Характеристика основных этапов деловой беседы

Деловая практика XXI века представляет собой новый этап в развитии деловых отношений, когда первостепенное значение приобретает профессиональная подготовка будущих специалистов в любой сфере общественной жизни. Вместе с тем, сегодняшнее, быстроменяющееся время, с новым образом мыслей и действий, предъявляет спрос на активных, предприимчивых, компетентных деловых людей. А это, в свою очередь, требует развития коммуникативных возможностей современного специалиста.

Каждый, кто стремиться добиться успехов в жизни, успешно продвигаться по карьерной лестнице, эффективно и грамотно общаться с людьми должен овладеть определенными знаниями и навыками в области межличностного и делового общения [1; 2; 3].

Из всех форм делового общения деловая беседа является наиболее распространенной и чаще всего применяемой. Деловая беседа – это целенаправленная, с заранее планируемым эффектом устная коммуникация, которая служит решению производственных проблем и предполагает выработку соответствующих решений. Значение деловой беседы трудно переоценить. Она является наиболее благоприятной и зачастую единственной возможностью убедить собеседника в обоснованности предлагаемой позиции[12].

К числу важнейших функций деловой беседы относят:

• >    взаимное общение работников из одной деловой сферы;

• >    совместный поиск, выдвижение и оперативная разработка рабочих идей и замыслов;

• >    контроль и координирование уже начатых деловых мероприятий;

• >    поддержание деловых контактов;

• >    стимулирование деловой активности [4; 5; 11].

Как форма общения деловая беседа подчиняется всем законам и правилам, психологическим и этическим межличностного общения. Вместе с тем у деловой беседы есть и свои особенности. Они касаются, прежде всего, структуры и типов деловой беседы.

Основными этапами деловой беседы являются:

• 1.    Подготовительные мероприятия

• 2.    Начало беседы

Место деловой беседы выбирается с учётом его влияния на ожидаемый результат. Для лиц, не работающих в фирме, наиболее удобным местом будет служебный кабинет приглашающего или специальная комната для гостей, оборудованная всем необходимым.

Начало беседы – очень важный этап, и поэтому не следует им пренебрегать. Задачи это этапа следующие:

• V    установление контакта с собеседником;

• V    создание рабочей атмосферы;

• V    привлечение внимания к деловому разговор.

• 3.    Информирование присутствующих

• 4.    Аргументирование выдвигаемых положений

• 5.    Завершение беседы.

Любая деловая беседа начинается со вступительной части, на которую отводится до 10 – 15 % времени. Она необходима для создания атмосферы взаимопонимания между собеседниками и снятия напряженности.

Следующим основным этапом деловой беседы является информирование присутствующих, то есть передача сведений, с которыми человек должен познакомить их. Такая передача должна быть точной, ясной (отсутствие двусмысленности), профессиональной и по возможности наглядной (наглядные пособия). При этом всегда, когда это, возможно, следует сообщить присутствующим источник информации человека.

После информирования присутствующих и ответов на вопросы наступает основной этап деловой беседы – обоснование выдвигаемых положений. На этом этапе формируется предварительное мнение, занимаемые позиции собеседников. С помощью аргумента можно полностью или частично изменить позицию и мнение собеседника, смягчить противоречия, критически рассмотреть положение и факты, изложенные обоими собеседниками.

Последний этап беседы – её завершение. Успешно завершить беседу – это значит достигнуть заранее намеченных целей. На последнем этапе беседы решаются следующие задачи:

• V    достижение основной цели;

• V    обеспечение благоприятной атмосферы;

• V    стимулирование собеседника к выполнению намеченных действий [6; 7].

Следует всегда помнить, что общение с людьми – это наука и искусство. Умение строить отношения с людьми, находить подход к ним, расположить к себе нужно каждому человеку. Это умение составляет основу жизнедеятельности и профессионального успеха [8; 9; 10].