Информационные системы и технологии процесса управления

Управление – непрерывный процесс целесообразного воздействия на систему. Его непрерывность обеспечивается непрерывностью движения информации. Поэтому совершенствование системы управления требует тщательного изучения потоков информации, обоснования необходимости передачи тех или иных сведений, формирования и регламентации информационных связей, рационального построения коммуникационной сети системы управления [4].

Любой материальный и денежный поток порождает поток информационный. Информация для системы управления – это отражение состояния управляемой системы, обладающее определенным содержанием для управляющей системы и используемое ею для достижения заданных целей. Цели системы задаются пользователями информации и раскрываются в задачах информационно - аналитического обеспечения управления [3].

В ходе конструирования и разработки полноценной информационной системы управления необходимо реализовать следующие задачи:

• V    определить результаты, которые пользователи должны получать из системы;

• V    указать, какие данные необходимо вводить в систему для получения требуемых результатов;

• V    разработать требования к системе обработки, преобразующей данные на входе в информацию на выходе;

• V    обеспечить управление и безопасность на уровне баз данных.

Уже в процессе проектирования информационной системы выявляется влияние на нее организационной структуры организации, причем это влияние взаимно. Проследим влияние этих двух структур. Организационная структура влияет на информационную структуру, так как она: определяет предметную область, определяет объекты и их внутреннюю связь, определяет свойства и поведение объектов , определяет функции [4].

Обратное влияние состоит в том, что информационная система: конкретизирует полномочия по исполнению задач, в дополнение к управленческим задачам формирует задачи по обслуживанию информационной системы, разрабатывает и применяет различные способы преобразования данных.

Рассмотрим подробнее последний, наиболее значительный факт влияния.

В процессе накопления информации применяются следующие способы преобразования данных: создание, удаление, обновление, чтение.

Создание, а иначе ввод данных, в обязательном порядке требует привлечения исполнителей, что касается и удаления данных. Исполнители несут ответственность за своевременность и достоверность первичной информации. На этом этапе происходит формирование должностных инструкций, исходя из группировки задач.

Этап обновления данных, кроме привлечения операторов, требует разработки бизнес - правил, что вызывает необходимость программирования, а иногда и создания специальных запросов. Исходя из этого, исполнители должны владеть современными информационными технологиями и автоматизированными методиками ведения учета для их применения в обработке и управлении информацией, к которым относятся:

• V    программное обеспечение, реализующее основные учетные функции и управление базами данных;

• V    методы финансового планирования и принятия решений;

• V    модели оптимизации использования активов и распределения ресурсов;

• V    сетевые и коммуникационные системы [2].

Чаще всего на предприятии существует отдел информационных систем, где работают программисты, аналитики, технические специалисты, математики. Таким образом, дополняется организационная структура.

На этапе чтения выделяются следующие способы обработки информации в рабочей информационной системе:

• V    верификация - контроль силами служб внутреннего аудита за соответствием     поступающей первичной информации политике

предприятия;

• V    интерпретация - изучение возможного влияния информации на деятельность, заключение об ее значимости и достоверности;

• V    идентификация - определение и оценка хозяйственных операций с целью осуществления соответствующей учетной процедуры;

• V    измерение - представление данных о хозяйственных операциях и событиях в количественном выражении, которое может быть основано на предположительной оценке;

• V    накопление - классификация хозяйственных операций и других экономически значимых событий в соответствующих учетных регистрах;

• V    анализ - определение круга пользователей и задач для реализации отчетной деятельности, выявление взаимосвязи с другими экономически значимыми событиями, предоставление адекватной отчетной информации;

• V    подготовка - согласование данных по определенным признакам для предоставления логически связанной и обоснованной информации;

• V    будущность - аналитические и прогнозные заключения на основе интерпретации данных;

• V    обмен информацией - использование чистой информации управленческим звеном для управления процессом принятия решений [3].

Исходя из того, что информационная структура представляет собой функции и объекты в рамках заданной предметной области, необходимо выделять структурный и объективно - ориентированный подход к определению информационной структуры. Они имеют принципиальное различие:

• V    при структурном подходе к системе все свойства и поведение объектов остаются независимыми;

• V    при объективно - ориентированном подходе свойства и поведение заключены в самом объекте и подлежат совместному моделированию.

Рассмотрим основные разделы информационной базы, на основе которой будет функционировать механизм управления: ориентация на бухгалтерский учет, ориентация на чистую информацию, ориентация на управление [1].

Первый раздел использует информацию, ограниченную рамками бухгалтерского учета. При этом:

• V    основное внимание уделяется показателям успеха в денежном выражении;

• V    методы учета позволяют увидеть картину экономического положения в целом;

• V    большинство сторон жизни предприятия остаются непрозрачными для менеджмента.

Второй раздел использует чисто количественную и качественную информацию. При этом:

• V    источником информации являются хозяйственные области предприятия;

• V    задействованы глубинные процессы бизнеса;

• V    детализация информации не является самоцелью, а инструментом повышения эффективности экономического субъекта.

Третий раздел использует приемы и способы экономического анализа информации, что позволяет увидеть целостную картину состояния предприятия, учитывая при этом нюансы функциональных составляющих.

Структура информационной системы, цели и задачи ее создания всегда должны соответствовать стратегическим целям и задачам деятельности предприятия, которое должно адекватно реагировать на требования рынка. Основой постоянного успеха в этой ситуации является обладание управленческим звеном предприятия оперативной, полной и достоверной информацией [5].

Совершенствование системы управления требует тщательного изучения потоков информации, обоснования необходимости передачи тех или иных сведений, формирования и регламентации информационных связей, рационального построения коммуникационной сети системы управления, что позволит бизнесу оставаться жизнеспособным, гибким и эффективным.