Использование мобильных приложений для решения проблем электронного докуменооборота

В государственных и муниципальных организациях произошли значительные изменения. Новые технологии, такие как цифровые технологии, цифровая трансформация и другие, существенно усовершенствовали эффективность работы государственных и муниципальных структур. Но до сих пор некоторые организации пользуются бумажными документами. По оценкам специалистов, больше половины документации так и хранится на бумаге. Это связано с тем, что использование в работе ЭДО сопровождается некоторыми сложностями.

В органах государственного и муниципального управления система электронного документооборота (СЭД) – это уникальное решение программирования, создано для хранения, защиты и контроля данных.

Для оптимизации процессов управления документами в государственном и муниципальном управлении, приложения были перенесены в систему электронного документооборота.

Основные характеристики разработок СЭД для мобильных приложений:

• 1.    Мобильные приложения с системой ЭДО дает возможность работать с документацией в любое время и в любом месте;

• 2.    Благодаря мобильным приложениям СЭД становится проще процесс передачи и хранения информации;

• 3.    Интегрировалась функция электронной подписи, которая обеспечивает подлинности и безопасность документов, подписанных с мобильных устройств.

Также следует помнить про сквозные технологии в контексте мобильных приложений. На сегодняшний день актуально использование облачных сервисов. В статистике за 2017 год, по использованию облачных сервисов занимает Россия занимает 12 место. (Рис. 1)

Рис. 1. Организации, использующие облачные сервисы в странах мира (в процентах от общего числа) [8].

Одним из актуальных аспектов на сегодняшнее время является сквозная технология как искусственный интеллект (ИИ). Премьер-министр Михаил Мишустин ранее утвердил правила, согласно которым выдача субсидии будет на проекты по реализации российской продукции до четырех млрд в год, некоторые уже планируют реализовать до 2025 года. Также не менее 100 млн рублей за весь период должна вложить и сама компания. К тому же , компания берет ответственность , что доля электроники российского происхождения в рамках общей выгоды проекта составит не менее 70%.

Применение мобильных приложений становится более актуальным и востребованным с каждым годом. Сравнивая мировые рынки потребления мобильных приложений с местным рынком можно увидеть что в 2014 году доля российского рынка на мировом рынке мобильных приложений составила 0,04%. Это свидетельствует о том , что в России низкий уровень использования в компаниях коммуникационных технологий.

Похожая ситуация и в государственных или муниципальных областях. За основу возьмём Аппарат Правительства и органы исполнительной власти Ростовской области в системе электронного документооборота (СЭД) «ДЕЛО». Система установлена практически на всех рабочих местах в Аппарате Правительства и структурных подразделениях региональных исполнительных органов власти. Около 100 региональных менеджеров используют СЭД с мобильных устройств Завершена интеграция с автоматизированной системой обработки обращений граждан в Аппарате Президента Российской Федерации, а также с другими системами. Для управления документами оперативного управления теперь используется система АРХИВ ДЕЛО, а база данных ЭДОМ «ДЕЛО» облегчает обмен официальной корреспонденцией во всех органах местного самоуправления. Внедрение СЭД «ДЕЛО» существенно повысило эффективность за счет автоматизации документооборота и обеспечения непрерывного контроля управленческих решений. Он также упростил организацию офисов и облегчил электронный обмен документами между органами исполнительной власти.

Мы сосредоточимся на одном из инструментов приложений, таких как Мобильный кабинет руководителя. Он представляет собой мобильное приложение для работы с электронными документами для IOS 11-15.3 Android и Windows. Серверная часть приложения включает в себя СЭД «Дело» версий 17.1, 17.2.4, 18.1, 19.6, 20.2. Возможности этого инструмента включают в себя:

• 1.    Получение электронных документов на ознакомление рассмотрение, согласование, подпись;

• 2.    Создание инициативных поручений;

• 3.    Работа с помощником;

• 4.    Использование Apple Pencil;

• 5.    Быстрый поиск нужных документов среди загруженных в приложение;

• 6.    Работа на одном и том же устройстве как в офисе, так и за его пределами;

• 7.    Работа в offline-режиме;

• 8.    Параллельная работа руководителя и помощника.

Целями и задачами выступают:

• 1.    Обеспечить оперативный доступ руководителя к необходимым документам и исполнению задач, находясь вне стен рабочего помещения (командировка, рабочая встреча);

• 2.    Повысить эффективность и удобство работы руководителя.

Мобильное приложение изначально разрабатывалось для руководителей высшего звена, однако оно оказалось настолько востребованным, что охват приложения расширился до 1000 пользователей, включая производственных мастеров.

Также можно рассмотреть Android Studio. Основные критерии анализа включают работоспособность пользовательского интерфейса возможность подключения модулей, системные требования, интеграцию контроля версий и встроенные компоненты тестирования.

Android Studio – это официальный инструмент разработки приложений для Android от Google, основанный на IntelliJ IDEA от JetBrains. Текущая версия — 4.1.3, доступна в Windows, OS X и Linux. Он использует Java для кодирования, предлагает функции перетаскивания и XML для проектирования интерфейса, а также шаблоны для конкретных задач. Интерфейс сложный, библиотеки отображаются в виде раскрывающихся деревьев. Android Studio не имеет фиксированного количества необходимых плагинов. Количество необходимых плагинов может варьироваться в зависимости от конкретных требований к разработке и предпочтений пользователя. Он включает в себя эмулятор устройств Android, но не имеет прямой интеграции с контролем версий

По состоянию на 30 мая 2023 года Android 11 остается самой популярной версией: она работает на 23,1% активных Android-устройств что слегка меньше, чем 23,5% в апреле. Далее следует Android 10 с долей 17,8%, упав с 18,5% в предыдущем месяце, а Android 12 занимает третье место с долей 16,3%, небольшое снижение с 16,5%. Android 13 занимает четвертое место с 14,7% по сравнению с 12,1% в апреле. Использование более старых версий, таких как Android 9 Pie, Android 8 Oreo, и т.д постепенно сокращается. Android 8 Oreo продемонстрировал заметный рост продаж на 1,6%, хотя причина этого всплеска остается неясной.

Также стоит сказать об EOSMobile. Это приложение довольно активно начинает внедряться в государственные и муниципальные органы Согласно данным, клиентами этого инструмента являются Совет Федерации, Арбитражные суды, Центральный банк России, Следственный комитет РФ и др. Это приложение поддерживается различными ОС: Аврора, Android, IOS, Microsoft. Приложение имеет рабочий стол, список документов и файлы, подписание и визирование, рассмотрение документов и вынесение поручений, работа с помощником, исполнение и контроль поручений, рецензирование документов, виджеты, электронную подпись. ЭОС высказались: «Некоторые изменения уже происходят: если раньше речь шла об использовании мобильных решений лишь руководством высшего звена, т.е. о единицах на всю организацию, то 2-3 года назад подключаться стали и заместители, и помощники. Сейчас мы видим и линейных сотрудников среди пользователей EOSmobile. Так что в некоторых организациях число мобильных пользователей превысило 100 и даже 150 человек.»

В заключение, использование систем электронного документооборота (СЭД) стало основной частью современного управления государственными и муниципальными организациями. Благодаря новым технологиям, таким как мобильные приложения, СЭД стал более удобным в использовании, что привело к увеличению результативности работы Внедрение СЭД в органах государственного и муниципального управления, положительно сказалось на работе. Таким образом мобильные приложения для СЭД открывают новые возможности для управления документами в удобной и мобильной форме.