Инновации в организации документооборота в органах исполнительной власти

Документационное обеспечение составляет основу для процесса управления за счет создания соответствующих документов, также формирует базу для контроля за выполнением распоряжений и приказов. Организационно-документационная работа, состоящая из нескольких уровней исполнительной власти, позволяет наиболее эффективно закрепить отдельные полномочия и обеспечить решение оперативных вопросов в режиме реального времени.

Документооборот – это перемещение документов организации между ее составляющими элементами. Ранее документы хранились преимущественно в бумажном виде. Такой формат не позволял быстро и легко обработать имеющуюся информацию.

В настоящее время система электронного документооборота (СЭД) выступает одним из наиболее современных механизмов, призванных обеспечить развитие организацию документооборота. Важнейшей составной частью СЭД является электронный документ. Он представляет собой набор цифровых кодов.

В органах исполнительной власти отдельного внимания заслуживает система межведомственного электронного документооборота, представляющая собой федеральную информационную систему для автоматизированного обмена электронными документами в защищенном режиме между администрацией президента РФ, аппаратом правительства РФ, федеральными органами исполнительной власти и органами исполнительной власти субъектов РФ, а также информирования высших органов государственной власти о ходе исполнения поручений. Согласно постановлению правительства РФ №477, функцию управления и развития МЭДО реализует федеральная служба охраны РФ. Основная цель проекта МЭДО - повышение эффективности деятельности органов государственной власти [2].

Министерство связи и массовых коммуникаций Российской Федерации в рамках реализации ведет работы по вопросу перехода на обмен электронными документами при взаимодействии федеральных органов исполнительной власти (ФОИВ) между собой и с правительством.

На основе успешно отработанных в рамках пилотных проектов механизма обмена электронными документами, Минкомсвязь России разработала проект порядка обмена электронными документами при организации информационного взаимодействия государственных органов и государственных организаций.

Документ проработан и одобрен Экспертным советом по вопросам совершенствования электронного документооборота в органах государственной власти, образованном при Минкомсвязи России, а также согласован с ФСО России.

К декабрю 2021 года около 75% документооборота между российскими органами власти осуществляется в электронном виде. Правительство сейчас очень активно переходит на электронный документооборот.

С Советом Федерации достигнута договоренность к марту 2022 года перейти на 100%-ный электронный документооборот по отдельным видам документов, таким как обращения сенаторов, парламентские запросы, ответы, служебные письма за подписью председателя и заместителей председателя [5].

В начале декабря 2021 года был опубликован проект постановления правительства, в котором было предложено оформлять в электронном виде документы для служебного пользования. Документ также определяет общие требования к порядку обращения с документами для служебного пользования, включая процедуры их создания, передачи, приема, использования, хранения, уничтожения и снятия ограничения на распространение экземпляров документов для служебного пользования.

В целях предотвращения несанкционированного доступа к документам в электронной форме, содержащим служебную информацию ограниченного распространения, при их передаче предусматривается возможность использования транспортной шины межведомственного электронного документооборота, при наличии у отправителя и получателя систем электронного документооборота, или иных программных (программноаппаратных) решений.

В конце июля 2021 года премьер-министр М.В. Мишустин подписал постановление правительства, которым утвердил права обмена электронными документами при организации информационного взаимодействия.

Утвержденные правила устанавливают порядок информационного взаимодействия посредством обмена документами в электронном виде федеральных органов государственной власти, органов государственной власти субъектов РФ, иных государственных органов, а также организаций, осуществляющих публично значимые функции, в случае, если указанные участники осуществили присоединение к системе межведомственного электронного документооборота [3].

Также предусмотрен порядок информационного взаимодействия при ведении глобального адресного справочника и порядок работы с уведомлениями в процессе обмена документами в электронном виде.

Организатором межведомственного электронного документооборота является Федеральная служба охраны (ФСО) РФ. Она обеспечивает взаимодействие участников межведомственного электронного документооборота, а также является оператором головного узла межведомственного электронного документооборота. Также ФСО ведет глобальный адресный справочник участников информационного взаимодействия и рассылает участникам актуальные справочники.

Технологические регламенты создания, формирования и рассылки, а также технические требования к структуре данных и формату таких справочников определяются Министерством цифрового развития, связи и массовых коммуникаций Российской Федерации и ФСО.

Министерство цифрового развития, связи и массовых коммуникаций Российской Федерации предлагает упростить подключение к системе межведомственного электронного документооборота (МЭДО) новых участников, имеющих потребность в электронном виде осуществлять документооборот с госорганами и между собой. Для этого ведомство представило проект постановления правительства РФ об утверждении новых правил обмена документами в электронном виде при организации информационного взаимодействия.

В соответствии с действующим положением о системе МЭДО, для подключения к ней новому участнику необходимо подтверждать свой статус путем внесения изменений в постановление правительства от 22 июля 2013 г. № 613, определяющее, в том числе, перечень организаций, созданных для выполнения задач, поставленных перед правительством. Это делает процесс достаточно трудозатратным и продолжительным.

Предлагаемые новые правила обмена документами в электронном виде в рамках МЭДО допускают подключение новых участников к МЭДО через «узловых операторов» (в терминологии проекта постановления - операторов информационного взаимодействия). Узловые операторы - участники, имеющие собственные узлы МЭДО и таким образом имеющие техническую и организационную возможность обеспечивать информационное взаимодействие по МЭДО для подключенных к ним участников, не имеющих собственных узлов [2].

Условием подключения таких новых участников будет являться соблюдение требований регламента, устанавливающего порядок их подключения к узловым операторам, а также определяющего форматы электронных сообщений, необходимых для организации информационного взаимодействия в соответствии с новыми правилами. Все это будет утверждено отдельным совместным приказом ключевых регуляторов – Министерством цифрового развития, связи и массовых коммуникаций Российской Федерации и ФСО.

Таким образом, внесение изменений в постановление правительства № 613 при подключении нового участника в общем случае перестает быть необходимым.

Благодаря новым правилам, круг участников МЭДО, кроме исключительно федеральных, региональных органов исполнительной власти и крупных компаний с госучастием, каковых в системе насчитывается около 200, планируется расширить за счет муниципальных органов, бюджетных подведомственных учреждений, некоммерческих организаций, созданных для решения задач правительства.

Проект постановления разрабатывался на площадке Министерства цифрового развития, связи и массовых коммуникаций Российской Федерации при непосредственном участии экспертов профильных ФОИВ и Аппарата правительства РФ, обсуждался с членами экспертного совета по вопросам совершенствования межведомственного электронного документооборота в органах государственной власти, который создан при министерстве.

Кроме того, в настоящее время рассматривается возможность создания ФГИС (Федеральная государственная информационная система) «Реестр видов документов». Целью его создания является:

• -    интеграция и систематизация сведений о видах (разновидностях) документов, форме и сроках их хранения;

• -    оптимизация внутриведомственного или межведомственного документооборота и процесса документообразования;

• -    повышение качества регулятивной и контрольной деятельности Росархива в вопросах документообразования и установления сроков хранения документов;

• -    совершенствование процесса проведения экспертизы ценности, а также отбора и передачи документов на постоянное хранение.

Предполагаемые задачи, решаемые данным направлением в области документирования и организации документооборота в органах исполнительной власти:

• 1)    повышение точности и информативности мониторинга документообразования в органах государственной власти, подведомственных организациях на основе данных Реестра путём учёта не только документопотоков, но и видового состава документов, а также учёта документов, образующихся в специальных и ведомственных системах документации;

• 2)    создание единого ресурса для классификации видов документов (в том числе в СЭД) федеральных и других государственных органов для эффективного обмена документами в рамках МЭДО;

• 3)    сбор и анализ данных для формирования единого классификатора для справочников СЭД ФОИВ, ГИС, ЕСНПИ СМЭВ и других систем;

• 4)    формирование источниковой базы для проведения НИР по оптимизации и унификации документооборота ФОИВ, выработки единой политики в области делопроизводства и архивного дела;

• 5)    унификация видов (разновидностей) документов и создание единой базы их электронных шаблонов, в том числе унифицированных форм документов межотраслевых и специальных систем документации, в перспективе - реестра структур (XML-форм) электронных документов для

СЭД ФОИВ и других региональных органов;

• 6)    осуществление контроля за соответствием электронных форм и шаблонов документов нормативным требованиям, включая требования стандартов, и сокращение времени на их разработку и согласование;

• 7)    унификация делопроизводственных метаданных СЭД ФОИВ, в том числе создание типовых (эталонных) схем метаданных для регистрационноучётных форм (ЭРК) различных видов (разновидностей) документов;

• 8)    автоматизация процесса составления номенклатуры организаций и определения сроков хранения видов (разновидности) документов.

В долгосрочной перспективе задачей ФГИС могло бы стать создание на основе порядков, инструкций, регламентов работы СЭД единого банка типовых, в перспективе эталонных, процессов обработки документов для упрощения составления технических заданий и другой проектной документации СЭД с целью упрощения процедуры внедрения СЭД в органах исполнительной власти.

Важно предусмотреть возможности Реестра в области экспертизы ценности документов:

• 1)    создание единой базы данных о сроках хранения видов и разновидностей документов всех систем документации;

• 2)    автоматизация процесса формирования номенклатур дел и отраслевых ведомственных перечней документов с указанием сроков хранения;

• 3)    автоматизация процесса отбора на хранение документов из СЭД ФОИВ (в соответствии с требованиями к СЭД путём «экспорта» срока их хранения из Реестра в регистрационно-учётную форму документа СЭД;

• 4)    автоматизация процесса обновления перечней документов, создание, использование и хранение которых осуществляется в форме электронного документа, и перечней документов, создание и хранение которых осуществляется на бумажном носителе;

• 5)    автоматизация установления и согласования сроков хранения вновь

создаваемых видов (разновидностей) документов ФОИВ.

Таким образом, существующие и перспективные направления развития инновационных решений в организации документооборота в органах исполнительной власти отражают растущие потребности в автоматизации обмена документами, а также интеграционных процессах между органами управления.