Использование информационных технологий и электронного документооборота в бухгалтерском учете

Одним из главных элементов обеспечения эффективности любого управленческого механизма является документационное обеспечение, или, система документооборота. Современные информационные технологии позволяют организовать полностью безбумажный обмен документами, но на практике электронные документы часто являются всего лишь двойниками бумажных документов.

Электронные документы, как альтернатива бумажных форм допустимы многими нормативными правовыми актами, регулирующими различные сферы деятельности. В ряде случаев составление и подача документов в электронном виде являются обязательными. Федеральный закон № 134-ФЗ внес изменения в ст. 169 и 174 гл. 21 Налогового кодекса РФ, согласно которым с 1 января 2014 г. все плательщики НДС должны сдавать декларации только в электронном виде [1].

В соответствии с п. 10 ст. 15 Федерального закона "О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования" N 212-ФЗ плательщики страховых взносов, у которых средняя численность физических лиц за предшествующий расчетный период превышает 25 человек, а также вновь созданные организации, у которых численность превышает данный предел, представляют расчеты в орган контроля над уплатой страховых взносов в форме электронных документов, подписанных усиленной квалифицированной электронной подписью. В ряде случаев составление электронных документов является правом организации. Так, согласно Федеральному закону от 05.04.2013 г. № 44- ФЗ допускается обмен электронными документами, предусмотренными законодательством Российской Федерации и иными нормативными правовыми актами о контрактной системе в сфере закупок, между ее участниками, в том числе подача заявок на участие в определении поставщика окончательных предложений. Представляемые документы должны быть подписаны усиленной электронной подписью и переданы с использованием единой информационной системы.

В ст. 9 п. 5 Федерального закона "О бухгалтерском учете" от 6.12.2011 N 402-ФЗ указано, что первичный учетный документ составляется на бумажном носителе или в электронном виде с электронной подписью [2].

В случае если законодательством РФ или договором предусмотрено представление первичного учетного документа другому лицу или в государственный орган на бумажном носителе, экономический субъект должен по требованию другого лица или государственного органа изготавливать на бумажном носителе копии первичного учетного документа, составленного в электронном виде (п. 6 ст. 9).Следовательно, Закон закрепил за электронными первичными документами равные права с бумажными первичными учетными документами. В электронной форме могут составляться счета-фактуры, разрешенные п. 1 ст. 169 Налогового кодекса РФ, где также прописаны условия применения электронных счетов-фактур.

Порядок выставления и требования к электронный счетам-фактурам предусмотрены приказом ФНС России от 05.03.2012 № ММВ-7-6/138 и приказом Минфина России от 25.04.2011 № 50. Организация электронного документооборота невозможна без электронной подписи (ЭП). С 8 апреля 2011 г. действует Федеральный закон "Об электронной подписи" от 06.04.2011 N 63-ФЗ, который расширил сферу ее применения. Он регулирует взаимоотношения в области использования ЭП при совершении гражданско-правовых сделок, оказании государственных и муниципальных услуг, исполнении государственных и муниципальных функций, совершении иных юридически значимых действий (ст. 1).

Согласно ст. 2 Закона под электронной подписью понимается информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации), а также используется для определения лица, подписывающего информацию. Электронная подпись бывает простой и усиленной [4]. Усиленная подпись делится на квалифицированную и неквалифицированную подписи. Простая ЭП - это подпись, которая посредством использования кодов, паролей или иных средств подтверждает факт формирования электронной подписи определенным лицом. Электронный документ считается подписанным простой ЭП при выполнении одного из следующих условий: 1) простая электронная подпись содержится в самом электронном документе; 2) ключ простой электронной подписи применяется в соответствии с правилами, установленными оператором информационной системы.

Неквалифицированная электронная подпись - это подпись, которая соответствует следующим признакам: 1) получена в результате криптографического преобразования информации с использованием ключа электронной подписи; 2) позволяет определить лицо, подписавшее электронный документ; 3) позволяет обнаружить факт внесения изменений в электронный документ после момента его подписания; 4) создается с использованием средств электронной подписи. Квалифицированная электронная подпись - это электронная подпись, которая соответствует всем признакам неквалифицированной ЭП и следующим дополнительным признакам: 1) ключ проверки электронной подписи указан в квалифицированном сертификате; 2) для создания и проверки электронной подписи используются средства ЭП, которые получили подтверждение, соответствуя требованиям, установленным законодательством.

Согласно Закону "Об электронной подписи" электронные документы, подписанные ЭП, признаются равнозначными документам на бумажном носителе в следующих случаях. Во-первых, когда электронный документ подписан квалифицированной ЭП (п. 1 ст. 6), кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе. Во-вторых, при подписании электронного документа простой ЭП или неквалифицированной ЭП в случаях, установленных федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами или соглашением между участниками электронного взаимодействия (п. 2 ст. 6).