Инвентаризация как метод контроля экономического субъекта

Инвентаризация является одним из главных элементов метода бухгалтерского учета и представляет собой сверку фактического наличия активов, обязательств и капитала с данными бухгалтерского учета, включающая в себя инвентаризацию имущества и финансовых обязательств, а именно кредиторской задолженности поставщикам, кредитов банков, займов, резервов и др. При проведении инвентаризации необходимо руководствоваться статьей 12 Федерального закона «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ и Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утв. Приказом Минфина РФ от 13.06.1995 № 49 (ред. от 08.11.2010) [1, 2].

Осуществление процесса инвентаризации является обязательным аспектом в деятельности организации, так как она позволяет обеспечивать достоверность данных бухгалтерского учета; проверять и документально подтверждать наличие и состояние имущества, обязательств, производить их оценку; контролировать работу материально-ответственных лиц; сохранять собственность организации. Другими словами, инвентаризация повышает уровень полноты и достоверности бухгалтерской информации, а также содействует реализации в учете контрольной функцию.

Инвентаризация является эффективным методом контроля за сохранностью имущества организации, соблюдением финансовой дисциплины, правильностью отражения операций на счетах бухгалтерского учета, своевременным обнаружением и исправлением расхождений между фактическими данными, полученными при проведении инвентаризации. Существуют различные виды инвентаризации (рисунок

Инвентаризация проводится в соответствии с положением о ведении бухгалтерского учета и отчетности, согласно которому организация должна производить инвентаризацию следующих объектов учета: основных средств, вложений во внеоборотные активы, незавершенного капитального строительства, капитального ремонта, незавершенного производства, денежных средств и др. Количество инвентаризаций, время их проведения и перечень проверяемого имущества определяется организацией самостоятельно, кроме случаев, когда ее проведение обязательно:

• V    при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, а также при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;

• V    перед составлением годовой бухгалтерской отчетности (кроме имущества, инвентаризация которого  проводилась  не ранее 1 октября  отчетного года).

Инвентаризация основных средств может проводиться один раз в три года, библиотечных фондов – один раз в пять лет. В районах Крайнего Севера инвентаризация сырья, материалов и других объектов в период их наименьших остатков;

• V    при смене материально-ответственных лиц (на день приемки-передачи дел);

• V    при установлении фактов хищения, злоупотребления или порчи ценностей;

• V    в случаях стихийного бедствия, пожара, аварий или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;

• V    при реорганизации или ликвидации организации и в других случаях.

Для проведения инвентаризации создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия, которая оформляется приказом, и в ее состав входят представители администрации, бухгалтерии и т.д., если же хотя бы один человек отсутствует,    инвентаризация    недействительна.    До    начала    проверки инвентаризационная комиссия получает отчеты и документы о движении ценностей, включая с последними хозяйственными операциями. Затем комиссия фиксирует все приходные и расходные документы. При этом материально-ответственные лица дают расписки в том, что все необходимые документы сданы в бухгалтерию и переданы комиссии. Инвентаризация обязана проводиться в местах хранения ценностей. Руководитель организации должен создать все необходимые условия для проведения точной и полной проверки. Для этого ему необходимо обеспечить весоизмерительными приборами, проверим сначала их точность; запломбировать места хранения ценностей; разложить по стеллажам ценности для более наглядного виденья. В тех случаях, когда инвентаризация проводится несколько дней, помещение, в котором хранятся ценности, должно быть опечатано при уходе комиссии. Во время перерывов (обедов) документы должны храниться в защищенном месте (сейф) в помещении проведения инвентаризации. В случае обнаружения ошибок, информация об их совершении предоставляется председателю комиссии. В этом случае составляется сличительная ведомость по виду имущества. Именно в ней отражаются расхождения между показателями по данным бухгалтерского учета и данным инвентаризационных описей. Сличительные ведомости могут быть составлены как в ручную, так и с помощью использования вычислительной техники. Порядок подготовки

Рис. 2 – Этапы проведения инвентаризации экономического субъекта

Все результаты инвентаризации оформляются в двух экземплярах, подписанных председателем и членами комиссии. При допущении ошибок в документах их можно исправить в обоих экземплярах по договоренности всеми членами комиссии. Ценности, по которым не выявлено расхождений, в сличительной ведомости отражаются одной суммой. Результаты инвентаризации подлежат регистрации в бухгалтерском учете в том отчетном периоде, к которому относится дата, по состоянию на которую проводилась инвентаризация.

В настоящее время наиболее распространенными формами организации внутреннего контроля в организации являются ревизионные комиссии, наблюдательные советы и штатные подразделения внутреннего контроля, которые представляют интересы собственников. Однако, создание отдельного подразделения внутреннего контроля, независимо от руководителя и главного бухгалтера – редкость, чаще всего ограничиваются постоянно действующей инвентаризационной комиссией.