Использование процесса «Управления идеями» для достижения целей компании

В концепции «Бережливое производство» определено, что для борьбы с потерей творческого потенциала на предприятии должна быть внедрена система, в рамках которой любой сотрудник вне зависимости от занимаемой должности и выполняемой работы может подать предложение по улучшению, предложение должно быть рассмотрено, в случае если оно пригодно для дальнейшего использования – реализовано, а сотрудник премирован. Далее в статье при упоминании такой системы будет использован термин «процесс «Управления идеями»».

Даже если руководство предприятия не нацелено на внедрение системы «Бережливое производство» на своем предприятии, проблема потери потенциала работников остается актуальной. В стандарте ISO 9001 есть требование постоянно улучшать СМК (п. 8.5.1). Согласно требованиям стандарта ISO 9001, организация должна постоянно повышать результативность системы менеджмента качества посредствам использования политики и целей в области качества, результатов аудитов, анализа данных, корректирующих и предупреждающих действий, а также анализа со стороны руководства.

Как правило, перечисленной выше деятельностью занимаются сотрудники, чья ответственность за постоянные улучшения деятельности организации установлена в рамках существующей системы менеджмента. Персонал, непосредственно участвующий в реализации процессов, не задействован в процессе улучшения системы. Это является большим упущением, так как рядовые сотрудники, выполняющие стандартные операции видят ситуацию с практической стороны и могут предложить различные идеи по улучшению процессов и деятельности, которые будут действительно полезными для повышения результативности и эффективности деятельности компании.

Таким образом, можно сделать вывод, что наличие процесса «Управление идеями» в системе управления является актуальным на сегодняшний день.

Рассмотрим процесс «Управление идеям» подробнее. Основное содержание и последовательность этапов данного процесса показаны на рисунке 1.

Входами процесса «Управление идеями» могут быть выходы из любых других процессов системы менеджмента организации (например, из процессов управления проектами, управление затратами, производственного процесса) и любая деятельность организации (например, анализ выполнения проектов (выученные уроки), работа с несоответствиями, и другое).

Генерация предложений по улучшению : сотрудник (группа сотрудников) видит область для улучшения или проблему, требующую решения, знает механизм достижения улучшения или изменения ситуации

Оформляет предложение (специально разработанных механизм приемки и обработки предложений от сотрудников)

Предложение обрабатывается экспертом (группой экспертов), принимается решение внедрять или не внедрять поданное предложение, в случае если предложение не жизнеспособно его отклоняют с указание причины

Внедрение предложения :

качественное предложение внедряется, не релевантное - отклоняется с обоснованием причины

I                                                                                                     ,

Премирование: Сотрудники, подавшие качественные предложения, премируется (материально и/или материально)

Рисунок 1. Последовательность этапов процесса «Управления идеями»

Выходы рассматриваемого процесса, такие как, например, не стандартное конструкторское решение, улучшение технологического процесса, новые или усовершенствованные методы контроля качества, предложения по улучшению по результатам анализа выполненных проектов (выученные уроки), закупка нового оборудования для увеличения производительности предприятия, и так далее, есть входы для других процессов, таких как разработка, производство, управление качеством, управление проектами, инвестиционная деятельность соответственно.

Наиболее значимыми целями процесса «Управление идеями» являются:

• -    использование творческого потенциала сотрудников компании всех уровней;

• -    формирование корпоративной культуры в организации, где каждый сотрудник вовлечен в деятельность по улучшениям;

• -    поиск креативных путей решения возникающих проблем.

Процесс «Управление идеями» может оказать положительное влияние на выполнение стратегии компании. Как правило, стратегия направлена на:

• -    повышение конкурентоспособности производимой продукции или услуг;

• -    снижение потерь и затрат;

• -    улучшение бизнес процессов и их взаимодействие;

• -    повышение безопасности деятельности, решение вопросов связанных с охраной труда;

• -    снижение воздействия на окружающую среду.

Главным фактором успеха в реализации процесса «Управление идеями» является внимание и понимание важности рассматриваемого процесса со стороны высшего руководства. Для достижения целей процесса высшее руководство должно четко обозначить и донести до сотрудников компании свою заинтересованность и свои ожидания, и следовать своим заявлениям.

Таким образом, можно сделать вывод, что процесс «Управление идеями» тесно взаимосвязан со всей деятельность организации, и его наличие в системе менеджмента предприятия будет способствовать достижению стратегических целей компании.

Новизна предложенной ниже методики, заключает в том, что впервые были проанализированы и выбраны наиболее результативные методы для внедрения и совершенствования процесса «Управление идеями» и результатом выполненной работы является готовая методика, универсальная для всех видов предприятий, способная помочь внедрить процесс «Управления идеями» и направить его на достижение стратегических целей компании.

Для того, чтобы управлять любым процессом для него необходимо задать цель. В данном случае под целью подразумевается желаемый результат от выполнения процесса. На рисунках 2 и 3 показано как будет функционировать процесс «Управление идеями», если цели для него четко не сформулированы.

Рисунок 2. Активность сотрудников в рамках процесса «Управления идеями» организации в течение года

Рисунок 3. Распределение поданных предложений по темам (направлениям)

Как видно из приведенных графиков, без сформулированных целей процесса и ожиданий высшего руководства предложения по улучшениям приходят не равномерно в течение года и значительная часть предложений направлена на решение организационных вопросов, что не является приоритетом с точки зрения управления бизнесом. Таким образом, делаем вывод, что для того чтобы результаты рассматриваемого процесса не расходились с целями компании, цели процесса необходимо связать с целями компании.

Итак, экспертным методом высшим руководством были выбраны наиболее приоритетные стратегические цели. Результаты обработанных данных представлены на рисунке 4.

Рисунок 4. Анализ наиболее значимых тем (направлений) для подачи предложений по улучшению

Таким образом, по результатам проведенного анализа по правилу Парето определись 20 % наиболее значимых тем для подачи предложений по улучшению с точки целей компании являются снижение себестоимости (снижение затрат) и уменьшение затрат на несоответствия. Это значит, что для достижения целей компании высшему руководству и руководству проекта по внедрению рассматриваемого бизнес процесса необходимо сосредоточить все усилия на выявленных темах: снижение себестоимости (снижение затрат) и снижение затрат на несоответствия.

Управление процессом с целью достижения заданных целей проходит по следующему пути:

• 1.    Постановка целей.

Формат цели предпочтительно должен быть «SMART», т.е. к целям должны быть предъявлены следующие требовании:

• -    цель должна быть конкретна : должно быть определено ожидаемое количество предложений по улучшению, ожидаемый потенциальный экономический эффект от предложений, вовлеченность сотрудников, количество внедренных (жизнеспособных) предложений;

• -    цель должна быть достижима : при постановке цели руководству необходимо понимать, что в условия ограниченности ресурсов (времени у сотрудников, капитала) внимание к проекту с их стороны, не нанося ущерб основным обязанностям, будет ограниченно, поэтому необходимо соблюдать баланс. Дополнительно стоит отметить: невозможно сократить затраты до нуля или снизить себестоимость до максимально минимального значения, как минимум не стоит ожидать такого результата в короткие сроки, поэтому при постановке цели нужно определить реальные возможности для улучшения, эти возможности и должны стать целею;

• -    цель должна быть ограничена по времени : необходимо установить период, за который организация добивается поставленной цели, как правило, устанавливают период – 1 финансовый год;

• -    цель должна быть измерима : у ответственных за проект должна быть методика подсчета показателей, в частности для расчета экономического эффекта;

• -    цель должна быть актуальной : т.е. цель должна соответствовать существующей потребности (могут использоваться методы бенчмаркинга, например, для определения себестоимости продукции конкурирующих компаний и сравнение с себестоимость про- 238

• 2.    Вовлечение сотрудников, генерация предложений, их обработка и мотивирование вовлеченных сотрудников.

• 2.1.    Всеобщее информирование о целях проекта, взаимосвязи проекта с целями компании и отдельных подразделений, важности участие в деятельности по улучшениям, ожиданиях высшего руководства от процесса. Общие собрания, рассылки по электронной почте и мотивационные плакаты, регулярные, доступные всем отчеты о результативности процесса. Перечисленные методы будут эффективны в начале внедрения процесса и поддержания его в дальнейшем.

• 2.2.    Проведение мозговых штурмов по подразделениям. Этот метод эффективен, если наблюдается спад активности в программе.

• 2.3.    Межфункциональный мозговой штурм. Выбирается проблема, требующая решения, например, высокая себестоимость производимой продукции, собирается команда из сотрудников, деятельность которых тем или иным образом влияет на данную проблему, и проводится совещание по генерации предложений, далее предложения обрабатываются, и по результатам обработки формируется план мероприятий для подразделений на определенный срок.

• 3.    Мониторинг выполнение целей. Необходимо определить с какой периодичностью будут отслеживаться, и сообщаться руководству показатели процесса, как часто будут проводиться совещания по обсуждению достигнутых результатов процесса.

• 4.    По прохождению определенного периода достигнутые результаты должны быть проанализированы и при неудовлетворительных результатах должны быть предприняты соответствующие корректирующие и предупреждающие мероприятия.

дукции рассматриваемой организации), а также выходные данные из анализа проигранных тендеров и анализа затрат.

Далее происходит распределение целей по всем уровням управления компании до самого последнего сотрудника.

Возможен и другой вариант, когда постановка цели идет в обратном направлении: каждое структурное подразделение определяет для себя цели, используя также формат SMART, и в конечном итоге цель компании складывается из суммы целей подразделений.

На этом этапе можно воспользоваться одним их ниже перечисленных методов или комбинацией нескольких их них.

Последовательность перечисленных этапов приведена в таблице 1.

Т а б л и ц а 1

Последовательность этапов и их особенности при внедрении процесса «Управление идеями»

	Этап	Примечание
PLAN	Постановка цели	Стандарт цели "SMART": цель должна быть конкретна, измерима, достижима, актуальна, ориентирована во времени"
DO	Вовлечение сотрудников и мотивирование	Методы, которые могут быть применены: 1.    Информирование всех сотрудников о целях процесса; 2.    Проведение мозговых штурмов по подразделениям; 3.    Проведение межфункционального мозгового штурма; 4.    Мотивирование сотрудников на непрерывное генерирование предложений
CHECK	Мониторинг выполнения цели	Должна быть задана периодичность отслеживания результатов процесса (ежемесячно, ежеквартально, другое)
ACT	Оценка достижения цели, проведение корректирующих мероприятий	Проведение дополнительных мотивационных мероприятий

Как видно из представленной таблицы 1, перечисленные этапы соответствуют циклу PDCA, что говорит о том, что описанный процесс будет результативен и эффективен при его применении.