).

68.01 Общие вопросы сельского хозяйства

68.03 Сельскохозяйственная биология

68.05 Почвоведение

68.29 Земледелие

68.31 Сельскохозяйственная мелиорация

68.33 Агрохимия

68.35 Растениеводство

68.37 Защита сельскохозяйственных

68.39 Животноводство

68.41 Ветеринария

68.47 Лесное хозяйство

68.75 Экономика и организация сельского

68.85 Механизация и электрификация

0     100    200    300    400    500    600

Рису нок 2. Тематические области, в которых ведется большинство диссертационных исследований в 20172019 гг.

На этом примере, мы показали, как можно вести изучение фонда используя метод библиометрического анализа, а также использовать полученные данные при планировании поступлений на следующий год по данному виду документов. Главное заложить в электронный каталог максимально возможное количество данных, не только для пользователей, но и для библиотечной системы в целом. Стандартизация процедуры научной обработки документов, структурирование ввода данных, унификация ввода некоторых параметров документов позволяет проводить мониторинг входного потока по множеству показателей. В зависимости от выбора библиометрического объекта исследования можно получать разные динамические картины, особенно это характерно при анализе тематики.

Как любая длительно функционирующая и развивающаяся система, документный поток является множеством взаимосвязанных элементов. К числу системообразующих для документопотока взаимосвязей отнесены семантические связи между его элементами. Связь документов по содержанию, тематике является всеобщей - обязательной для всех элементов потока. Библиометрический анализ документного потока позволяет решать многие внутрисистемные задачи, связанные в первую очередь с повышением качества комплектования фондов, оптимальным использованием материальных ресурсов библиотеки, улучшением потребительских свойств создаваемых в библиотеке информационных продуктов, усилением технологической дисциплины при обработке документного потока, востребованностью конкретных видов и типов документов и хронологическими рамками спроса.

Библиотечный фонд ФГБНУ ЦНСХБ (3072900 экз.) является отраслевым фрагментом Национального информационно-библиотечного фонда. Для организации учета такого фонда необходимо иметь надежный инструмент, которым является служебный электронный каталог. Он доступен только специалистам библиотеки и имеет высокую степень защиты от несанкционированного доступа, многократное копирование на случай чрезвычайных ситуаций. Электронный каталог представляет собой совокупность библиографических и лексикографических баз данных в комплексе с системой управления базами данных и набором прикладных программ. Наличие такого каталога является репрезентативным источником для мониторинга документопотока по множеству параметров в любых хронологических границах. Весь поток документов, поступающих в библиотечный фонд, подвергается семантико-лингвистической обработке основанной на методиках содержательного анализа сведений о документах и их текстов, поток разделяется по языковому признаку, по виду документа, по типу документа, по дате издания и др. признакам. На первом этапе данные о документах создаются в служебном электронном каталоге, который одновременно является и учетным каталогом фонда (Рис.3).

Рисунок 3. Фрагмент ЭК для создания учетных данных комплектования

Интерфейс ЭК, структура библиографической записи позволяют получить достаточное количество данных для анализа документопотока, а система управления базой данных - создать дополнительные программные средства для получения отсутствующих данных. Электронный каталог хранится в базе данных Microsoft SQL Server в формате RUSMARC (Рис.4).

Рисунок 4. Фрагмент полной учетной записи в электронном каталоге

Все учетные документы комплектования при поступлении книг в БФ на уровне партий и экземпляров формируются в соответствии с «Порядком учёта документов, входящих в состав библиотечного фонда» (утверждён приказом Министерства культуры Российской Федерации от 8 октября 2012 г. № 1077 и зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 14 мая 2013 г.), также с использованием данных учетного электронного каталога автоматически.

Учет периодических изданий ведется по специальной автоматизированной технологии, разработанной в ФГБНУ ЦНСХБ. Учету подлежит каждый номер журнала, имеющий уникальный идентификатор в виде штрих-кода, а также источник поступления экземпляра (Рис.5).

Рисунок 5. Фрагмент страницы регистрации номеров журналов

Отчет по количеству зарегистрированных номеров можно получить за любой период (Рис. 6).

Рисунок 6. Пример страницы по регистрации экземпляров журналов.

Вывод. В условиях развития компьютерных технологий процессы формирования, учета и изучения библиотечного фонда приобретают совершенно новые черты, дают возможность библиотеке сформировать модель фонда, удовлетворяющей запросам пользователей, обеспечить информационное сопровождение научных исследований и разработок. Контролирующим органам предоставить в автоматизированном режиме всю информацию по комплектованию фонда.