Инвентаризация кассовых операций: порядок проведения и отражения ее результатов

Инвентаризация – один из методов бухгалтерского учета и представляет собой сверку фактического наличия имущества с показателями бухгалтерского учета на определенную дату. Инвентаризация обязательная при смене материально ответственных лиц, при установлении злоупотреблений, повреждений товаров при каких-либо стихийных бедствиях, пожарах и авариях, а также при ликвидации предприятия по различным обстоятельствам.

Существует два вида инвентаризаций кассы — плановая инвентаризация и внеплановая (внезапная) ревизия кассы.

Плановая инвентаризация кассы осуществляется в случаях, установленных нормативно-правовыми актами, ее сроки и регламент проведения утверждаются заранее в учетной политике и других дополнительных распорядительных документах организации [5, 70].

Согласно пункту 27 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ и пункту 1.5 Методических указаний, проведение инвентаризации, в частности, обязательно: при передаче имущества организации в аренду, выкупе, продаже; перед составлением годовой бухгалтерской отчетности; при смене материально ответственных лиц; при установлении фактов хищений или злоупотреблений, а также порчи ценностей; в случае стихийных бедствий, пожара, аварий или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями; при ликвидации организации перед составлением ликвидационного (разделительного) баланса.

Внеплановая инвентаризация кассы (ревизия), напротив, проводится внезапно, неожиданно для материально ответственного лица с целью проверки его добросовестности и компетентности. Например, ревизии кассы осуществляется: для усиления системы внутреннего контроля на предприятии; выявления причины возникшей ошибки в учете; по требованию ревизоров, следственных и контрольных органов [6].

Действующим законодательством не определены сроки проведения внезапной (внеплановой) инвентаризации кассы, поэтому организациями и предпринимателями они определяются самостоятельно. В приказе о внеплановой инвентаризации следует указать причину проведения такой инвентаризации кассы.

Для проведения инвентаризации создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия. При большом объеме работ для одновременного проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств создаются рабочие инвентаризационные комиссии. Состав постоянно действующих и рабочих инвентаризационных комиссий утверждает руководитель. Документами для проведения инвентаризации кассы являются: приказ о проведении инвентаризации кассы, положение о порядке проведения инвентаризации кассы.

При проведении любой инвентаризации, в том числе инвентаризации денежных средств, необходимо соблюдать общие требования к данной процедуре: отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания результатов инвентаризации недействительными; сведения о фактическом наличии имущества и реальности учтенных финансовых обязательств записываются в инвентаризационные описи или акты инвентаризации не менее чем в двух экземплярах; проверка фактического наличия имущества производится при обязательном участии материально ответственных лиц; в инвентаризационных описях и актах не допускаются помарки и подчистки, ошибки исправляются во всех экземплярах путем зачеркивания неправильных записей и проставления над зачеркнутыми правильных записей; описи подписывают все члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные лица.

Непосредственно перед началом проведения инвентаризации все кассовые операции прекращаются, комиссии предоставляются последние приходные и расходные кассовые документы. Материально ответственные лица подтверждают, что все расходные и приходные документы сданы в бухгалтерию или переданы комиссии, все ценности, поступившие под их ответственность, оприходованы, все выбывшие средства списаны в расход.

Далее проводится сама инвентаризация кассы, которая включает в себя полный подсчет имеющейся наличности в кассе. Пересчет денег производится под строгим наблюдением всех членов комиссии. Выявленную сумму денежных средств сравнивают с остатками по данным первичных документов и бухгалтерской программы, обязательно проверяются и показатели контрольно-кассовой машины.

В то случае, если в организации осуществляются наличные расчеты с применением ККМ, инвентаризация кассы начинается с проверки фактического наличия в операционных кассах контрольно-кассовой техники, при этом должны быть в наличии документы, связанные с приобретением, регистрацией и вводом в эксплуатацию каждой ККМ. На практике возможны три варианта результата инвентаризации кассы: соответствие данных учета фактическому наличию денежных средств, выявлена недостача, обнаружен излишек денежных средств в кассе [4, 197].

Результаты инвентаризации по кассовым операциям оформляют отдельным «Актом инвентаризации наличия денежных средств».

Инвентаризация кассы проводится в соответствии с правилами ведения кассовых операций, разработанными и утвержденными руководителем хозяйствующего субъекта [3, 35]. Инвентаризация кассы документов и бланков строгой отчетности (авиа и железнодорожные билеты, талоны на бензин и др.), как правило, проводится внезапно, с полным полистным пере счетом денежной наличности и проверкой других ценностей, хранящихся в кассе, в присутствии кассира и главного бухгалтера. До начала  инвентаризации  (при наличии нескольких касс, они опечатываются) кассир должен составить на момент инвентаризации кассовый отчет и вывести по кассовой книге остаток денежных средств.

С кассира берется расписка о том, что все приходные и расходные документы включены в отчет и что не оприходованных и несписанных сумм в кассе не имеется. После пересчета денег составляется акт инвентаризации денежных средств в кассе. Полученный результат инвентаризации сверяют с данными бухгалтерского учета по кассовой книге. В акте  записываются объяснения кассира  о  выявленных нарушениях и резолюция руководителя  субъекта о дальнейшем решении по результатам инвентаризации.

При проведении инвентаризации необходимо проверить: заключен ли с кассиром договор о полной материальной ответственности и взято с него «Обязательство кассира», соответствует ли оснащение кассы требованиям, где хранятся дубликаты ключей от сейфа.

В том случае, если в результате проведения инвентаризации кассы была выявлена недостача, руководителем принимается решение об удержании суммы недостачи с материально ответственного лица или если в недостаче нет вины кассира или она не доказана о списании недостачи за счет средств организации. Решение руководителя отражается на оборотной стороне акта [2, 226].

В бухгалтерском учете результаты инвентаризации кассы в зависимости от ее результата оформляются проводками:

Дебет счета 50 «Касса» Кредит счета 91 «Прочие доходы и расходы» субсчет 1 «Прочие доходы» - выявлена сумма излишка в кассе; Дебет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» Кредит 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» — Выявленная недостача в кассе отнесена на виновных лиц; Дебет 91 «Прочие доходы и расходы» субсчет 2 «Прочие расходы» Кредит 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» —

Возмещена (погашена) недостача наличных денежных средств в операционной кассе за счет прочих расходов организации.

Таким образом, своевременно необходимо проводить инвентаризацию денежных средств в кассе. Так как это, прежде всего, залог сохранности денежных средств компании. Таким образом, мы выяснили, что к процедуре инвентаризации кассы всегда стоит подходить со всей серьезностью и должной основательностью.