Инновации электронного документооборота в органах власти РФ

Актуальность изучения инноваций в электронном документообороте в органах власти РФ обуславливается тем, что эффективная организация управления документооборотом в органах власти влияет как на качество управления в целом, так и на успешное решение конкретных задач, например, в аспекте прямого и быстрого доведения необходимой информации до ответственного лица. Автоматизация документооборота в настоящее время не просто метод оптимизации внутренних процессов, но и актуальная потребность в условиях стремительного развития информационных технологий. Системы электронного документооборота стали незаменимым элементом системы управления.

Современной проблемой выступает тот факт, что в настоящее время не уделяется должного внимания решению задачи рационализации системы электронного документооборота в направлении поиска оптимального сочетания технических средств хранения и передачи информации в рамках деятельности органов власти. Во всех имеющихся разработках важную роль при проектировании каждой конкретной системы электронного документооборота отводится сотруднику, который внедряет данный продукт. При этом глубоко не исследуется, по каким критериям и моделям следует оптимизировать систему электронного документооборота для обеспечения ее работы в режиме реального времени при обмене информацией, в том числе электронными документами, имеющими юридическую силу.

В 2020 году увеличению интереса к системам электронного документооборота способствовали пандемия и режим удалённой работы, а также поправки к федеральному закону № 63 «Об электронной подписи» [1].

Важной тенденцией, связанной с инновациями выступает обмен юридически значимыми документами между организациями - задача, решение которой позволяет открыть новые возможности для перехода с классического документооборота на безбумажные технологии в органах власти.

Юридическая значимость (ЮЗ) - свойство, которое обеспечивает правовую силу какому-либо объекту или действию. В зависимости от того, есть у объекта это свойство или нет, его можно использовать в качестве полноценного правового аргумента [2].

Используя возможности цифровой подписи, которая позволяет обеспечивать выполнение условий юридической значимости, в настоящее время активно развиваются ЕИС в сфере муниципальных закупок. Соблюдение требований Федерального закона № 44-ФЗ определило необходимость введения в действие двухуровневой системы «АЦК-Государственный (муниципальный) заказ». Система была зарегистрирована в 2008 году, затем она неоднократно изменялась в целях адаптации к требованиям конечных пользователей [3].

В настоящее время система позволяет заказчику готовить тендерную документацию и одновременно обеспечить финансовую часть контракта, упрощает согласование контракта. Разработчиком системы выступает российская компания «БФТ» (Бюджетные и финансовые технологии). Она задействована в сфере создания программных продуктов для государства и бизнеса и это лишь один из программных продуктов компании.

В основе функционирования системы «АЦК- Государственный (муниципальный)» лежит принцип создания цепочки документов, который позволяют передавать сведения из одного документа в другой автоматически без постоянного ввода заданной информации. В результате процесс формирования документов упрощается и автоматизируется. Юридический статус информации удостоверяется посредством электронной подписи уполномоченного лица.

Благодаря интеграции с «АЦК-Финансы», у заказчика появляется доступ к справочной финансовой информации банков, бюджетных учреждений и их счетов, КБК, смет. Система связана с сервисом «АЦК-Планирование», которая также содержит необходимые справочники и ведения.

За счет комплексного применения существующих возможностей документооборота в данном инновационном решении обеспечивается контроль с точки зрения соблюдения норм действующего законодательства.

Для развития электронного документооборота важным направлением также выступает облачный электронный документооборот. Он позволяет в рамках соответствующего программного решения настроить практически неограниченное количество структурных подразделений органов власти, у каждого из которых будет свой независимый контур документооборота. В каждом таком подразделении настраиваются независимые права доступа пользователей к документам, своя структура.

В рамках развития систем электронного документооборота возможно выделить CompanyMedia-интегратор - интерфейс взаимодействия CompanyMedia с внешними системами. В задачи интегратора входит получение информации из одного или нескольких источников и её преобразование в формат, поддерживаемый системой хранения и обработки, которая является получателем данных.

Важным вектором инновационного развития электронного документооборота органов власти выступает модернизация системы долгосрочного хранения документов. Подобное направление предоставляет собой сервисы для внутренних информационных систем компании по хранению, визуализации, подтверждения юридической значимости, поиска файлов или документов.

Еще одним инновационным направлением развития электронного документооборота, пока не так активно внедряемым в органах власти, выступает создание интеграции систем документационного обеспечения и рабочего места. Министерство цифрового развития, связи и массовых коммуникаций РФ разработало Положение «О федеральной государственной информационной системе «Автоматизированное рабочее место (АРМ)

государственного служащего» [4].

Важное значение уделяется функционально-обеспечивающим подсистемам ФГИС «АРМ ГС» (см. Таблица 1)

Таблица - 1 Назначение функционально-обеспечивающих подсистем ФГИС «АРМ ГС» [5]

Название функциональной подсистемы	Назначение подсистемы
Функциональность «Обмена мгновенными сообщениями и аудио-видео звонками (включая Цифровой ассистент)»	Обеспечивает обмен сообщениями между пользователями, включая функцию «Цифровой ассистент», предназначенная для повышения удобства и оперативности получения информационноконсультационных услуг за счет взаимодействия с одной системой на доступном любому обывателю языке, а также для создания основы для повышения эффективности процессов оказания сервисной, консультационной и технической поддержки пользователей.
Функциональность «Календарь»	Обеспечивает возможность пользователей ФГИС «АРМ ГС» планировать и создавать встречи как между конкретными пользователями ФГИС «АРМ ГС», так и между группами пользователей с дополнительными возможностями по настройке.
Функциональность «Управление задачами»	Обеспечивает возможность создания, просмотра и управления задачами пользователей.
Функциональность «Почтовая система»	Обеспечивает возможность пользователю ФГИС «АРМ ГС» использовать почтовый клиент для обработки и хранения входящих и исходящих сообщений, а также других пользовательских настроек работы почтовой системы.
Функциональность «Облачное хранилище»	Обеспечивает возможность пользователям ФГИС «АРМ ГС» загружать, хранить и отправлять файлы разных размеров.
Функциональность «Новостной портал»	Обеспечивает возможность пользователям ФГИС «АРМ ГС» загружать, хранить и отправлять файлы разных размеров.
функциональность «Административный доступ»	Предназначена для управления учетными записями и объемом доступных сервисов для государственных служащих ведомств.

В частности, подобное направление предусмотрено для работников блока управления и специалистов, работа которых в основном связана с исполнением задач и поручений, контролем их исполнения. В основе кроссплатформенного рабочего места лежит идея эргономичной визуализации поступающих задач, их группировка, в зависимости от требуемых действий, что позволяет оперативно принимать решения и предпринимать необходимые действия с минимизацией временных затрат.

Данное решение «CompanyMedia-Цифровой помощник» обеспечивает автоматизацию рутинных операций за счет использования средств распознавания реквизитов документов и их автоматической маршрутизации

• [6] .

Применяется интеллектуальный семантический поиск по контексту, который позволяет искать документы, как по точному, так и по синонимичному совпадению.

Реализовано также автоматическое управление жизненным циклом нормативных документов и многое другое.

В качестве еще одного направления возможно выделить Enterprise Service Management (ESM) – управление услугами или, другими словами, автоматизация работы с обращениями внутри учреждения (АХО, отдел кадров, юридическая служба, финансы и другое). ESM решает такие задачи, как автоматизация повторяющихся ручных операций в рамках документооборота, организация совместной работы над задачами, контроль сквозных внутренних процессов (например, прием сотрудника на работу), повышение прозрачности работы взаимодействующих служб, планирование работ подразделений и так далее, обеспечивая формирование необходимого комплекса документов в полуавтоматическом и автоматическом режимах.

Министерство цифрового развития, связи и массовых коммуникаций РФ планирует внедрить электронный кадровый документооборот на госслужбе [7]. Реализация законопроекта позволит автоматизировать процедуры подготовки кадровых документов, контроля за их прохождением и формирования аналитической информации в ходе межведомственного и внутриведомственного электронного взаимодействия.

Проектом закона предусматривается формирование единого кадрового информационного пространства в системе гражданской службы, которое составят федеральная государственная информационная система в области государственной службы, региональные государственные информационные системы в области гражданской службы и иные информационные системы, определяемые Президентом и Правительством.

Подобное решение представлено компанией «Спутник ECM». Среди ближайших планов это подготовка к выходу двух модулей: финансового и кадрового документооборота. Платформа поддержит работу с финансовой первичной документацией, которыми участники документооборота могут обмениваться через личный кабинет «Спутника». Текущая функциональность кадрового документооборота будет также расширена возможностью работы с документами о командировках, приеме и увольнении сотрудников, а также с локальными нормативными актами.

Задача разработчика - сделать платформу еще более настраиваемой и гибкой. Именно поэтому планируется доработать графический редактор для настройки и визуализации процессов, а также расширить возможности визуального конструктора. Платформа поддержит работу с популярными облачными платформами (Google Docs, Р7-Офис и OnlyOffice), а работа со сканами и сравнением файлов будет расширена за счет использования новой для платформы технологии распознавания.

В свою очередь, будущее развития платформы «КОРУС Консалтинг» видит в применении технологий машинного обучения (Machine Learning) и искусственного интеллекта (Artificial intelligence). «Спутник ECM» будет подсказывать пользователю дальнейшие шаги при работе с документами, улучшит пользовательский опыт, автоматически заполнит атрибуты карточки, а также классифицирует входящие сообщения и документы и даже сформирует предварительные ответы. Все это позволит сделать работу с документами по-настоящему интуитивной и еще более удобной для пользователей.

Таким образом, в настоящее время уделяется особое внимание решению задачи рационализации системы электронного документооборота в направлении поиска оптимального сочетания технических средств создания, хранения и передачи информации в рамках деятельности органов власти. Во всех имеющихся разработках важную роль при проектировании каждой конкретной системы электронного документооборота отводится интеграционным процессам, связанным с необходимостью взаимодействия данных систем с множеством других программных решений различного уровня.