Информационные технологии в кадровом обеспечении системы управления персоналом

На современном этапе статус отдела кадров стал занимать одно из ключевых мест в деятельности организации. Значительно расширились его функциональные обязанности, усложнилась технология подбора, расстановки, закрепления, развития, мотивации, карьерного роста персонала. В результате этих процессов деятельность службы управления персоналом (отдела кадров) становится одной из важнейших для обеспечения конкурентоспособности, выживания организации в долгосрочной перспективе, эффективности ее деятельности. Любой работодатель в процессе осуществления производственно-хозяйственной деятельности сталкивается с необходимостью организации труда, управления организационными отношениями, регламентацией этих процес-сов. В свою очередь любой из перечисленных процессов связан с системой управления персоналом организации. От того насколько слаженно и эффективно осуществляются кадровые технологии будет в конечном счёте зависеть результат деятельности предприятия в целом.

Проблема кадрового обеспечения системы управления персоналом зачастую связана с недостаточным насыщением кадровых служб специалистами высокой квалификации, готовыми работать по-новому. Их подготовка сегодня ведется во многих ВУЗах страны [2], но проблема хорошей организации системы управления персоналом и обеспечение ее кадрами во многих предприятиях остается. Особый комплекс мероприятий системы управления персоналом предприятия связан с организацией кадрового делопроизводства. На крупных предприятиях такая работа занимает весьма много времени и усилий. Эта функция отдела кадров связана с оформлением документов по управлению персоналом и охраной труда, учетно-регистрационной документации с целью регулирования трудовых правоотношений, первичных форм по учету кадров, рабочего времени и расчетов с персоналом, организации учета кадров, и обеспечению мер по охране труда. Ведение кадрового делопроизводства позволяет работодателю не только документально оформить трудовые отношения и формализовать кадровые процедуры, но и решить многие другие задачи. Кадровое делопроизводство позволяет регламентировать взаимоотношения работодателя и сотрудника организации, закрепить документально единые принципы организационных отношений, построить чётко отлаженную стабильную систему управления персоналом.

Рыночная экономика обозначает ряд наиболее важных задач и моментов, ведущих к эффективному использованию кадрового потенциала организации. С этой целью организации необходимо обратить особое внимание на кадровое обеспечение системы управления персоналом. Актуальным становится управление персоналом, способное объединить возможности сложившегося направления развития организации с областью кадрового менеджмента.

Персонал является одним из наиболее сложных объектов управления в организации, поскольку в отличие от материальных факторов производства персонал обладает возможностью принимать решения и критически оценивать предъявляемые к ним требования. Персонал также имеет субъективные интересы и чрезвычайно чувствителен к управленческим воздействиям, реакция на которые не определена.

Рис. 1. Значение кадрового обеспечения организации

Система управления персоналом - это совокупность приемов, методов, технологий организации работы с персоналом.

Система кадрового обеспечения многогранна и имеет особую значимость в функционировании организации (рис. 1).

Информационное обеспечение системы управления персоналом представляет собой совокупность реализованных решений по объему, размещению и формам организации информации, циркулирующей в системе управления при ее функционировании. Оно включает оперативную информацию, нормативно-справочную информацию (НСИ), классификаторы технико-экономической информации и системы документации (унифицированные и специальные). Назначение информационного обеспечения состоит в своевременном и полном обслуживании управленческого персонала и технических средств системы управления достоверными данными, позволяющими осуществлять автоматизированную обработку информации с использованием других видов обеспечения (организационного, технического, программного, математического, лингвистического и др.).

Для определения эффективности выполнения функций управления пер-соналом в отделе кадров, была проведена оценка уровня организации системы управления. На основании проведённого анализа, можно сделать вывод о среднем уровне делопроизводства в отделе кадров. Основных дублирующихся функций по разработке типовых документов, касающихся руководителя структурного подразделения сравнительно немного.

Полученный коэффициент 0,4 характеризует уровень организации системы управления персоналом по общему итогу как «ниже среднего». Его уровень, говорит о недоработках в области уровня информационного управления персоналом. Нормативное значение коэффициента 0,7 – 0,9, т. е. в организации необходимо внедрять прогрессивные формы организации, повышать оперативность организации, использовать новейшие технологии.

В связи с этим предлагаем рассмотреть рекомендации по совершенствованию кадрового обеспечения системы управления персоналом в организации. Возрастает объем информации и всевозможных операций, выполняемых на предприятии. Руководители стремятся автоматизировать работу и управленческий процесс, тем самым, повышая производительность труда предприятия и сокращая затраты. На данный момент в ОАО «Птицефабрика «Рассвет» процесс обработки данных отдела кадров ведется вручную. Для поиска нужной информации уходит большое количество времени.

В связи с этим целесообразно внедрить экономическую информационную систему, которая обеспечит автоматизацию процесса обработки данных отдела кадров. В ней предусмотрено ведение базы данных для хранения информации о сотрудниках, отделах и должностях. Наглядным примером может послужить рис. 2.

Проектируемая система обеспечит такие возможности как просмотр, добавление, удаление и редактирование всей имеющейся информации, а также выполнение отчётов.

Работа может быть выполнена усилиями 1 специалиста – программиста. Экономическая эффективность разработки информационной системы по автоматизации деятельности отдела кадров представлена в табл. 1.

Рис. 2. Форма «Информация о сотрудниках»

Таблица 1. Экономической эффективности применения АРМ сотрудника отдела кадров в организации

Можно уверенно говорить об эффективности проектного варианта, решения задачи кадрового обеспечения системы управления персоналом. Произойдёт повышение уровня делопроизводства, снизятся трудовые и стоимостные затраты по обработки документов, повысится уровень организации системы управления персоналом, что является выгодным для деятельности организации.