Информационные технологии в области управления знаниями

Система управления знаниями, а также решения, которые она предлагает - это не узкое понятие структурирования информации, а ряд управленческих действий, создание его последовательности и алгоритма применения на базе всех имеющихся информационных ресурсов организации, которые провоцируют успешное развитие компании.

Доступ к внедрению и использованию системы управления знаниями значительно упростился благодаря применению информационных технологий (далее ИТ).

Информация и знание в рамках организации представляют собой базы знаний, которые подразумевают собой накопление, структурирование и использование информации. Совокупность знаний и опыта всех существующих организаций создают потребность в появлении инструментов для передачи и обмена этой информации в условиях рынка знаний.

Места хранения знаний в организации являются базы данных, базы знаний, картотеки и личные места хранения сотрудников.

Система управления знаниями представляет собой такие инструменты как:  анализ уже имеющейся информации организации; извлечение, систематизация знаний; обмен и использование информации; ее поиск; обеспечение хранения; обучение знаниями, получение новой информации; интегрирование систем обработки, позволяющие объединить все ранее перечисленное. [1]

Для сбора, обработки, структурирования знаний и их эффективного использования были созданы различного рода программные обеспечения далее ПО).

Согласно Gartner Group программные обеспечения разделяются классифицируются на 3 категории:

• 1.    Технологии доступа к информации (Information Access Technology); [2]

• 2.    Социально-ориентированное ПО (Collaboration and Social Software) [3]

• 3.    Системы управления контентом (Enterprise Content Management).

К программным продуктам первой категории относятся:

• 1.    IBM OmniFind (ориентирован на поиск информации для работников организации и клиентов. Поиск может одновременно проводиться по всем ресурсам - в интернете, по внешним и внутренним базам данных организации. Поиск осуществляется по ключевым словам и фразам, а также по расширенным видам, с возможностью применения автоматической классификации документов);

• 2.    IBM Classification Module (Позволяет автоматически классифицировать неструктурированный контент по заданным категориям, выступает дополнением к IBM Omnifind);

• 3.    WebSphere Portal (Представляет собой программную среду, взаимодействия людей и программ, несет в себе сочетание персонализации контента с возможностями совместной работы и обмена неформализованными знаниями)

Программные продукты второй категории поддерживают коммуникации (мгновенные сообщения, почту, IP-телефонию, видеоконференции) и предоставляют единую виртуальную рабочую среду, совместную работу с документами, рабочие доски и прочие. Данный подход отлично подходит для коллективного обсуждения проблем, а также для улучшения микроклимата коллектива и налаживания коммуникативных связей между работниками. Программы этой категории создают персональные профили сотрудников с описанием интересов, компетенции, опыта их работы. ПО в данной категории разрабатывается компаниями BEA (BEA Aqualogic), SpikeSource (SuiteTwo), Socialtext (Socialtext), IBM и Microsoft [3]

К программным обеспечениям этой категории относят:

• 1.    IBM Lotus Notes and Domino (одна из основных частей ПО IBM Lotus Domino, обладающая различными функциями планирования и работы с интернет-сервисами (например, с электронной почтой). Продукт представляет собой платформу для совместной работы, а также

• 2.    IBM Lotus Sametime (программа для рабочей коммуникации и совместной работы с функцией проведения Web-конференций. Lotus Sametime позволяет передавать сообщения (голосовые, видео), определять геолокацию участников, а также поддерживает связь с различными мобильными устройствами)

• 3.    IBM Lotus Quickr (программный продукт, поддерживающий функцию совместной работы нескольких пользователей, помогающий организовать совместную работу сотрудников организации, как внутри, так и вне, в интерактивном режиме. В интерактивном режиме пользователи могут подключать календарь, дискуссионные форумы, блоги, порталы и другие инструменты совместной работы для управления любыми проектами и создания коллективного контента)

• 4.    IBM Lotus Connections (Принцип программы состоит в объединении сотрудников, партнеров, заказчиков в динамические сети, с помощью которых осуществляется расширение инновационных возможностей и ускорение работы)

повышения гибкости организации. Имеет сходство с программным продуктом почтовой системе Outlook от Microsoft)

В третью группу входят программы, направленные на обеспечение надежной работы с документами включающая в себя их регистрацию, управление версиями, обеспечение безопасности, создание архивов, обновление и структура сайтов.[4] Лидерами в предоставление таких программных продуктов являются продукты компаний IBM (Content Manager, Filenet P8), EMC (EMC Documentum), Opentext (Livelink ECM 10). Программным обеспечением этой категории являются:

• 1.    IBM Content Manager (программное обеспечение для работы с различными типами форматов, среди которых документ, изображение, медиа и другие, с помощью которого происходит хранение, контроль,

• 2.    IBM WebSphere Information Integrator (позволяет обеспечить доступ к данным, хранящимся в разнородных системах. С помощью такого программного обеспечения происходит объединение различных типов хранилищ данных информаций).

распределение и интеграция содержащейся в этих форматах информации).

Основными поставщиками интегрированных решений для разработчиков программных средств управления знаниями являются компании IBM, EMC, Opentext и Microsoft. Целью данных компаний является оптимальное покрытие функциональными возможностями программ всего комплекса управленческих задач, истоком которых является управление знаниями.

Существуют также различные подходы к определению знания и его сути. Они включают в себя понятия знания как “запаса” и “потока”. В первом случае, при представлении знания в качестве запаса, имеется в виду продукт, существующий обособленный от человека и управляемый на уровне с другими ресурсами организации. Во втором случае, понятие продукта неуместно, так как человек является непосредственным участником процесса. Это связано с субъективностью взглядов к представлению информации, контекстом ее употребления. Знание, которое уже имеется, не передается, а создается на основе опыта и ценностей человека в результате его деятельности.

На практике зачастую данные подходы действуют в совокупности, что обеспечивает эффективное управление знаниями.

На первый взгляд описанные программные обеспечения управления знаниями благодаря своей технологической сложности имеют трудности внедрения, однако основная трудность в системах управления знаниями -анализ и формирование целостного взгляда на огромный объем имеющейся информации. Данный этап требует наличие квалифицированных аналитиков, а также информационной зрелости персонала и организации в целом. Однако полученные в конечном итоге знания и их структуризация помогают организации эффективно функционировать на рынке и повышать свою конкурентоспособность.

Примечание: Исследование выполнено по гранту Президента РФ по государственной поддержке ведущих научных школ № НШ-5449.2018.6 «Исследование цифровой трансформации экономики».

The research was supported by grant of President of Russian Federation according to state support of leading scientific schools (grant № NSh-5449.2018.6).