Характеристика основных этапов деловой беседы

Деловая практика XXI века представляет собой новый этап в развитии деловых отношений, когда первостепенное значение приобретает профессиональная подготовка будущих специалистов в любой сфере общественной жизни. Вместе с тем, сегодняшнее, быстроменяющееся время, с новым образом мыслей и действий, предъявляет спрос на активных, предприимчивых, компетентных деловых людей. А это, в свою очередь, требует развития коммуникативных возможностей современного специалиста.

Каждый, кто стремиться добиться успехов в жизни, успешно продвигаться по карьерной лестнице, эффективно и грамотно общаться с людьми должен овладеть определенными знаниями и навыками в области межличностного и делового общения [1, с. 53].

Деловая беседа – речевое общение между собеседниками, которые имеют необходимые полномочия от своих организаций и фирм для установления деловых отношений, разрешения деловых проблем или выработки конструктивного подхода и их решению. Главная задача деловой беседы состоит в том, чтобы убедить партнера принять конкретные предложения.

Основными этапами деловой беседы являются:

• ♦    Подготовка к деловой беседе. В период подготовки к предстоящей беседе необходимо продумать вопрос ее целесообразности, подготовить необходимые материалы и документы. Прежде чем вступить в контакт с собеседником, нужно установить доверительный контакт, привлечь его внимание, пробудить желание выслушать всю информацию до конца.

• ♦    Установление места и времени встречи. Договариваясь о месте и времени встречи, можно использовать позиции:

• >    позиция «сверху»: «Я жду вас в 10 часов у себя в кабинете».

• >    позиция «снизу»: «Мне желательно с вами посоветоваться, когда и куда мне подойти».

• >    позиция «наравне»: «Нам необходимо обсудить проблему, давайте согласуем место и время нашей встречи».

• ♦    Начало беседы. Максимальную трудность представляет для собеседников начало беседы.

Существуют способы эффективного начала беседы:

• >    Метод снятия напряжения помогает установить тесный контакт с собеседником. Необходимо только сказать несколько теплых искренних слов – и вы добьетесь этого.

• >    Метод «зацепки» позволяет кратко изложить ситуацию или проблему, увязав ее с содержанием беседы. В беседе можно использовать какое-то небольшое событие, сравнение, личные впечатления.

• >    Метод прямого подхода означает непосредственный переход к делу, без какого бы то ни было вступления. Это прием является» холодным» и рациональным, имеет прямой характер и больше всего подходит для кратковременных и не слишком важных деловых контактов [2, с.85].

• ♦    Постановка проблемы и передача информации. Для успеха беседы, важно спросить себя: какую цель может ставить партнер, и какого результата он ожидает от встречи. Необходимо предусмотреть, какой исход беседы устроит вас, и какой вариант вы считаете наиболее приемлемым для обеих сторон [3, с. 87].

• ♦    Аргументация - приведение доводов или аргументов с целью изменения позиции или убеждения другой стороны.

Аргументирование – способ обоснования выдвигаемых положений и убеждения собеседника в важности принимаемого решения. Важно вести аргументацию корректно к собеседнику, выслушивая его позицию и признавать его правоту. Не вступать в спор с собеседником, выражаться четко и понятно, стараться не употреблять термины.

• ♦    Парирование замечаний собеседника. Замечания собеседника означают, что он активно слушает, следит за выступлением. Замечания и доводы не нужно рассматривать как препятствие в ходе беседы.

• ♦    Принятие решения и фиксация договоренности. Если вам удалось переубедить партнера, можно переходить к достижению договоренности, которую надо зафиксировать. Можно предложить подписать подготовленный документ или зафиксировать в устной форме.

• ♦    Завершение деловой беседы. Если не удалось достичь договоренности, то необходимо красиво выйти из контакта. Если договоренность достигнута, не следует злоупотреблять расположением и временем партнера.

• ♦    Анализ результатов деловой беседы. Любую беседу после ее завершения необходимо анализировать. Это дает возможность осознать допущенные просчеты, накопить полученный опыт на будущее.

Деловая беседа – шанс добиться поставленной цели. Самое главное, не превращать ее в томное времяпровождение, нужно сделать все так, чтобы собеседник ни на секунду не усомнился в важности этой беседы [4, с.168.].