Исследование предметной области и анализ осуществимости разработки программных средств для автоматизации процесса учета материальных ценностей кафедры вуза

Исследование предметной области

Миссия компании: «Обеспечение качественного, доступного, современного образования, подготовка научно-технической элиты города. Выполнение функций не только образовательного и научного, но и воспитательного, культурного и социального учреждения».

Ценности кафедры вуза:

• •    Высокое качество подготовки выпускников, соответствующее требованиям общества и государства

• •    Ответственность за эффективность выполнения задач университетом, возложенных на него государством и обществом, за качественное обеспечение запросов потребителей образовательных и прочих услуг

• •    Основополагающая роль образовательной и научной деятельности как фундамент высококачественной подготовки обучающихся.

• •    Непрерывность и преемственность, единство обучения, научных исследований и воспитательного процесса в стенах университета

• •    Уважение личности, соблюдение социального, национального, религиозного и других принципов равенства сотрудников и обучающихся, создающие комфортные условия для творчества и развития

• •    Наличие инфраструктуры и материально-технической базы, обеспечивающих высокое качество образовательной, научной, культурной и социальной деятельности университета

• •    Интеграция в мировое образовательное, научное и культурное пространство

Стратегическая модель целеполагания:

Альбом моделей предметной области

Организационная модель

Кадровая модель кафедры вуза:

Для простоты определения функции и ее исполнителя, составим мат- рицу организационных проекций:

	Решение о доставке ценности     в определенную аудиторию	Списание объекта	Ремонт объекта	Принятие материальных ценностей	Присвоение  ин- вентар-ного но мера	Подтверждение наличия (недостач) ценностей	Составление заявки на    за купку	Проверка технического состояния
Зав. кафед-федрой	X	X		X	X		X
Комис миссия						X
Инженер								X
Техник			X

Диаграмма use case функционала сотрудников кафедры представлена на рисунке:

Принятие материальных ценностей

Функционально-технологическая модель

Кафедра вуза реализует процесс закупки, учета, инвентаризации, списания материальных ценностей.

Процесс закупки реализуется по следующему алгоритму:

• 1.    Заведующий кафедрой, на основе отчетности за прошедший период проводит анализ и составляет заявку на приобретение материальных ценностей на имя директора.

• 2.    Директор, ознакомившись с заявкой инициализирует создание тендера на закупку.

• 3.    Зам. директора по административно-хозяйственной части, проводит аукцион на основе тендера с дальнейшим приобретением необходимых материальных ценностей.

• 4.    Заведующий кафедрой, подает заявку на доставку закупленных материальный ценностей на территорию кафедры.

Процесс учета:

• 1.    После доставки оформляется акт приемки передачи по форме №ОС-1 в одном экземпляре.

• 2.    Объекту присваивается инвентарный номер, соответствующая запись заносится в акт. Копия акта с указанным инвентарным номером остается у материально-ответственного лица (заведующего кафедрой). В инвентарную опись заносится соответствующая запись.

• 3.    Объект направляют в необходимую аудиторию, перемещение фиксируют.

Процесс инвентаризации:

• 1.    Инициируется проверка всех объектов, выявляются недостачи.

• 2.    Проверяется состояние объектов. В случае необходимости инициируется процесс ремонта, выносится решение о списании.

Процесс снятия с эксплуатации:

• 1.    По истечению срока эксплуатации, либо по причине поломки принимается решение о списании мат. средства.

• 2.    Составляется акт о выводе из эксплуатации, производится фотографирование списанного объекта, уничтожение записи.

Процессно-ролевая модель

На данной схеме отображен весь цикл учета материальных ценностей. От закупки, до списания.

Общая схема учета материальных ценностей

Декомпозиция учета материальных ценностей. После закупки, мат. ценность принимается на кафедре материально-ответственным лицом (заведующим кафедрой). Далее объекту присваивается инвентарный номер, заносится соответствующая запись в инвентарную карточку (журнал учета), и доставляется в необходимую аудиторию.

Учет поступления материальных ценностей

Декомпозиция процесса инвентаризации. Комиссией, производится учет всех материальных ценностей, проводится сверка с инвентарными карточками, выявляются недостачи. В случае недостач, составляется список закупок. Проводится проверка технического состояния объектов, в случае поломок принимается решение о списании, либо о ремонте.

11ри»ж1 a newe^aei иоооиц.<«** нме*мгм11иые1м**

,       *)* AID       ]                           Тйк UBumpM iyw                                      No I

Инвентаризация

Процесс учета материальных ценностей включает в себя 4 основных этапа:

• 1.    Закупка материальных ценностей. На основе списка требуемых материальных ценностей открывается аукцион. Закупленные ценности доставляются в места назначения.

• 2.    Учет поступления материальных ценностей. Составляется акт приемки-передачи, каждому объекту присваивается инвентарный номер.

• 3.    Инвентаризация. Проверяется наличие недостач, состояние объектов. В случае надобности инициируется процесс ремонта, принимается решение о списании, составляется список закупок.

• 4.    Процесс списания материальных ценностей. Составляется акт о списании, уничтожаются записи об объекте.

Модель документооборота

Диаграмма и номер    на диаграмме	Составляемый   доку мент	Операция	Кто составляет	Документы-основания	Реестр, в котором   реги стрируется документ
2.2	Запись    об объекте	Присвоить инвентарный номер	Заведующий кафедрой	Акт-приемки передачи	Инвентарная карточка (журнал  уче та)
3.4	Заявка на приобретение мат. ценности	Составление заявки на закупку	Заведующий кафедрой	Акт о недостаче	Реестр заявок
3.2	Акт о списании	Проверка технического состояния	Заведующий кафедрой	Акт о проведенной инвентаризации	Инвентарная карточка (журнал  уче та)

Аппаратное и программное обеспечение компании

Кафедрой вуза активно используется пакет офисных приложений Microsoft Office 2003, в частности Microsoft Word, Microsoft Excel и Microsoft Access.

Также компьютеры оборудованы современными интернет-браузерами. В частности, Google Chrome.

Компьютеры находятся под управлением операционной системы Windows XP.

Анализ осуществимости проекта

Перечень и обоснование выбора бизнес-процессов для автоматизации.

Для кафедры Волжского политехнического института предлагается автоматизировать следующие процессы:

• •     Автоматизация документооборота

• •     Присвоение инвентарного номера

• •     Определение местоположения объекта

• •     Учет материальных ценностей, хранение информа

ции

Требования по автоматизации выделенных бизнес-процессов

Приоритетные требования: необходимые отмечены (!), желательные отмечены (*), дополнительные отмечены (+).

• 1.    Требования к системе в целом:

  • 1.1.    К структуре системы:

    • 1.1.1.    Автоматизация документооборота в рамках деятельности кафедры. (!)

    • 1.1.2.    Автоматизация учета материальных ценностей. (!)

  • 1.2.    К режимам функционирования:

    • 1.2.1.    Внесение записей об объекте: инвентарный номер, имя, прочие данные. (!)

    • 1.2.2.    Создание шаблонов записей по категории материальной ценности. (!)

    • 1.2.3.    Автоматическое внесение записи инвентарного номера объекта и информации о нем. (+)

    • 1.2.4.    Режим редактирования записей. (!)

    • 1.2.5.    Сохранение информации в единую базу данных. (!)

    • 1.2.6.    Возможность слияния нескольких баз данных. (+)

    • 1.2.7.    Создание и заполнение шаблонов документации. (*)

    • 1.2.8.    Хранение и редактирование информации о местоположении объекта. (!)

    • 1.2.9.    Фильтры для поиска объекта в базе данных: по категориям, по срокам введения в эксплуатацию.

    • 1.2.10.    Создание QR-кода с инвентарным номером и краткой информацией об объекте. (*)

    • 1.2.11.    В мобильном приложении: просмотр информации об объекте путем сканирования QR-кода. (+)

  • 1.3.    К персоналу:

    • 1.3.1.    Обеспечить заведующему кафедрой полную информацию и управление учетом материальных ценностей. (!)

  • 1.4.    К надежности:

    • 1.4.1.    Обеспечить устойчивость к техническим сбоям. (*)

  • 1.5.    К безопасности:

    • 1.5.1.    Система должна быть защищена от несанкционированного входа. (!)

    • 1.5.2.    Система должна быть защищена от потери данных путем создания бэкапов. (!)

  • 1.6.    К транспортабельности:

    • 1.6.1.    Приложение должно быть мультиплатформенным: desktop, мобильные системы. (*)

  • 1.7.    К эргономике и технической эстетике:

    • 1.7.1.    Весь интерфейс приложения должен быть создан в едином графическом стиле. (+)

    • 1.7.2.    Адаптивный дизайн. (!)

  • 1.8.    К сохранности информации при авариях:

    • 1.8.1.    При потере информации в случаях сбоя, производиться восстановление данных с заранее созданного бэкапа. (!)

Выводы

Подытожим список процессов, подлежащих автоматизации. Во-первых, необходимо реализовать автоматизированную работу с документами. Это поможет сильно упростить и ускорить работу. Во-вторых, необходимо создать удобный интерфейс по работе с базой данных учета материальных ценностей. И наконец, мобильную версию приложения, для доступа к информации о материальной ценности в любое время, находясь непосредственно рядом с ней.

Заключение

Учет материальных ценностей – процесс, который будет оставаться актуальным всегда, до тех пор, пока существует организация. Этот процесс связан с работой с большим количество информации и документов, в связи с чем упрощение и частичная автоматизации этого процесса является одной из приоритетных задач. Ведь это облегчит работу заведующего кафедрой, а, значит, уменьшит возможность появления ошибок и повысит общее качество работы.