Использование принципов системы бережливого производства для организации работы в офисе

В сложившихся рыночных условиях каждая организация стремится к получению максимальной прибыли при минимальных издержках. Снижение издержек, в свою очередь, возможно благодаря переходу к более дешевым ресурсам (что негативно сказывается на качестве продукции) либо благодаря оптимизации производственных процессов. Именно на последний подход ориентирована система бережливого производства, которая в последнее время приобрела популярность и стала широко применяться на российских предприятиях.

Концепция бережливого производства направлена на минимизацию существующих потерь (операции, на выполнение которых затрачиваются время и ресурсы, но которые при этом не повышают ценности продукции для потребителей) на предприятии. Как правило, внедрение бережливого производства используется в цехах промышленных предприятий. Однако данную систему можно применять и в офисах для того, чтобы оптимизировать работу сотрудников.

При введении бережливого производства в офисе очень важно, чтобы сотрудники понимали значение этих изменений, как в целом для организации, так и для них лично, и были вовлечены в процесс оптимизации своей деятельности. Чтобы этого добиться, можно проводить регулярные общие собрания, на которых сотрудники сами выявляли бы проблемы и предлагали пути их решения, либо использовать любой другой способ, позволяющий обеспечить обратную связь с руководством, чтобы каждый сотрудник мог внести свой вклад в развитие компании. Важным фактором при этом будет являться мотивация. Необходимо объяснить сотрудникам, что внедрение этих изменений будет выгодно лично для них, потому что им будет удобнее работать, они смогут быстрее справляться с планом. Необходимо апеллировать к личной выгоде сотрудника, и в итоге получить поддержку со стороны персонала, что является самым ценным при внедрении инструментов бережливого производства. [1]

Применение принципов бережливого производства на практике можно рассмотреть на примере компании GrandGift, которая занимается созданием дизайнерских коллекций подарочной упаковки, аксессуаров, сувениров и предметов декора:

• 1.    План комнаты. На стене рядом с дверью в каждый кабинет размещен его план: расположение столов с указанием их номеров, а также имен, должностей и фото сотрудников, которые за ними сидят. Каждый, кто приходит в отдел, может легко найти нужного коллегу.

• 2.    Внутренняя почта. Во всех кабинетах есть специальные стойки с карманами для бумаг. Каждый из них подписан, на некоторых есть фотографии сотрудников, которым адресованы бумаги. Это помогает ускорить внутренний документооборот. Предположим, работник должен завизировать у директора бумаги, но тот занят. Тогда работник оставляет документы на стенде в своем кабинете. Директор много раз в день обходит офис и, увидев адресованные ему бумаги, сразу их подписывает и оставляет на том же стенде, но вверх ногами (сигнал, что документ подписан).

• 3.    Расписание загрузки учебного класса. В компании есть кабинет, где проходят курсы по упаковке подарков – этому обучается весь персонал, включая уборщиц и водителей, а также клиентов. В свободное время он используется как переговорная. Раньше сотрудники должны были уточнять в отделе обучения, когда комната свободна. Сейчас в коридоре вывесили лист с графиком занятий на два-три месяца вперед. Теперь любой желающий может забронировать время, просто вписав в свободную клетку свою фамилию.

• 4.    Шкафы с открытыми полками. В закрытых шкафах обычно все навалено, и никто точно не знает, что там лежит. Хлам может годами занимать ценное место. Поэтому в компании избавились от всех закрытых шкафов, заменив их открытыми полками, что значительно дисциплинировало персонал.

• 5.    Визуальная навигация на полках. Папки на полках стоят только вертикально – так их легко доставать. Чтобы папки всегда клали на свое место, в компании сделали маркировку: по корешкам папок по диагонали идет наклонная линия определенного цвета. Если папка стоит не на своем месте, это сразу бросается в глаза.

• 6.    Прописка каждого предмета. На каждом предмете в офисе указан его адрес: номер кабинета, номер стола или полки, номер ячейки . Например, бирки на проводах упрощают процесс переезда сотрудников из кабинета в кабинет: не приходится разбираться, куда ведет каждый провод из огромных мотков под столами, это можно прочитать на бирке. Кроме того, красным цветом помечены электрические провода, а зеленым – провода, которые соединяют технику между собой.

• 7.    Сигнальные карточки для расходных материалов. В компании используют сигнальные карточки для всех офисных материалов (бумаги для принтера, картриджей, туалетной бумаги, картона, чистящих средств и пр.), чтобы вовремя заметить, что они заканчиваются. На дно емкости для

• 8.    Свое место для каждого предмета.

• 9.    «Ушки» с телефонными номерами для мониторов. Примерно раз в месяц в компании обновляется список внутренних телефонов – кто-то приходит в компанию, кто-то увольняется, переезжает в другой кабинет. Сотрудники придумали крепить к монитору прозрачные карманы, в которые вставляются списки с номерами телефонов . За обновление отвечают по очереди все подразделения (конкретного исполнителя определяет начальник). Дежурный собирает информацию об обновлениях, корректирует список и рассылает его всем в готовом формате – остается лишь распечатать, вырезать и поместить в карман. Последняя строчка списка – дежурный в следующем месяце. [2]

материала кладется яркая карточка с наименованием расходника. Когда человек берет последний картридж или последнюю пачку бумаги для принтера, эта карточка открывается. Сотрудники отдела поставок ежедневно обходят офис и, если видят сигнальную карточку, заказывают материалы.

Были созданы тематические наборы инструментов. Например, чемоданчик для презентаций, в котором вместе с проектором хранятся дополнительные предметы: мышка, колонки, удлинитель, пульт и пр. Каждому предмету отведено свое место, отмеченное контуром и подписью. В чемодане лежит подробная инструкция, как работать с проектором. Теперь проблем больше не возникает: ничего не теряется, любой сотрудник может самостоятельно подключить проектор.

Приведенные выше решения были предложены как ответ на возникавшие в прошлом проблемы. Благодаря внедрению свежих идей компании удалось сократить время обработки заказов, поиска информации и уменьшить объем запасов. Однако чтобы добиться таких результатов, необходимо стремиться к вовлечению максимального числа сотрудников к разработке улучшений компании и контролировать исполнение принятых изменений. Поскольку добиться максимальной эффективности возможно лишь благодаря совместным усилиям всех сотрудников и регулярному контролю со стороны руководства.