Инерционность эффекта изменения затрат на персонал при волатильности планов производства

В зависимости от конъюнктуры рынка и стадии жизненного цикла (рост, развитие, сокращение) [1] производственные предприятия сталкиваются с естественной необходимостью проводить структурные изменения в системе управления и численности персонала. Данные структурные изменения могут носить концептуальный характер и приводить к смене количества уровней в иерархии, линий подчинения и перераспределению полномочий. В то же время, при значимых для компании колебаниях производственного объема по результатам прошедших и с учетом прогнозов на последующие периоды встает вопрос об определении оптимального количества сотрудников, позволяющего поддерживать экстремумы без потерь в эффективности. В таком случае численность не должна быть избыточной в периоды минимальной деловой активности, в т.ч. связанной с сезонностью спроса, и избыток человеческих ресурсов должен поддаваться регулированию стандартными инструментами менеджмента (отпуска, обучение и пр.), быть достаточен для поддержания максимально возможного пикового объема производства без потери скорости выполнения заказов и качества продукции. «Любой ресурс характеризуется экономической эффективностью использования. Поэтому необходимо разработать инструменты, позволяющие менеджерам эффективнее управлять персоналом» [3, с. 173].

ГРНТИ 06.81.12

Евгения Александровна Фанта – соискатель ученой степени кандидата экономических наук кафедры экономики и управления предприятиями и производственными комплексами Санкт-Петербургского государственного экономического университета.

Статья поступила в редакцию 12.03.2019

В данной статье мы рассмотрим структуру затрат на персонал на производственных предприятиях, зависимость отдельных статей бюджета от объемов производства и существующие ограничения в управлении изменениями, создающие инерционность в оптимизационных процессах. Говоря о динамике производственных объемов, стоит отметить возможные варианты направленности:

• •    устойчивое снижение (или рост) фактических произведенных объемов готовой продукции от периода к периоду на среднесрочном горизонте, прослеживаемое на основе фактических данных, либо прогноза на будущие месяцы, которым определяется плановый баланс рабочего времени, который и лежит в основе оптимизации [5];

• •    общее снижение или рост среднего ежеквартального / ежегодного показателя (выбор укрупненного периода зависит от анализируемого временного интервала) на более длинном горизонте. Использование средних значений позволяет исключить фактор сезонности. В то же время, дополнительное сравнение с аналогичными периодами предыдущих лет позволяет выявить конъюнктурные изменения, влияющие на динамику объемов;

• •    внутригодовая волатильность производственных объемов от периода к периоду без выявленной устойчивой динамики к снижению или росту среднегодовых производственных объемов.

Для целей анализа возьмем последний пункт за базовую ситуацию как наиболее сложный в управлении, на основе которого возможно построение плана корректирующих мероприятий по другим пунктам. Необходимо определить, в каких случаях происходят скачки в планах производства внутри года. К основным причинам можно отнести следующие: обозначенную ранее сезонность потребления, зависящую от времени года, наличия длительных праздников или периодов отпусков (в зависимости от типа производимой продукции); получение экспортных заказов с других рынков в течение года, не имеющих установленной регулярности; вывод организацией или конкурентами новых марок и модификаций продукта на рынок с сопутствующими маркетинговыми активностями, а также окончание производства позиций текущего ассортимента; прогнозируемый объем продаж и подход компании к формированию запасов готовой продукции (что, в том числе, влияет и на плановые остановки производства); макроэкономические факторы, влияющие на уровень деловой активности организаций и покупательную способность населения.

Большая часть из указанных факторов поддается количественному анализу и эффект от них может быть учтен при бюджетировании расходов на персонал и обсуждении численности сотрудников на временной интервал различной длительности. Обобщенно структура расходов на персонал представлена в таблице с разделением на основную часть (законодательно регулируемые выплаты) и прочие затраты (инициируемые и устанавливаемые организацией). Далее определим зависимость данных статей расходов от объемов и возможные пути их регулирования и оптимизации при нестабильности объемов производства.

Таблица

Структура расходов на персонал

Оплата труда штатных сотрудников и соответствующие отчисления во внебюджетные фонды зависят от численности персонала, ставки заработной платы, закрепленной в трудовом договоре, наличия сменности с надбавками за работу ночью. Количество сотрудников, занятых непосредственно в производстве готовой продукции, в свою очередь, зависит от объемов, графика запуска производственных линий и организации всего процесса. А численность административного персонала, выполняющего поддерживающие функции, напрямую не зависит от объема производства и определяется общей структурой и подходом организации к распределению должностных обязанностей. В целом, данный вид расходов можно считать условно-постоянным на краткосрочной перспективе, т.к. у компании нет законодательно разрешенной возможности перенести часть расходов на более поздний период, сокращение работников в моменте времени может привести к их дефициту в периоды пиковой нагрузки, а изменение структуры административного персонала может создать управленческие риски в части качества формирования отчетности и принятия бизнес-решений.

Оплата труда внештатных сотрудников, оказывающих, например, услуги через аутстаффинг [2], напрямую зависит от объемов производства и условий договора с компанией-посредником. Бюджет на оплату труда данных сотрудников условно-переменный на краткосрочной перспективе, т.к. у предприятия есть возможность регулировать численность, необходимую для выполнения текущего производственного задания. Тем не менее, в полной мере данные сотрудники, как правило, не могут заменить штатных в силу отсутствия необходимой квалификации и технических знаний, а также повышенной стоимости за счет нормы прибыли, заложенной со стороны подрядчика.

С учетом указанных ограничений, организации необходимо предпринять следующие шаги:

• 1.    Рассчитывать численность штатного производственного персонала, достаточного для выполнения среднего расчетного уровня объема производства на среднесрочный период. Параллельно повышать эффективность работы оборудования для исключения линий с низкой скоростью или с неполной загрузкой;

• 2.    При выявлении излишка в человеческих ресурсах по результатам расчета баланса рабочей силы, провести комплекс мероприятий по высвобождению персонала [4];

• 3.    В период пиковой нагрузки при выявленном дефиците закрывать потребность в человеческих ресурсах за счет сверхурочных часов постоянных сотрудников и привлечения внештатных сотрудников;

• 4.    Заранее согласовывать график отпусков и технических тренингов производственных сотрудников таким образом, чтобы данные периоды совпадали со снижением деловой активности для избегания вывода сотрудников в простой.

Эффективность указанных выше инструментов управления зависит от уровня определенности производственных планов и наличия долгосрочных контрактов, позволяющих заранее определить потребность в человеческих ресурсах. Зачастую предприятия корректируют планы в течение года под влиянием макроэкономических изменений и действий конкурентов, что не дает запаса по времени для принятия решений и усиливает инерционность любых структурных изменений в численности, эффект от которых наступит не мгновенно, а с определенной задержкой.

Рассмотрим прочие расходы на персонал. Дотации на питание и различные виды страхования, организуемого предприятием, напрямую зависят от численности и следуют правилам, описанным выше в части регулирования численности штатных и внештатных сотрудников. Ограничением могут выступать условия заключенных договоров и возможность вносить изменения в ту или иную сторону в размер услуги на краткосрочной перспективе. В то же время, материальная помощь, мотивационная программа и расходы на обучение напрямую зависят от политик и процедур компании и лишь косвенно зависят от численности. Размер бюджета может быть в одностороннем порядке отрегулирован компанией в зависимости от текущих потребностей.

Из проведенного анализа можно сделать вывод, что большая часть расходов на персонал является условно-переменной, то есть зависящей от объемов производства. При этом любые проводимые изменения характеризуются инерционностью, поскольку:

• •    определение точной потребности в человеческих ресурсах на конкретный промежуток времени без большой погрешности может быть сделано непосредственно в начале указанного периода. Предварительный расчет нагрузки может включать высокую долю погрешности из-за внешних факторов, влияющих на процессы в организации;

• •    законодательные требования не позволяют мгновенно и без финансовых потерь сокращать численность штатного персонала, поэтому изменение организационной структуры, как правило, растянуто во времени;

• •    наращивание доступных человеческих часов через сверхурочную работу имеет потолок, диктуемый действующим законодательством, поэтому решение по дополнительному найму строится на горизонте нескольких периодов при понимании положительной динамики роста объемов;

• •    заключаемые с подрядчиками контракты носят долгосрочный характер, и возможность внесения изменений зависит от условий договора, однако не предполагает частые корректировки от периода к периоду.

Таким образом, в условиях волатильности объемов численность сотрудников и условно-переменные затраты на персонал поддаются регулированию и оптимизации, однако с поправкой на указанные ограничения. Эффект на бюджет может быть ощутим через определенный отрезок времени в силу инерционности влияния инструментов управления на данные аспекты в частности и финансовый результат в целом.