Использование современных средств мониторинга для оптимизации затрат на обслуживание печати

Такая проблема как оптимизации работы организации, связанная со снижением затрат не перестает быть актуальной. В любой структуре применяется целый ряд различных устройств, требующих замены расходных материалов, обслуживания, ремонта и т.д.

Использование информационных технологий и компьютерной техники на сегодняшний день является неотъемлемой частью работы любой организации независимо от того коммерческая она или нет.

Здесь имеется в виду формирование и наличие в каждой организации ИТ-инфраструктуры, состоящей из таких компонентов, как: [7]

• •    локально-вычислительная сеть;

• •    структурированная кабельная система;

• •    оборудование сервера;

• •    программное обеспечение;

• •    системы для хранения и управления данными;

• •    средства обеспечения информационной безопасности;

• •    телефония и т.д.

Перечисленные составляющие являются основой любой организации и ее стратегическим активом. Это выражается в том, что от их эффективной и бесперебойной работы и зависит деятельность компаний. Следовательно, вопрос, связанный с затратами на поддержание и модернизацию ИТ-инфраструктуры и ее компонентов является актуальным на сегодняшний день.

Расходы любой организации состоят частично из затрат на эксплуатацию и поддержание средств печати в оптимальном состоянии, в том числе сами расходные материалы, а также операции по обслуживанию оборудования.

Исходя из этого оптимизация затрат на обслуживание печати будет подразумевать снижение количества печати не по назначению, рационализация рабочих мест в части правильной расстановки оборудования. Проблема в данном случае состоит в том, что в организациях отсутствует должный контроль за печатью работников, которая связана с загруженностью оборудования и сотрудников различной работой плановой и внеплановой.

Контроль может осуществляться лишь с помощью специальных средств.

Рынок программного обеспечения давно представлен целым рядом продуктов, способных автоматизировать такие процессы, как учет и ремонт средств печати (оргтехники). [1]

В данной работе обоснуем такую проблему, как затраты на обслуживание печати, которые входят в общие издержки ИТ-инфраструктуры. И как любые другие расходы, данные затраты должны оптимизироваться и контролироваться, при том, что потенциал для этого существует в виде программных решений средств мониторинга.

Развитие ИТ-инфраструктуры происходит достаточно динамично [3]. Ежегодно выпускается все новое, усо-

вершенствованное оборудование для печати, которое позволяет отслеживать затраты, однако саму их работу проконтролировать сложнее. Так как оборудование может контролировать свой расход и оценивать результаты, но не может себя обслуживать.

Именно поэтому необходима процедура мониторинга обслуживания средств печати, представляющая собой непрерывный процесс наблюдения и регистрации их параметров в сравнении с нормативными критериями [5]. Затраты на данный вид обслуживания поддаются контролю сложнее прочего, поэтому компании занялись разработкой специальных средств, позволяющих контролировать факторы, которые влияют на расходы, связанные с организацией и обслуживанием печати.

Так как средства печати различны по своей производительности, выпускаются многими компаниями, которые пытаются сделать свое оригинальное наполнение, то и показатели их работы варьируются.

Целью мониторинга в данном случае является грамотное и структурированное распределение устройств печати в организации и ее структурных подразделениях.

Современные средства мониторинга дают возможность установления нормативных объемов печатных документов для каждой рабочей группы, каждого структурного подразделения и выделения для них оптимальных устройств, отвечающих их потребностям.

Мониторинг в данном случае должен быть основан на сборе информации и ведении на ее основе статистики. Это создается с целью регулирования печати, а именно: злоупотребление печати лишней информации, чрезмерное использование цветной печати, контроль своевременности заказа расходных материалов.

Поэтому и стоит применять специализированное программное обеспечение, включающее такой процесс, как мониторинг.

Основные задачи мониторинга оптимизации затрат на обслуживание печати:

• •    понимание текущих объемов печати;

• •    определение наиболее «затратных» структурных подразделений организации;

• •    выявление реального показателя затрат организации на печать;

• •    определение текущей стоимости печати;

• •    выявление работников, которые используют оборудование не по целевому назначению и для личных нужд;

• •    выявление и установление проблем и слабых мест в системе безопасности, в частности при распечатке конфиденциальных документов;

• •    предотвращение утечки конфиденциальной корпоративной информации;

• •    введение тенденции экономии средств печати и контроль за ними;

• •    контроль соблюдения соответствия печати оборудованию;

• •    снижение затрат организации путем сокращения нецелевой печати.

Средства мониторинга осуществляют контроль путем

Рисунок 1 . Алгоритм действия современных средств мониторинга

отслеживания технического состояния и степени загруженности используемого оборудования удаленно. Кроме того, контроль происходит и за состоянием, и ресурсом картриджей. Получение актуальной информации позволяет полностью управлять данным процессом, оперативно реагируя на любые отклонения: неполадки, замена элементов устройств и расходных материалов и т.д.

Алгоритм функционирования современных средств мониторинга в отношении средств печати может быть схематично представлен в виде изображения на рисунке 1.

Для того, чтобы просчитать затраты на обслуживание печати необходимо учитывать ресурс устройств, который складывается из:

• •    рекомендованных показателей объемов печати и копирования за определенный временной промежуток;

• •    максимально заявленного объема печати и копирования; • выявления максимально возможной нагрузки на оборудование.

Расчет первого показателя происходит путем умножения расхода одного картриджа на 60 месяцев эксплуатации (5 лет гарантийного срока службы). Это и будет штатная загрузка оборудования.

Второй показатель не должен превышать первый более чем в два раза. Он характеризует нагрузку, которую оборудование сможет выдержать в экстренных ситуациях, не нанеся ущерб своим техническим характеристикам.

Третий показатель характеризует режим, при котором оборудование теряет свои технические характеристики и соответственно срок эксплуатации сокращается в два-три раза. [2]

На ресурс устройств оказывают влияние расходные материалы, так как в зависимости от комплектации средств печати, применяемые материалы могут быть различными в части соотношения расход-нагрузка. Для экономии расходных материалов здесь часто организации стараются применять их совместимые аналоги. Это позволяет снизить стоимость печати, но одновременно снижает ее качество. Еще одним побочным эффектом является более частое сервисное обслуживание, так как аналоги сильнее загрязняют внутренности печатных устройств. Следовательно, при расчетах затрат на печать еще дополнительно следует учитывать ресурсные детали и сервисное обслуживание.

Как было указанно выше, устройства печати входят в состав ИТ-инфраструктуры и могут работать при помощи подключения непосредственно к рабочей станции или же при помощи локальной сети. Первый способ позволяет использовать устройство ограниченному кругу лиц, но он проблематичен в контроле, так как требует присутствия специалиста непосредственно у данной рабочей станции и данного устройства в случае неполадок или ошибок. Соответственно такое подключение связано с дополнительными затратами: вызов специалиста, диагностика на месте установки устройства, ремонт и т.д.

Второй же способ, который основан на сетевом подключении, предполагает использования дополнительно специального программного обеспечения. При помощи таких программ и осуществляется мониторинг устройств печати, который происходит удаленно. То есть в данном случае специалист отслеживает процесс работы устройств печати со своего рабочего места, в том числе и контролируют объемы печати. При этом он контролирует сразу несколько устройств, и в случаях выявления ошибок и неисправностей устраняет их дистанционно. В данном случае становится понятно, что такой вид подключения устройств печати менее затратный, так как не включает в себя ряд мероприятий. Это является одним из способов снижения затрат на печать.

Можно выделить несколько возможностей для проведения мониторинга средств печати:

• 1.    Проведение мониторинга удаленно, используя облачный сервис. Данное преимущество особенно актуально для небольших организаций и филиалов компаний, так как сам процесс осуществляется автономным агентом, который обеспечивает передачу собранных данных через сеть Интернет в зашифрованном формате в облачную систему. При этом отсутствует необходимость в установке и поддержке оборудования, системном программном обеспечении в самой организации или филиале.

• 2.    Возможность автоматического нахождения устройств печати в ЛВС. В данном случае имеется ввиду то, что определение средства печати, его модели и марки происходит уже на стадии подключения к информационной сети.

• 3.    Осуществление периодического сбора параметров устройств печати (инфраструктуры средств печати). Происходит сбор данных о состоянии средств печати о состоянии, количестве напечатанных листов, объеме расхода ресурсов. Все это дает возможность определять с особой точностью затраты на печать и интенсивность использования средств печати.

• 4.    Подведение итогов и сбор отчетности по собранным данным. Чаще всего полученные параметры представляются в виде графиков и отчетов. Это дает возможность следить за изменениями отдельных данных во времени, а также получить статистику их доступности и эффективности их использования.

После процедуры мониторинга следует проводить оптимизацию затрат на обслуживание печати. В общем виде она состоит из: [4]

• •    отказа от печати части бумажных документов, замена их электронными;

• •    снижения числа копий печатных документов;

• •    ухода от печати черновых вариантов документов;

• •    замены дорогого в обслуживании и морально устаревшего оборудования печати;

• •    уменьшения числа различных моделей устройств печати (выбор основной марки и последующее приобретение техники только данной фирмы);

• •    ограничения использования цветной печати, которая считается наиболее затратной;

• •    применения аналогов расходных материалов (связан с дополнительными рисками);

• •    расположения устройств печати с учетом реальных объемов работы и удобства пользователей (более мощные устройства в структурные подразделения, где бумажный оборот наибольший и наоборот);

• •    сокращения числа офисной техники;

• •    оптимизации бизнес-процессов. [6]

  
  

Таким образом, вопросы, связанные с затратами на печать и их оптимизацией, являются важными для любой организации на сегодняшний день. Эффективным средством контроля данной области является процесс мониторинга. Однако, для получения реальных результатов необходимо учитывать человеческий фактор и культуру в организации, которую следует направить в русло бережного отношения к технике и экономии материалов.

Успешность мероприятий по оптимизации зависит от стимулирования персонала организации. А оптимизация затрат на печать обеспечит экономию и расходных материалов, и средств организации. При этом можно будет наблюдать положительный эффект, связанный со снижением нагрузки на экологию в части переработки отходов.