Инвентаризация: порядок проведения и её результаты в организации

Инвентаризация — это проверка наличия имущества организации и состояния её финансовых обязательств на определённую дату путём сличения фактических данных с данными бухгалтерского учёта.

В состав имущества входят основные средства, нематериальные акти вы, финансовые вложения, производственные запасы, готовая продукция, товары, прочие запасы, денежные средства и прочие финансовые активы.

Нормативным документом, регламентирующим порядок и правила проведения инвентаризации в российских организациях, является приказ министра финансов Российской Федерации от 13.06.1995 № 49, утвердивший «Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств».

Основными целями инвентаризации являются:

• 1.    выявление фактического наличия имущества;

• 2.    определение фактического количества материально-производственных ресурсов, использованных в процессе производства;

• 3.    сопоставление фактически полученных данных о наличии имущества в реальности с данными аналитического и синтетического учета;

• 4.    проверка полноты и правильности отражения в учете оценки имущества и обязательств;

• 5.    проверка соблюдения правил содержания и эксплуатации основных средств, использования нематериальных активов, а также правил и условий хранения товарно-материальных ценностей, ценных бумаг, денежных средств.

Инвентаризация по охвату имущества делится на полную и частичную, а по основаниям проведения – на плановую и внеплановую (внезапную). Кроме того, руководитель организации может распорядиться о проведении дополнительной инвентаризации. В этом случае издается приказ о ее проведении с указанием даты, порядка проведения, перечня проверяемых имущества и обязательств.

Для проведения инвентаризации в организации создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия. Председателем комиссии является руководитель организации или его заместитель, в составе членов комиссии должен быть главный бухгалтер. В составе инвентаризационной комиссии должно быть не менее 3 человек. Отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации может служить основанием для признания результатов инвентаризации недействительными. Поэтому в случае невозможности участия хотя бы одного из заранее утвержденных членов комиссии следует произвести замену, оформив это приказом руководителя.

Проведение инвентаризации обязательно:

• -    при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, а также при преобразовании предприятия;

• -    перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;

• -    при смене материально ответственных лиц;

• -    при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;

• -    в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;

• -    при реорганизации или ликвидации организации;

• -    в других случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

Процедура проведения инвентаризации состоит из нескольких этапов.

• 1.    подготовка приказа о проведении инвентаризации, формирование инвентаризационной комиссии, определение сроков проведения и видов инвентаризуемого имущества, получение расписок от материально ответственных лиц;

• 2.    взвешивание, обмеривание, подсчет, выявление и проверка фактического наличия имущества и обязательств, а также составление инвентаризационных описей;

• 3.    сопоставление данных инвентаризационных описей с данными бухгалтерского учета: выявляются расхождения, составляются сличительные ведомости и определяются причины расхождений;

• 4.    оформление результатов инвентаризации.

Учет недостачи, которую выявили при инвентаризации, зависит от того, по какой причине она возникла: естественная убыль, форс-мажор или вина сотрудника. В бухучете и отчетности недостачу необходимо отражать в том отчетном периоде, когда закончилась инвентаризация.

Недостающие и испорченные материальные запасы в пределах норм естественной убыли необходимо списывать на текущие расходы, которую необходимо определять после пересортицы. Взаимозачет недостач и излишков проводить за один и тот же проверяемый период у одного ответственного лица, при этом запасы должны быть одного наименования и в одинаковом количестве. Если хотя бы одно из условий не выполняется, зачет не проводится.

Если причина недостачи – форс-мажор, необходимо списать недостающее активы на чрезвычайные расходы или в уменьшение доходов от операций с активами, материальные запасы списывать по стоимости каждой единицы или по средней стоимости, основные средства и НМА – по остаточной стоимости, непроизведенные активы – по стоимости с учетом обесценения.

Недостачу материальных запасов сверх норм естественной убыли, а также недостачу или потери другого имущества необходимо отнести на виновных лиц. Чтобы рассчитать сумму долга, определите справедливую стоимость на дату, когда обнаружили пропажу.

Недостающее имущество – основные средства, материальные запасы и другие активы – необходимо списать на уменьшение финансового результата.

Неучтенные нефинансовые активы (излишки), которые были выявлены при инвентаризации необходимо принимать к учету по счетам имущества по справедливой стоимости. Определите ее методом рыночных цен. Если это сделать невозможно, учтите излишки в условной оценке: 1 объект, 1 руб. Излишки необходимо отражать в месяце, когда закончили инвентаризацию – комиссия составила акт о результатах инвентаризации. Если инвентаризацию провести не по правилам или ее результаты оформить с нарушениями, то данные бухотчетности могут признать недостоверными. За это учреждение и ответственных сотрудников оштрафуют.