Информационные технологии как инструмент повышения уровня зрелости управления проектами в организации

Во всем мире управление проектами, как подход к повышению эффективности и оптимизации ресурсов, все более и более интегрируется в организационные процессы осуществления хозяйственной и публичной деятельности. На начало 2007 года около трети экономической активности организаций приходилось на реализацию проектной деятельности [1], на конец 2012 года около половины всех организационных процессов протекало в условиях проектной деятельности [2].

Под проектом принято понимать совокупность мероприятий, реализуемых в условиях заранее определенных ограничений с целью получения какого-либо уникального для организации результата или достижения цели. Так, основными ограничениями проекта являются время (сроки), содержание проекта (выполняемые работы), бюджет и качество продукта проекта [3].

В зависимости от отраслевой принадлежности, масштаба и целей проектов определяется набор структур-участников, условно разделяемых на непосредственных участников (руководитель организации, руководитель проекта, исполнители, контрольный орган, креативные команды) и окружающую среду проекта (органы власти, целевая аудитория, конкуренты и т.д.).

Знания и опыт являются важными факторами «уровня зрелости» организации в управлении проектами и, соответственно, успешности реализации проектов в организациях. Под «зрелостью в управлении проектами» понимается «осуществление стандартной методологии и сопутствующих процессов, таких, что существует высокая вероятность повторного успеха» [4]. Модель оценки зрелости в управлении проектами (PMMM), ранжирующая «зрелость организации в управлении проектами» на пять уровней, представляет собой сочетание знаний и институционализации процессов управления проектами в организации:

• -    Уровень 1: начальный проектный процесс. На данном уровне существует понимание со стороны руководства необходимости применения проектного управления, что обусловлено наличием успешного опыта реализации отдельных проектов, разработана единая терминология управления проектами.

• -    Уровень 2: структурированный проектный процесс (наличие общего описания процессов управления проектами).

• -    Уровень 3: организационные проектные стандарты и институционализированный проектный процесс (наличие методологии управления проектами).

• -    Уровень 4: управляемый проектный процесс;

• -    Уровень 5: оптимизация проектных процессов.

Одним из факторов, способствующих повышению уровня зрелости управления проектами в организации, является использование специальных программных продуктов. Так, компания приходит к осознанию необходимости внедрения информационных технологий на 3-м уровне зрелости, когда все процессы управления проектами описаны, четко структурированы и разработаны стандарты проектного менеджмента.

Как было сказано ранее, одним из основных ограничений проекта является бюджет (финансовые ресурсы). Для проведения финансового анализа и оценки проекта в российских компаниях используются такие программные продукты, как Project Expert, Инвестор, Аналитик, а также АльтИнвест и АльтИнвест Сумм, являющейся разработкой компании АльтИнвест [5].

В рамках управления проектами информационные технологии применяются такими участниками, как руководитель проекта, исполнители (участники команды проекта, подрядчики, субподрядчики) и контрольный орган.

Руководителю и команде проекта данные программные продукты позволяют проводить финансовое моделирование инвестиционных проектов, формировать набор показателей, отражающих эффективность инвестиций, финансовую составляющую проекта, а также финансовые риски проекта.

Данные показатели также являются основой для проведения мониторинга проекта со стороны контрольного органа, а также руководителя организации.

Таким образом, использование информационных технологий в управлении проектами позволяет оптимизировать и структурировать процессы управления проектами, что способствует повышению эффективности управления как отдельными проектами, так и организацией в целом.