Использование MS Access в агроэкономических исследованиях при обработке информации бухгалтерской отчетности предприятий

Конец ХХ и начало ХХI века для аграрного сектора страны характерны глубокими социально-экономическими преобразованиями. Продолжается процесс трансформации форм собственности, размеров и типов предприятий, нарабатывается новый механизм экономических взаимоотношений субъектов хозяйствования. Однако становление предприятий в условиях современной экономики происходит в большинстве случаев без достаточного научного обобщения достигнутого, что не позволяет в достаточной степени использовать преимущества рыночного хозяйствования, последовательного учета действия экономических законов развития сферы материального производства.

Как показывает научная практика, в ходе агроэкономических исследований обычно используется информация бухгалтерской отчетности предприятий – данные бухгалтерского баланса, отчета о прибылях и убытках (финансовых результатах), а также другие формы [1-5]. Использование рассматриваемой информации предоставляет возможность разработать рекомендации (принять решение) о целесообразности ведения бизнеса, оценить риски приобретения активов, финансовое положение предприятия как потенциального партнера и в других случаях. В условиях рыночной экономики часто обнаруживается конфликт между конкретными условиями и требованиями эффективности производства, когда опыт прошлой деятельности не дает готовой схемы решения (опыта может не быть или имеется, но отрицательный). Возможны три ситуации:

первая - ситуация, относительно которой вообще нет никакого предшествующего отечественного опыта. Эта ситуация мало вероятна, так как зарубежный опыт значительный и возможны варианты его использования или использование метода проб и ошибок;

вторая – имеется некоторый опыт, но его объем не позволяет решить задачу. Решение в этом случае возможно на основе анализа условий, не имевших ранее специальных схем решения;

третья – имеются различные схемы решения (алгоритмы), стандартные управленческие решения.

Для всех рассмотренных ситуаций важным является сбор информации, ее аналитическое использование. За последние годы заметно возросшая техническая оснащенность научного труда открывает возможности широкого применения электронно-вычислительной техники, новых информационных ресурсов, позволяет решать сложные, многовариантные задачи, сокращать сроки для принятия управленческих решений. Однако при этом возникают проблемы использования отчетной информации агропредприятий следующего характера:

организация сбора первичных данных. Первичная информация имеет свои особенности – документ на бумажном носителе или электронный документ формата PDF. В обоих случаях документ представляет собой многостраничную таблицу определенного формата. Документы на бумажном носителе, наравне с электронными, сегментируются на 2 вида: бухгалтерский баланс, отчет о прибылях и убытках (отчет о финансовых результатах). Сегментируемые документы хранятся в картотеке.

организация хранения . Организация хранения документов на бумажном носителе сопряжена с рядом сложностей. К ним относятся требования к месту хранения, влажности, температурному режиму, необходимости иметь значительные площади (объемы) для хранения, поэтому хранение документов в электронном виде, на данном этапе развития средств вычислительной техники, организовать намного проще. Емкость накопителей и их надежность постоянно растет, стоимость падает. К положительным моментам хранения информации в электронном виде относится возможность автоматического резервного копирования, минимально занимаемое физическое пространство, более лояльные требования к месту хранения.

конвертация . Обработка бумажной документации сводится к одной простой процедуре – нанесению комментариев и различных пометок. Дальнейшая обработка документов на бумажном носителе требует процедуры оцифровки или «распознавания», для преобразования в электронную форму.

Для достижения поставленной цели необходимо получить на выходе информационное хранилище. Это позволит гарантированно решить все поставленные задачи.

Процедура конвертации может происходить двумя путями, вручную и автоматизировано. Предпочтение отдается ручной конвертации, т.к. большее количество исходных документов хранится в бумажном виде. Процедура ручной конвертации заключается во внесении оператором данных непосредственно в информационное хранилище. Автоматизированная процедура подразумевает оцифровку документов на бумажном носителе, их «распознавание» с помощью специальных программных средств. Затем данные из оцифрованных документов с помощью операции копирования и вставки заносятся в хранилище. Форматирование оцифрованных документов значительно отличается от исходного в документе на бумажном носителе, в силу различных условий, влияющих на процесс «распознавания». К таким условиям относятся: общее состояние, качество документа и контрастность печати [6-12].

Структура информационного хранилища должна удовлетворять ряду требований:

• •     хранение данных из двух форм бухгалтерской отчетности

бухгалтерский баланс (форма №1) и отчет о прибылях и убытках (форма №2);

• •     вариация данных в этих формах по годам;

• •     привязка форм отчетности к предприятию;

• •    разделение предприятий по организационно-правовой форме, виду экономической деятельности.

Информационное хранилище может быть практически реализовано в среде MS Access 2010. Рассматриваемый программный продукт выбран по следующим критериям: является частью популярного пакета программ MS Office; наличие отличной документации на русском языке; поддержка технологии макросов; удобный пользовательский интерфейс.

В соответствие с требованиями к структуре хранимых данных построена диаграмма классов, рисунок 1.

В соответствии с диаграммой классов реализована база данных в среде MS Access 2010. Схема данных информационного хранилища приведена на рисунке 2.

Рис. 2 Схема данных информационного хранилища возможность выборки. Главной целью создания информационного хранилища является возможность отбирать данные по различным критериям в любом количестве и в любом виде. Выбранное программное обеспечение для реализации информационного хранилища поддерживает язык SQL, а также создания исполняемых компонентов на языке VBA. Сочетание данных технологий в одном продукте позволяет реализовать практически безграничные возможности для выборки и обработки данных.

Возможность выборки базируется на технологии запросов. На рисунке 3 изображено создание запроса, отбирающего данные для печатной формы баланса (форма №1) с помощью конструктора запросов. Запрос принимает значение от пользователя, которое записывается в переменную, являющуюся частью выражения в условии отбора. Наряду с графическим конструктором запросов, для решения ряда специфических задач удобнее использовать язык SQL. Рассматриваемый запрос на языке SQL выглядит следующим образом:

SELECT Организации.*, [Форма 1 Год 1].*, [Форма 1 Год 1].Год

FROM Организации INNER JOIN [Форма 1 Год 1] ON Организации.Код = [Форма 1 Год 1].Организация

WHERE ((([Форма 1 Год 1].Год)<=[За какой год?] And ([Форма 1 Год 1].Год)>=[За какой год?]-2));

Рис. 3 Запрос в режиме конструктора работа с отобранными данными. Структура отобранных данных представляет собой таблицу, с которой возможно выполнять любые операции с использованием языка программирования VBA.

пример использования методики. Рассмотрим вопрос практического применения разработанной методики. Имеется документ на бумажном носителе, на котором представлена форма №1 бухгалтерской отчетности «Бухгалтерский баланс».

Запускаем хранилище, открывается стартовое меню, рисунок 4. В котором необходимо выбрать соответствующую форму.

Рис. 4 Стартовое меню хранилища

После нажатия соответствующей кнопки открывается форма для ввода данных. Максимально приближенная к документу на бумажном носителе. Формы для ввода данных приведены на рисунках 5 и 6.

В верхней части каждой формы приведены данные организации, вид экономической деятельности, организационно-правовая форма, единица измерения. Необходимо ввести данные вручную или выбрать из полей со списками. Показатели вводятся в соответствующие поля, которые имеют названия как в печатной форме документа. Каждая страница формы отвечает за один год, для ввода данных по следующему году, необходимо внизу формы перейти к следующей записи, рисунок 5.

Запись: Н 1 из 2 ► Н ►

Рис. 5 Навигатор

Рис. 6 Форма 1

Рис. 7 Форма 2