Информационно-аналитическая система учета и отчетности в малом бизнесе

За последние время значительно возрос объём и оборот информации во всех сферах жизнедеятельности человека: экономической, финансовой, политической, духовной. И процесс накопления, обработки и использования знаний постоянно ускоряется. Учёные утверждают, что каждые десять лет количество информации увеличивается вдвое. В связи с этим возникает необходимость использования автоматических средств, позволяющих эффективно хранить, обрабатывать и распределять накопленные данные.

Результатом работы автоматизированных систем является информация, которая была обработана под воздействием определенного функционала. При создании единой системы обработки информации проектировщик обязан стремиться обеспечить целостность системы, используя для этого специальные системообразующие компоненты. Свойство целостности состоит в создании новых функций, присущих системе, в формировании новых знаний. Преодоление организованной сложности (присущей любой системе) состоит в упрощении, оптимизации и многоуровневом и многоаспектном моделировании. При этом не следует забывать о свойстве целостности, так как каждый специалист-функционер создает свою аспектную модель.

С развитием информационных технологий нашу жизнь невозможно представить без использования телефонов, планшетов, ноутбуков. Несмотря на скачок прогресса на рынке продаж обычные канцелярские товары являются незаменимыми для всего общества.

Рынок канцелярских товаров подразделяется на несколько видов: товары для школьников и студентов, офисные принадлежности, бумага для офиса, элитные канцтовары и сувенирно-сопутствующие товары. Всего на рынке канцтоваров более 3,5 тыс. фирм, в ведущую группу рынка входят 4 компании с оборотом свыше 100 млн. долларов, около 30% корпоративного сегмента рынка принадлежит мелким компаниям, лишь 30-50 из них имеют оборот свыше 2 млн. долларов в год.

Из вышеупомянутых данных можно сделать вывод о том, что продажа данного вида товара является актуальной, и с каждым годом ассортимент канцелярских товаров увеличивается. В связи с этим было принято решение разработать информационную систему учёта розничной реализации канцтоваров на основе платформы «1С: Предприятие 8.3».

«1С: Предприятие» является универсальной системой автоматизации деятельности предприятия [1]. За счёт своей универсальности система может быть использована для автоматизации самых различных участков деятельности организаций, предприятий, в том числе и торговли. Это обуславливает факт выбора системы в качестве платформы для реализации информационно-аналитической системы учета и отчетности в малом бизнесе.

Основной особенностью системы «1С: Предприятие» является её конфигурируемость. Собственно платформа «1С: Предприятие» представляет собой совокупность механизмов, предназначенных для манипулирования различными типами объектов предметной области. Конкретный набор объектов, структуры информационных массивов, алгоритмы обработки информации определяет конкретная конфигурация. Вместе с конфигурацией система «1С: Предприятие» выступает в качестве уже готового к использованию программного продукта, ориентированного на определённые типы предприятий и классы решаемых задач.

Работа с системой начинается с получения доступа к информационной базе. Для этого необходимо выбрать из предложенного списка пользователей сотрудника, осуществляющего вход в систему. На рисунке 1 представлена авторизация пользователя.

Рисунок 1 – Выбор пользователя

После входа пользователя в систему отображена начальная страница программы, в которой представлены объекты конфигурации. Отображение начальной страницы представлено на рисунке 2.

Рисунок 2 – Пример начальной страницы

Основными обязанностями данного сотрудника является закупка и реализация товаров в магазине, а также введение справочника «Номенклатура» [2]. Для ввода нового элемента справочника необходимо нажать кнопку «Создать» в панели действий справочника и заполнить поле «Наименование», причем поле «Родитель» является необязательным для заполнения. Создание номенклатуры представлено на рисунке 3.

Рисунок 3 – Создание новой записи в справочнике «Номенклатура»

После нажатия кнопки «Записать и закрыть» запись была отображена в списке справочника. На рисунке 4 представлен справочник «Номенклатура».

Рисунок 4 – Справочник «Номенклатура»

Одним из основных рабочих документов данного сотрудника является «Поступление товаров». Для его создания необходимо нажать на соответствующую кнопку и заполнить форму документа, изображённую на рисунке 5.

Рисунок 5 – Документ «Поступление товаров»

Подбор номенклатуры осуществляется определенной клавишей в панели действий документа. Стоимость каждой единицы номенклатуры вводится на основании цен поставщика.

После записи документа предоставлена возможность «Создать на основании» документ «Реализация товаров». Создание данного документа представлено на рисунке 6.

Рисунок 6 – Документ «Реализация товаров»

Все поля документа заполнены на основании полей документа «Поступление товаров». Поле «Сумма документа» заполнено автоматически после записи документа. На рисунке 7 представлен документ «Реализация товаров» после записи.

Рисунок 7 – Документ после записи

Кроме того, проводка документов формирует записи в регистрах системы, поэтому в системе реализован механизм формирования отчётов «Закупки товаров» и «Остатки товаров по данным документа» [3].

Выбор отчета «Закупки товаров» представлен на рисунке 8. Для этого необходимо выбрать отчёт «Закупки товаров», указать период и сформировать отчёт.

Рисунок 8 – Выбор отчета «Закупки товаров»

На рисунке 9 представлен отчет «Закупки товаров».

Начало периода V Начало прошлого месяца

] ф Закупки

Параметры: Начало периода: 01

Окончание периода:

Номенклатура Количество Ответственный

Сформировать Выбрать вариант

Рисунок 9 – Отчёт «Закупки товаров»

В отчёте видно, что и в каком количестве было закуплено каждым сотрудником в магазине канцтоваров.

Далее был сформирован отчет «Остатки товаров по данным документа» в подсистеме «Продажи», представленный на рисунке 10.

a <- -► I '& Остатки товаров по данным документа

| Сформировать | | Выбрать вариант., | [ Настройки... |

Период: □ [ . .                                                        Н I ^в] Документ: 0

{_Параметры: Документ: Реализация товаров 000000009 от 11.12.2017 22:17:32

Номенклатура Количество

__ Остаток ______________________________________________________________________________________________ Циркуль                  128,000

Итого             128,000

Рисунок 10 – Отчёт «Закупки товаров»

Этот отчет показывает остатки по выбранному документу реализации товаров, т. е. сколько еще товаров осталось после продажи.

В результате проведенной работы была достигнута поставленная цель, заключавшаяся в автоматизации учёта розничной реализации канцтоваров.

Система имеет все задатки для дальнейшего развития и добавления функционала.