Информационные технологии при планировании штатного расписания в бюджетной организации

В современных условиях мирового социально-экономического развития, особенно важной областью стало информационное обеспечение процесса управления, которое состоит в сборе и переработке информации, необходимой для принятия обоснованных управленческих решений.

Потребность в разработке и применении эффективных и адекватных реальной действительности компьютерных программ, информационных систем и технологий сегодня возрастает, именно поэтому актуальность информатизации управления персоналом вполне очевидна.

В разрезе информационных технологий информационная система управления персоналом представляет собой набор определенного программного обеспечения и технологий, позволяющих автоматизировать и совершенствовать бизнес процессы в таких областях, как: управление кадрами, расчет и выплата зарплаты, табельный учет и документооборот.

Далее целесообразно провести анализ рынка программных продуктов, применяемых при планировании штатного расписания в бюджетной организации.

Информационная система «Персонал» предназначена для комплексной автоматизации вопросов учета, планирования и контроля движения кадровых ресурсов учреждения, предприятия или организации. Основное достоинство системы — все подразделения, имеющие дело с кадровыми вопросами, работают в единой системе.

Также для планирования штатного расписания предназначена система «Учет кадров». Типовая автоматизированная информационная система «Учет кадров» (далее АИС «Учет кадров») предназначена для учета в соответствии с действующим законодательством следующих кадровых процессов:

• •    формирование и ведение организационно-штатной структуры;

• •    поступление на государственную службу;

• •    формирование и учет кадрового состава;

• •    прохождение гражданской службы;

• •    ведение кадровой документации;

• •    подготовка отчетных, статистических и организационно-распорядительных документов;

• •    ведение архивных данных;

• •    ведение классификаторов и справочников.

В настоящее время на российском рынке наблюдается многообразие предложений по разработке и поставке автоматизированных систем управления персоналом (как отечественных, так и западных). Вот лишь некоторые из компаний, предлагающих на российском рынке HR- системы: АйТи; АиТСофТ; АСК; Белтел; Бизнес Сервис-Софт; Бизнес-Консоль; Бэст; Информконтакт; Инэк; Компьюлинк УСП; Ланкс; Ливс; Омега; Прайс/УотерхаусКуперс; Рик-кон; Северо-Западный Центр Новых Информационных Технологий; Си Технолоджи; Спутник Лаборатори; Трансфер Эквипмент Восток; Центр Мосвест; 1C; INFIN; Oracle; Renaissance; Robertson&Blums; SAP AG и другие.

Крупные российские предприятия уже ранее внедряли программы учета персонала собственной разработки. С появлением новых технологий, данные программы модифицировались и расширяли свою функциональность. При этом, если на начальном этапе развития HR-систем можно

Рисунок 1. Формирование штатного расписания в системе «Учет кадров»

было говорить лишь о локальных программах управления персоналом, то уже с появлением первых ERP-систем модули управления персоналом были органично интегрированы в них, а некоторые, наиболее удачные разработки, продолжили свое распространение и автономно.

В последние годы весьма актуальным стало применение в России зарубежных системы управления персоналом, особенно, в крупных компаниях с разветвленной сетью.

Большинство применяемых мировых корпоративных информационных систем – SAP R/3, Baan, Oracle Applications – построены по модульному принципу и имеют в своем составе Human Resources (HR) модуль, реализующий автоматизированное управление персоналом (нередко объединенный с расчетом зарплаты). Применяются и автономные программные пакеты, к примеру Renaissance CS Human Resources.

Организационные эффекты от применения таких систем заключаются в сокращении времени принятия решений на всех уровнях управления предприятием; повышении качества кадровых решений; оперативности подготовки отчетности для органов государственного управления в соответствии с российскими законодательными и нормативными требованиями.

В свою очередь, влияние экономических эффектов от внедрения HR-модулей позволит организации снизить затраты на управление персоналом; повысить производительность труда персонала; оптимально использовать профессиональные качества конкретного сотрудника предприятия.

В свою очередь, социальный эффект от внедрения HR-модулей заключается в персональном учете пенсионных накоплений сотрудников предприятия; ведении полной индивидуальной трудовой истории персонала предприятия; подготовке руководящего резерва и продвижении по службе наиболее перспективных сотрудников предприятия.

Системы принципиально друг от друга не очень сильно отличаются, особенно в базовых вещах. Все системы строятся по Трудовому кодексу, все разработчики пользуются унифицированными формами, и система, которая не может отправить сотрудника в отпуск, принять или уволить с работы, вообще не может рассматриваться как жизнеспо- собная. Поэтому в этом функционале любая система, и большая, и маленькая, будут равными.

Но все эти системы начинают иметь ценность тогда, когда они могут дать какую-то аналитику. Возможности аналитической программы прямо пропорциональны информации, которая есть в этой системе. Понятно, что если есть только пол сотрудника, то возможно лишь сделать выборку, кого в компании больше — мужчин или женщин. Если известен день рождения, то уже возможно дать разбивку по возрастам... Каждая дополнительная информация дает возможность серьезно расширять аналитику, но проблема в том, что большинство организаций всей этой информацией в электронном виде не владеют.

Есть еще одна проблема при создании таких систем — неправильный подход руководителей к HRM-системам. Они считают, что достаточно только купить систему своим сотрудникам, а дальше те обязаны осваивать ее и переносить в нее новые данные самостоятельно в свободное от работы время. Некоторые руководители понимают, что на время внедрения новой системы необходимо пригласить специально обученных людей, чтобы помочь своим сотрудникам. Но и здесь есть проблема —нет в штате этих профессиональных «набивальщиков», а любая нормальная организация всегда способна взять на временную работу студентов. Но почему-то донести до них это бывает очень сложно.

Еще одно препятствие внедрению — ошибки при вводе данных. Их быть не должно, поэтому от персонала требуется максимум аккуратности и внимательности при вводе данных в систему. Одна ошибка в фамилии, и это уже другой человек — его с такой фамилией Пенсионный фонд, например, не знает. То есть основных проблем на пути внедрения HRM-систем две: ручной ввод и необходимость работы по строгим правилам (особенно это мешает внедрению программы на маленьких предприятиях).

Если предприятие решило ориентироваться на готовые системы – то ему нужно решить, с кем ему работать, какую систему выбрать – с российскими разработчиками или с поставщиков готовых систем ведущих западных производителей. Крупным предприятиям следует ориентироваться на западные системы.