Информационные потоки сегодня. Рассмотрение современного подхода к документообороту

Анотация:   Рассмотрению понятия информационного потока, документооборота, электронного документооборота. Даны характеристики системам электронного документооборота. Подробно описана комбинированная система документооборота программа «ТranstТrade». Ключевые   слова:   информационный поток, документооборот, электронный документооборот, системы документооборота – комбинированные, универсальные, индивидуально разработанные, программное обеспечение «ТranstТrade».

Каждый руководитель согласиться с утверждением, что для эффективного управления компанией необходимы хорошо отлаженные информационные потоки, которые увеличивают производительность персонала и служат надежными помощниками в делах.

Как же охарактеризовать информационный поток и сделать его надежным помощником и соратником в трудовой деятельности персонала? Для начала, я считаю, необходимо дать характеристику некоторым терминам.

Таким как:

информационный поток – это поток информации, который передается в разных формах (электронной, устной, письменной) возникает, как во внутренней среде предприятия, так и во внешней.

Если говорить об электронном и письменном видах информационного потока, то необходимо ввести следующий термин – документ. Именно из документов состоит информационный поток.

Документ – составная часть информационного потока, как внутриорганизационного, так и внешнего.[4]

Документооборот – это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления; комплекс работ с документами: приём, регистрация, рассылка, контроль исполнения, формирование дел, хранение и повторное использование документации, справочная работа.

Электронный документооборот (э.д.о.) — это работа с документами, представленными в электронном виде. [1]

От себя хотелось добавить, что в современном мире с быстрым развитием информационных технологий на многих современных предприятиях электронный документооборот (э.д.о.) занимает одну из главных ролей в движении документов, как при внутриорганизационных потоках, так и во внешних потоках.

Внутриорганизационный информационный поток – это поток, состоящий из документов необходимых для сотрудничества персоналу конкретной организации, фирмы, предприятия, компании.

Внешний информационный поток – это поток документов, передающий информацию фирмам, предприятиям, организациям [2]

Для того, что бы сотрудники фирмы не теряли время, разбираясь в электронных документах и их местонахождении, необходима четкая отлаженная система автоматизации э.д.о. Для этого существуют различные программы систематизации электронного документооборота.

В свою очередь они подразделяются:

• -    универсальные – имеющие простейший набор функций, который подойдет для любого предприятия не зависимо от того в какой сфере оно задействовано.

На мой взгляд, универсальные программы, для руководителя начинающей фирмы, благодаря их не дорогой стоимости и простоте в использовании, временные затраты на их приобретение и установку минимальны. С учетом расширения фирмы необходимость приобретать лицензию на каждое новое рабочее место. Из минусов могу отметить стандартный набор функций, который не позволит расширить свои возможности фирме.

• -    индивидуально разработанные – разрабатываются индивидуально под заказчика, учитывают все его пожелания на момент заказа, благодаря этому экономят время и силы сотрудников затраченное на работу.

Однако в этих системах есть свои минусы, такие как, большое количество затраченных финансовых средств и времени на ожидание готового программного продукта, а так же обучение персонала. Думаю, что необходимо отметить, что целесообразно использование индивидуально разработанных систем на крупном предприятии, которому не подойдут универсальные, так как там только лишь стандартный набор функций, а комбинированные даже с учетом дополнительных модулей, не смогут учесть всех индивидуальных особенностей предприятия.

• -    комбинированные системы электронного документооборота – подразумевают под собой основную (базовую) платформу на которую наслаиваются необходимые модули для клиента.[3]

Пожалуй, это «золотая середина» в системах электронного документооборота. Комбинированные системы учитывают потребности предприятия, при расширении предприятия есть возможность добавления необходимых предприятию функций. В основном программы этого вида просты в обращении. Затраты, по сравнению с индивидуально разрабатываемыми С.Э.Д., минимальны. Время освоения программ сотрудниками предприятия также не значительно.

В данной статье, я хотела бы по подробней раскрыть суть комбинированных систем документооборота, рассмотрим его на примере программного обеспечения «ТranstТrade».

Данная программа предназначена для предприятий, которые связаны с логистикой. Она позволяет выполнять различные функции такие как:

• -    оформление договоров с заказчиком и исполнителем – сотрудник может параллельно делать два договора, что значительно сокращает его время работы.

• -    рассылка необходимой информации для партнеров компании – дополнительная функция в программе, которая позволяет отправлять уведомления на телефон для партнеров транспортной организации.

• -    хранение необходимой информации, как о клиенте, так и исполнителе – сотруднику не нужно будет заново восстанавливать информацию по клиенту или перевозчику, достаточно просто найти их в базе данных программы.

• -    у каждого пользователя в ее системе свои права и полномочия – благодаря этому исключается возможность «сделать что-то не то» или случайного удаления информации сотрудником.

• -    каждый пользователь системы входит под своим индивидуальным логином и паролем – это помогает отследить руководящему лицу, кто как работает.

• -    каждое действие пользователя заносится в протокол программы – с помощью этого можно увидеть ошибку на начальной стадии и исправить ее сразу, что не приведет к ее мучительному поиску спустя время.

• -    учет программой своевременно не оплаченных заказов, и напоминание об их оплате – благодаря чему происходит обмен информацией не только внутри коллектива логистов, но и с бухгалтерией предприятия.

• -    возможность настраивания отчетов о работе сотрудников за необходимый период.

• -    возможность программы работать воедино вместе с другими – программа имеет возможность совместной работы с программой 1с «бухгалтерия», что в целом оценивается положительно.[5]

Наряду с огромным количеством плюсов этой программы, хочу выделить и минусы к ним могу отнести:

• -    базовая комплектация практически не значительна – то есть изначально программа идет как база данных для предприятия, которая учитывает всю необходимую информацию, как о клиентах, так и о перевозчиках.

• -    большую часть необходимых модулей необходимо покупать отдельно от самой программы – предприятию необходимо решить, что ему необходимо приобрести. Каждый дополнительный модуль связан с другими, поэтому необходимость каждого из дополнений важна.

• -    каждый модуль имеет определенную плату – для небольшого предприятия с не высокими доходами это не самая приятная новость.

• -    базовая часть продается отдельно – что не очень хорошо сказывается на финансовых затратах на программное обеспечение фирмы.[6]

В заключение хочу сказать, что на сегодняшний день каждый руководитель знает о необходимости стабилизации и слаженности работы информационных потоков. Документооборот одна из основных частей стабильной работы предприятия на сегодняшний день. Его основной показатель для экономики предприятия – это скорость передачи информации. Чем быстрее информация достигнет получателя, тем быстрее будет работать вся система в целом. Благодаря этому повышается активность сотрудников фирмы, и уменьшается время выполнения поставленной задачи.