Совершенствование информационной системы электронного архива предприятия

Архив документации является важной базой накопленных знаний и разработок предприятия, занимающегося проектной деятельностью. Учитывая, что архив обладает многообразными функциями, достаточно сложно организовать четкую работу по структурированному хранению, обеспечению надежности хранения, конфиденциальности и разграничению прав доступа, отслеживанию истории изменения документов, быстрому и удобному поиску. Поэтому в статье особое значение уделено решению проблемы по совершенствованию информационной системы электронного архива предприятия. Для решения обозначенной проблемы в рамках данной статьи выявлены функциональные требования к электронному архиву предприятия, проанализировано соответствие существующей системы функциональным требованиям, предложены мероприятия по повышению эффективности управления электронным архивом документов. На основе исследования системы электронного архива научно-технической документации (НТД) проведен анализ и моделирование структуры электронного архива. Выявлена структура организационной части электронного архива НТД, регламентирующая жизненный цикл документа и технической части, отвечающая за хранение документации. С целью совершенствования информационной системы электронного архива предприятия построены модели бизнес-процессов «Информационное обеспечение», «Управление хранением и получением информации» и проведена оценка эффективности разработанных моделей. Представлен сравнительный анализ типовых решений системы электронного архива, к которым отнесены программные продукты электронного архива НТД: ЛОЦМАН:PLM Архив, STOR-M3 и TechnologiCS. В результате проведенного анализа показано соответствие типовых программных продуктов построенным моделям бизнес-процессов по требуемому функционалу и выбрана оптимальная система электронного архива НТД для внедрения на предприятии.