Использование информационных технологий для повышения эффективности управления бизнес-процессами организации

В современном мире прослеживается стремительный рост бизнеса независимо от сферы деятельности. Данная тенденция подразумевает развитие информационных технологий в управленческих процессах. Но не у всех компаний оно наблюдается, что влечет за собой негативные последствия в организации процесса управления бизнесом и угрозу дальнейшему конкурентоспособному существованию компании. Поэтому активно развивающиеся организации переходят от традиционного процесса управления бизнесом к внедрению информационных технологий. Необходимость такого перехода основывается на повышении эффективности управленческих процессов. Информационные технологии доводят управление бизнес-процессами до системного автоматизма, что непосредственно влияет на прибыль.

Определим понятия «бизнес-процесс» и «информационные технологии» для точного понимания всех управленческих процессов организации.

По Майклу Хаммеру бизнес-процесс представляет собой определенный комплекс связанных между собой действий, применение которых обеспечивает «ценный для клиента результат». Мы думаем, что такая формулировка четко выражает суть самого бизнес-процесса, так как именно бизнес-процесс определяет харак- теристику компании, ее преимущества и место на рынке [1].

Бизнес-процесс формируется в организации в зависимости от функционала отделов. Каждый отдел преследует свои цели, что негативно сказывается на организации и конечном результате. Управление на основе бизнес-процессов призвано консолидировать деятельность отделов, расширяя тем самым возможности компании. Эффективность этого процесса напрямую зависит от использования информационных технологий.

Внедрить бизнес-процессы возможно двумя способами. Первый способ - конструирование, подразумевает разработку с нуля. Он характерен для молодых компаний. Второй - перестройка (повторное конструирование), представляет собой переработку существующей практики уже давно функционирующих на рынке компаний. Самое главное на сегодня, чтобы эти два подхода внедрялись с помощью информационных технологий. Информационные технологии качественно изменяют управление всеми ресурсами организации.

Рассмотрим определения информационных технологий, которые, по нашему мнению, наиболее точно раскрывают их суть.

Информационные технологии (ИТ), специалисты также называют их информа- ционно-коммуникационные технологии, – совокупность процессов и методов поиска, сбора, хранения, обработки, предоставления, распространения информации.

Информационные технологии используют множество приемов, способов и методов для применения средств вычислительной техники во время осуществления функций сбора, хранения, обработки, передачи и использования данных.

Информационные технологии – это ресурсы, необходимые для сбора, обработки, хранения и распространения информации [2].

Все определения сводятся к эффективному структурированию и использованию информации с применением современных цифровых вычислительных систем.

Информационные технологии начали активно развиваться с 60-х годов XX века. Главная особенность этого этапа заключается в качественной обработке информации посредством ручных операций. Со временем этот процесс стал нерентабельным и с середины 80-х гг. начинается активное использование компьютеров с уклоном на индивидуальное пользование, появляются первые информационные системы (ИС). Информационные системы – системы, разработанные для обработки информации, поиска и дальнейшего хранения. Они обеспечивают соответствующие организационные ресурсы (человеческие, технические, финансовые и т. д.), которые снабжают и распространяют информацию. Для этого этапа характерно увеличение эффективности обработки данных. Уже в начале 90-х гг. целью ИС является создание высокоэффективного производства, именно это – главная черта третьего этапа.

Управления бизнес-процессами организации подразумевает контроль всех ресурсов компании, а именно своевременное и правильное управленческое решение. Особое внимание уделяется оперативной работе внутри компании для решения главных задач. Информационные технологии способствуют выполнению этих задач: они позволяют оперативно структурировать, качественно хранить и надежно передавать информацию. Благодаря своим средствам ИТ сокращают объем работы.

В современных социальноэкономических процессах роль информационного ресурса переоценить сложно. Накопленная информация, позволяющая принимать правильные управленческие решения, в конечном счете влияет на рост капитала организации. Автор статьи «Информационные технологии в управлении производством» Л.М. Гализина разделяет ИТ на три компоненты:

• 1.    Аппаратное обеспечение. Предназначено для обеспечения физической структуры, конфигурации машин, систем и прочего оборудования. Аппаратное обеспечение позволяет согласовывать задачи производства и управления.

• 2.    Программное обеспечение. Подразумевает структурирования всех правил, управленческих принципов и алгоритмов, которые необходимы для функционирования технического оборудования. В программное обеспечение входят все материалы, направленные на координацию отдельных задач и процессов в целом, такие как: стандарты, программы, правила пользования, соглашения.

• 3.    Алгоритмическое (интеллектуальное) обеспечение. Основывается на планировании целей и аналитики ожидаемых результатов. Что позволяет целесообразно использовать и расширять техническое и программное обеспечение [3].

Из вышесказанного мы видим, что ИТ – это совокупность аппаратного, программного, алгоритмического обеспечения. И только при внедрении этих трех компонентов можно достичь эффективных результатов. Современные ИТ имеют четко выраженные основные черты, а именно:

• 1.    Структурированность. Подразумевает определенную структуру обмена данными, которая основана на стандартах цифрового обмена и имеет алгоритм.

• 2.    Всеобъемлющее применения компьютера. А именно, использование компьютера для повседневного создания, передачи, хранения всей информации в необходимом виде.

• 3.    Качественная передача информации. Для этого используют цифровые техноло-

• гии, они позволяют осуществлять передачу фактически на безграничном расстоянии.

Важно понимать особенности каждой черты ИТ, для того чтобы определить основные средства, позволяющие внедрять информационные технологии в управление бизнес-процессами организации.

Для управления информацией необходимо большое количество ресурсов, в первую очередь это, компьютеры, программное обеспечение и сети.

Основные средства по внедрению информационных технологий можно классифицировать следующим образом:

• 1)    технические;

• 2)    коммуникационные;

• 3)    обеспечение организационнометодического характера;

• 4)    стандартизация.

Разобрав все необходимые характеристики, сделаем обзор примеров. На сегодняшний день таких примеров очень много, начнем с самых простых.

Сеть – всем известная и широко используемая, одна из самых распространенных систем передачи данных. Сформировалось множество видов сетей передачи данных, таких как: АТС и оборудование передачи данных, телефонные сети, компьютерные сети.

Одна из первых ИТ это Multilink dial-up. ИТ, которая позволяет повысить пропускную способность. На данное время утратила свою уникальность, ей на замену пришли более выгодные системы, такие как: ISDN, DSL и других.

Цифровая сеть ISDN (англ. Integrated Services Digital Network) – это цифровая сеть с расширенным диапазоном действий, интеграцией служб. В ее функционал входит совмещения телефонной связи и обмена данными. Главная задача ISDN – это передача информации и скорость этой передачи в разы превышает скорость предыдущей системы. Скорость передачи данных по абонентской линии составляет 64 кбит/с, что обеспечивает дополнительные телекоммуникационные услуги (телефон, факс, и пр.).

Информационные технологии не стоят на месте и ISDN системы заменяет еще более эффективная xDSL. Система начала развиваться в середине 90-х годов. xDSL (англ. digital subscriber line, цифровая абонентская линия) – это совокупность технологий для повышения пропускной способности линии телефонной сети. Благодаря постоянному развитию в области микроэлектроники система xDSL растет и совершенствуется. Разновидностей xDSL много, основные: UADSL, ADSL, RADSL, HDSL, PDSL, MSDSL, IDSL, VDSL, SDSL, SHDSL. Все эти информационные технологии предназначены для подачи высокоскоростной цифровой абонентской телефонной линии.

Современное обилие ИТ позволяет определиться и внедрить в свой бизнес-процесс те, которые помогут построить более эффективные системы управления организацией. Примером таких технологий могут выступать методы MRP, MRP II и ERP. Все методы содержат необходимые инструкции, руководства по организации работы предприятия [4].

ERP (Enterprise Resource Planning) – это система планирования ресурсов предприятия. Она направлена на такие сферы деятельности организации как прогнозирование, планирование, управление производством, управление запасами, управление продажами, закупками, финансами. Все процессы систематизированы и автоматизированы.

CRM (Customer Relationship Management) – система управления взаимоотношениями с клиентами. CRM позволяет повысить продажи благодаря правильному управлению взаимоотношениями с клиентами.

BI (Business Intelligence) – системы, которые осуществляют информационную поддержку аналитической деятельности. Главная их задача – хранить аналитические данные, обрабатывать информацию и анализировать.

В разных сферах деятельности используют вышеперечисленные ИТ. Например, все крупные западные банки занимаются активным внедрением ВРМ. Среди финансовых организаций, реализовавших масштабные ВРМ-проекты: Deutsche Bank, HSBC Holdings, Barclays PLC, Bank of

America, JPMorgan Chase, Citigroup и другие [5].

На сегодняшний день популярностью среди информационных технологий для управления пользуются аналитические системы, а также системы поддержки принятия решений на всех уровнях управления предприятием. Таких систем много, что позволяет владельцам выбрать самую подходящую. Вот некоторые примеры таких систем: Business Object, Oracle Express, SAS, Oracle Application, BAAN.

Мы рассмотрели информационные технологии и их использования в бизнес-процессе для повышения эффективности. В ходе работы выделили основные преимущества ИТ:

• 1.    При внедрении информационных технологий в управление бизнес-процессами организации, пользователь оптимизирует свою деятельность: он не должен запоминать всю информацию, он видит и действует, что позволяет больше времени выделять на выполнения операций.

• 2.    Улучшается информационная под-

• держка, которая осуществляется на уровне прозрачности. Прохождение информации

• 3.    Систематизируется процесс обработки и хранения документов, он переводится в электронный режим, что освобождает от бумажной волокиты.

• 4.    Расширяются возможности в решении управленческих задач. Внедрение ИТ позволяет решать задачи в онлайновом (интерактивном) режиме.

• 5.    Повышается оперативность коллективной работы с данными. В ходе работы группы объединяются средствами коммуникации.

• 6.    Осуществляется ситуационная переработка способов и формы подачи информации. Индивидуальный подход позволяет в каждой сфере применять ИТ более эффективно.

форму ведения, поиска, отображения, обновления и защиты.

В рамках выполненного исследования авторы пришли к выводу, что информационные технологии необходимо внедрять в управление бизнес-процессами организации для повышения эффективности. Внедряя ИТ в управление организации открывается возможность эффективного и каче- ственного использования ресурсов организации, что приводит к повышения прибы- на всех ступенях предусматривает единую ли.