Информатизация основных бизнес процессов компании

Зачастую владельцы бизнеса считают, что если они получают доход, то бизнес еще «держится на плаву» и главное - продолжать в том же духе. Однако при этом многие компании ведут свою деятельность хаотично. Рано или поздно такой способ управления и принцип работы может повлечь за собой негативные последствия: потеря клиентов, уменьшение дохода, банкротство.

Для систематизации и оптимизации деятельности основных отделов компания переводится на работу по концепции бизнес-процессов.

Бизнес-процесс (далее БП) - это некая последовательность действий, которая в результате должна привести к определенному результату [7].

Основная цель разработки и внедрения БП в деятельность компании - это формализация и оптимизация работы.

Задачи, которые решаются при использовании в компании БП [5]:

• 1.    Оптимизация трудозатрат.

• 2.    Минимизация влияния человеческого фактора.

• 3.    Сокращение механических ошибок.

• 4.    Понимание сотрудниками зоны своей компетенции и ответствен-

• ности.

• 5.    Упрощение процесса оценки эффективности работы.

Весь процесс формализации деятельности можно разбить на четыре простых шага (Рисунок 1).

Выделить основные процессы

Определить ответственное лицо

Разработать "дерев о действий1'для каждого процесса

Определить ответственного и меры воздействия на него для каждого этапа процесса

- дм сандого |роцессае целом

- длл организации работы с слнентом - длл организации лнутреннен работы

- вровисатъ возможные сценарии рз 1И1И1 событии

- овределнтъ результат зтава-условие вереходаво "дереву деисттни

Рисунок 1 – Этапы разработки бизнес-процесса [4]

БП формализуют деятельность как компании в целом, так и отдельно её отделов.

Рассмотрим примеры использования БП для компаний, работающих в сегменте В2В, то есть, которые напрямую не взаимодействуют с конечным потребителем, а продают свои услуги или товары другим компаниям-посредникам [1].

Для примера возьмем работу отдела продаж. Здесь важный и требующий стандартизации в первую очередь процесс – это продажа, начиная с момента выявления интереса у потенциального клиента и до совершения сделки.

Типовой БП «Продажа» для компаний в В2В сегменте может иметь вид, представленный на рисунке 2.

Рисунок 2 - БП «Продажа» [4]

Для формализации работы отдела продаж также можно настроить БП «Формирование лояльности», «Работа с постоянными клиентами (повторные продажи)», «Продажа дилера» и другие. Также за счет БП можно выстроить работу отделов маркетинга («Проведение рекламной кампании», «Маркетинговое исследование», «Разработка долгосрочной страте-4

гии»), работы с кадрами («Обучение сотрудников», «Карьерный рост») и другие.

Немаловажной является возможность настройки взаимодействия между отделами компании за счет внедрения таких БП, как «Разработка коммерческого предложения», «Разработка договора», «Разработка продукта».

Когда основная детальность компании обрела четкую последовательность и БП готовы, появляется следующая задача – выбрать инструмент, в котором будут зафиксированы этапы БП, определены ответственные лица, настроена верная последовательность, а выполнение будет находиться под контролем руководства.

Процесс формализации и систематизации работы за счет внедрения БП у многих компаний проходит по-разному, однако можно выделить два основных подхода к этому процессу [8]:

• 1.    Бизнес-процесс «в блокноте».

• 2.    Автоматизированный бизнес-процесс.

Зачастую владельцы бизнеса, пытаясь якобы систематизировать работу компании, ограничиваются своими записными книжками, программными продуктами из пакета программ Microsoft Office и «распечатками» над рабочим местом ответственного сотрудника. Это конечно лучше, чем совсем ничего. Однако в таком случае следует быть готовым и учитывать некоторые нюансы. Например, отсутствие какого-либо стороннего контроля, полная зависимость от человеческого фактора и ограниченность в аналитике.

Автоматизировать ключевые процессы компании возможно за счет внедрения CRM или ERP-системы (CRM – Customer Relationship Management – система управления взаимоотношениями с клиентами, ERP – Enterprise Resource Planning – планирование ресурсов предприятия). На сегодняшний день рынок представлен огромным выбором клиент-ориентированных учетных систем: платные и бесплатные, «в облаках» и установочные, с возможностью интеграции с другими программами и без такой возможности и прочие. Выбор системы зависит от финансовых возможностей компании, а также её бизнес-задач.

Для наглядности будут проанализированы задачи, которые решаются с использованием одного из подходов к формализации деятельности компании.

Таблица 1 - Сравнение подходов к формализации БП [6]

Задача	БП «в блокноте»	БП в CRM-системе
Четко определена последовательность действий про цесса	+	+
Системный контроль последовательного выполнения действий	-	+
Закрепление ответственного лица для каждого этапа процесса	+	+
Системный контроль выполнения этапа ответственным лицом	-	+
Формирование статистики по достижению ожидаемого результата на каждом этапе и всего процесса в целом	трудозатратно	оперативно
Возможность анализа всего процесса и отдельно каж дого этапа	трудозатратно	оперативно
Зависимость от человеческого фактора	максимальная	минимальная

Выбор инструмента для работы по БП зависит от масштабов компании, сферы деятельности и целей руководителя.

При выборе CRM-системы рекомендуется руководствоваться следующими принципами [2]:

• •    выбор CRM-системы происходит под конкретные бизнес-задачи;

• •    CRM-система должна предоставлять мощные аналитические возможности;

• •    выбор CRM-системы - это инвестиции в эффективность работы и прибыльность компании;

• •    CRM-система должна быть гибкой в настройке и возможной доработке;

• •    при внедрении CRM-системы особое внимание необходимо уделить первоначальной настройке;

• •    CRM-система должна иметь интуитивно понятный интерфейс и в результате не усложнять работу, а делать ее более комфортной и эффективной.

Рассмотрим автоматизированные информационные системы, способствующие развитию современного бизнеса, что позволит нам убедиться в важности информатизации бизнес-процессов [3]:

• •    БУИС (системы для ведения бухгалтерского учета), которые предполагаются для реализации управления производственными и хозяйственными структурами предприятия; предназначены для реализации функций планирования, контроля и анализа деятельности предприятия -начиная с информации о потенциальной прибыли, и заканчивая исследованием уровня достижения поставленных перед компанией целей;

• •    международные системы взаимодействия, которые определяют взаимосвязь с международными организациями, благодаря чему процессы передачи информации, опыта, технологий осуществления предпринимательской деятельности происходят более просто.

• •    пользовательские интернет-системы, содержащие информацию о деятельности организации, в рамках которых пользователи получают доступ к информации о деятельности конкретного предприятия.

• •    системы безопасности и защиты информации, предназначенные для сохранения требуемого уровня защиты информации от злоумышленников, конкурентов, недобросовестных партнеров и других лиц, которые способны причинить вред и даже принести убытки организации.

Таким образом, в рамках данного исследования были рассмотрены особенности функционирования и информатизации бизнес-процессов предприятия. Информатизация основных бизнес процессов компании позволяет: сформировать отлаженную систему управления финансовой деятельностью организации; вывести организацию на международный уровень за счет соответствия международным стандартам качества; опубликовать информацию для пользователей; сформировать рациональной тайм-менеджмент в компании при реализации бизнес-процессов за счет их оптимизации; защитить информацию фирмы от несанкционированного доступа