Информационные технологии и их влияние на систему управления предприятием

В условиях информационной экономики совершенствование системы управления предприятием должно базироваться на внедрении эффективных процессов и технологий, связи с глобальными информационными рынками, синхронизации процессов «поставщик-потребитель» на основе использования современных информационных технологий, и, как следствие, устранить бизнес-процессы, не создающие добавленной стоимости. Таким образом, целью внедрения информационных технологий является достижение динамичного управления бизнесом в условиях непрерывно изменяющейся конкурентной среды.

Информационные технологии реорганизуют процесс управления, обеспечивая мощные новые возможности помощи менеджерам в стратегии, планировании, организации, принятии управленческих решений и контроле над их выполнением.

Основное направление реорганизации структур управления в условиях информационной экономики сводятся к их децентрализации для достижения гибкости, адаптации (приспособления) к меняющимся условиям внешней среды, выравнивания. Основными критериями оптимизации организационных структур на основе информационных технологий являются: скорость принятия решений, способность к быстрой интеграции, решительность. Процесс совершенствования системы управления предприятием на основе информационных технологий может быть сведен к процессам глобальной интеграции как внутри фирменной сети поставщиков, так и в связи элементов сети «поставщик – потребитель», то есть информационные технологии должны обеспечить трансформацию корпоративных структур в сетевые структуры. Сетевые структуры должны легко встраиваться в виртуальную цепочку поставщик – потребитель», входить в деловые альянсы и выходить из них.

На основе исследования данной проблемы в экономической литературе следует выделять две стратегии внедрения информационных технологий в систему управления предприятия.

• 1.    Информационные технологии приспосабливаются к организационной структуре и осуществляют локальную модернизацию сложившихся процессов управления (реинжиниринг), коммуникация не развивается, выполняется автоматизация рабочих мест менеджеров, происходит слияние процессов сбора информации (физический поток информации) с функцией принятия решения (информационный поток решения). Например, технологии ERP и CRM.

• 2.    Организационная структура трансформируется для овладения моделями электронного бизнеса B2B и B2C, основой стратегии является разработка и развитие коммуникаций, а также новых организационных взаимодействий. В этой ситуации информационные технологии обеспечивают, кроме реализации стандартных функций на основе систем ERP и CRM, обмен информацией (электронными данными) на основе системы EDI, проведение электронных торгов, формирование единой цепочки «по-

  
  
  

ставщик – потребитель», систему электронных платежей Internet — banking и др [3; 5] .

Информационные технологии являются мощными инструментами организационных изменений, позволяющими предприятию улучшить свою структуру, коммуникации, продукты, услуги и др. В зависимости от степени вхождения в глобальное информационное пространство можно выделить следующие виды информационных технологий:

• •    глобальные сети – международное разделение труда. Дистанция фирм расширена до глобальной: снижение затрат глобальной кооперации; снижение операционных затрат;

• •    сети предприятия – совместная, бригадная работа. Координация работы вне границ структурных подразделений. Снижение затрат на управление. Изменение деловых процессов;

• •    распределенное вычисление – рабочие группы располагают необходимыми знаниями. Деловые процессы рационализированы. Стоимость управления снижена. Централизация и децентрализация сбалансированы;

• •    переносное вычисление – виртуальные организации. Работа не привязана к географическому местоположению. Работа становится передвижной. Знания и информация могут быть доставлены туда, где они необходимы и в любое время. Снижение организационных затрат из-за снижения потребности в недвижимости предприятия, используемой работниками;

• •    графические интерфейсы пользователя – облегчается доступ к корпоративным знаниям, которые могут быть дополнены всеми служащими. Снижение организационных затрат, так как трудовые процессы двигаются от бумаг к цифровым изображениям, документам и голосу [3]. В западных странах внедрение информационных технологий в основном осуществляется по второй стратегии, в России – по первой, но простое уменьшение размеров компании, сокращение численности персонала не приводит к существенному увеличению экономической эффективности ее деятельности. Традиционные способы управления предприятием опираются на узкую функциональную специализацию, требующую увеличения как числа уровней управления, так и усилий по их координации. Необходимо искать и использовать новые организационные структуры управления, отличающиеся от традиционных.

В основе построения и взаимодействия «новых» компаний, функционирующих в условиях информационной экономики, лежит не узкая функциональная специализация, а интеграционные процессы в управленческой деятельности, обеспечивающие взаимодействие не только по вертикали, но и по горизонтали – между сотрудниками различных подразделений одного уровня иерархии. Эти процессы порождают новые структуры, характеризующие предприятия «без внутренних перегородок» предприятия «без границ» [4, 268-270].

Новые корпоративные модели управления базируются на расширении связей между потребителями, поставщиками и конкурентами, применяют современные информационно-коммуникационные технологии, автоматизированные системы производства и управления, современную вычислительную технику. Такой подход к построению систем управления преобразует предприятия из закрытых систем, использующих такие традиционные структуры управления, как бюрократические, иерархические и механистические, в открытые, основанные на сетевых методах управления.

В зависимости от этапа организационной зрелости компании различна степень использования информации и информационных технологий в бизнес-процессах. Развитие невозможно без организации целевого управления и эффективного использования всех ресурсов организации.

Если проследить жизненный цикл любой организации, то можно заметить, что в своем развитии она проходит несколько фаз от слаборазвитой и слабо организованной структуры до эффективной системы, которая характеризуется правильным подходом к управлению ресурсами организации и процессами, протекающими в ней.

Используя подходы, разработанные институтом Карнеги – Медлона, можно составить классификацию фаз развития и существования компании в зависимости от того, как она обрабатывает и использует информацию в процессе деятельности.

В основу этой классификации положены требования к организации бизнес-процессов, определяемые степенью целевого управления. Уровни управления различаются наличием целевой функции степенью использования информации, накапливаемой в компании. Выделены следующие уровни развития системы управления предприятием: начальный, повторяемый, фиксированный, управляемый и оптимизируемый.

Анализ этих уровней приведен относительно двух особенностей: характеристики бизнес – процессов и информационных потоков, взаимодействующих между собой. Развитие информационных потоков на основе внедрения информационных технологий обуславливает совершенствование функции планирования (переход к стратегическому планированию не на показателях прошлых лет, а на прогнозах будущего развития), принятие решений основывается на мониторинге мнений покупателей и общих тенденциях развития.

В научных публикациях существует достаточное число моделей взаимодействия развития систем управления и использования информационных технологий. К примеру, в литературе приводятся модели Нолана, Эрла, Бхабута, Хиршхайма. Общим для этих моделей является выделение трех этапов в развитии информационных технологий: сначала предприятие планирует информационные технологии для получения текущей информации о состоянии бизнеса, затем развитие и становление информационных технологий связано с поддержкой процессов принятия решений, и в конце своего развития информационные технологии ориентированы на стратегическое планирование конкурентного преимущества, адаптацию к изменяющимся условиям внешней и внутренней среды, мониторингу спроса и других бизнес – процессов [4].

Исходя из изложенного выше, можно выделить следующие направления совершенствования систем управления на основе информационных технологий:

• •    трансформация информационной структуры предприятия;

• •    внедрение стратегического планирования на основе прогнозов будущего состояния национальных, международных, глобальных рынков;

  
  
  

• •    децентрализация управления;

• •    мотивация персонала ростом личной компетентности.

Основными методическими принципами модификации компаний и структур управления ими на основе информационных технологий являются [5] следующие:

• 1.    Информационная интеграция, освоение интегрированных моделей управления (Integrated Management/ Information Technology – IM/IT).

• 2.    Трансформация организационных структур предприятия из пирамидальных в плоские с минимальным числом уровней между высшим руководством и непосредственными исполнителями, так как управление по горизонтали более действенно, чем по вертикали.

• 3.    Сокращение числа иерархических уровней, более предпочтительными являются не крупные централизованные компании, а ряд мелких с гибкими специализированными формами труда сети компаний.

• 4.    Сетевые формы связи между самой компанией и другими предприятиями, например, путем создания внутренних рынков.

• 5.    Инновационная деятельность, создание в рамках крупных компаний инновационных венчурных фирм, ориентированных на производство и самостоятельное продвижение на рынках новых изделий и технологий (бренд – компаний).

• 6.    Стандартизация бизнес – процессов, продуктов, услуг, учёта, отчётности и др., уход от узкой функциональной специализации в содержании и характере самой управленческой деятельности, в стиле управления.

• 7.    Децентрализация функций управления, прежде всего производственных и сбытовых. С этой целью в рамках компаний создаются полуавтономные или автономные отделения, стратегические бизнес-единицы, полностью отвечающие за прибыли и убытки.

• 8.    Бенчмаркинг (освоение стратегии («от лучшего к лучшему и великому»).

• 9.    Повышение компетентности персонала [3].

Реализация приведенных выше принципов требует организации единого информационного пространства, которое способствовало бы информационному взаимодействию субъектов, участвующих в производстве однотипных продуктов.

Рассмотрим следующие организационные принципы построения системы информационных технологий [1].

Развитие информационных технологий определяется потребностями основной деятельности компании, а не технологическими новшествами.

• 1.    Назначение руководителей бизнес – подразделений ответственными за информационные системы означает, что ИТ – отдел поддерживает новые разработки и отвечает за организацию экономической инфраструктуры. Руководство, со своей стороны, должно обладать достаточными знаниями, чтобы поддерживать конструктивный со своим ИТ –отделом. Это означает, что сотрудники ИТ – отдела должны использовать бизнес – терминологию, а не технический жаргон. Благодаря этому, руководители ИТ – отделов и бизнес – подразделений смогут оценивать эффективность предлагаемых решений и совместно проводить необходимую корректировку в случаях неудач.

• 2.    Финансирование решений в области информационных технологий принимается исходя из их финансовой выгоды.

• 3.    Информационная система имеет простую и гибкую структуру

• 4.    Проводятся планомерные улучшения производительности системы. Большинство «мудрых» компаний оценивает производительность информационных центров и глобальных сетей по эталонным тестам.

• 5.    Отдел информационных технологий хорошо разбирается в бизнесе, а бизнес – подразделения – в информационных технологиях.

«Мудрые» компании избегают крупных единовременных капиталовложений, предпочитая постоянно обновлять свои системы и ежегодно инвестировать средства в их совершенствование на регулярной основе.

«Мудрые» компании обеспечивают простоту и гибкость своей технологической среды за счет жесткого определения стандартов архитектуры и глубокого анализа реальных плюсов и минусов в каждом конкретном случае отклонения от этих стандартов. Им удается сохранить простоту системы из-за сокращения числа используемых технологий и платформ, а также благодаря построению гибких и простых в реализации архитектур. При создании информационной системы учитываются и коммерческие аспекты, а именно: какие стандарты приняты в отрасли и насколько гарантирована поддержка данных технологий в будущем, так как поддержание морально устаревшей системы обходится чрезвычайно дорого. [3]. Разработки начинают приносить пользу практически с момента внедрения.

«Мудрые» компании используют везде, где только возможно, стандартное программное обеспечение и вносят минимальные изменения в программы, предпочитая вместо этого рационализировать свои процессы. «Золотое» правило: программное обеспечение стоит модифицировать только в том случае, если же в первый же год инвестиции в разработку окупятся в четырехкратном размере. Только при таком соотношении будут покрыты предстоящие расходы, связанные с поддержанием нестандартных программ [1;2]

Бизнес – подразделения и ИТ – отдел должны совместно работать над принятием решений в области информатизации, чтобы обеспечить их обоснованность. Для этого сотрудники компании должны иметь базовые знания в области информационных технологий, а специалисты ИТ – отдела – знания об основной деятельности компании. В «мудрых» организациях структура ИТ – отделов проста. Небольшое число сотрудников занимается поддержкой, а основной упор сделан на производительность. В таких организациях понимают, что они не могут держать специалистов по всем направлениям, которые им могут понадобиться, поэтому ограничиваются только теми, потребность в которых особенно значительна или важна, а за другими услугами обращаются к внешним организациям.

Таким образом, основные направления реорганизации структур управления в условиях информационной экономики сводятся к их децентрализации для достижения гибкости, адаптации (приспособления) к изменяющимся условиям внешней среды и выравнивания.