Исследования проблем организации с помощью прикладного системного анализа. На примере мероприятия «Фотокросс»

Томско-Якутское землячество состоит из студентов Томских ВУЗов СУЗов прибывших из Якутии. На сегодняшний день в Томске из РС(Я) обучается примерно 450 чел. по линии Министерства профессионального образования, подготовки и расстановки кадров РС(Я) 250 чел. Прибывший выпускник школы, приехавший в мало знакомый город может столкнуться с рядом проблем: языковой барьер, адаптация, знакомство с городом, учеба, досуг, и др. Для решения проблем и сплочения наших земляков и существует землячество. Активная деятельность землячества берет начало с 2011 года, создается инициативная группа Томская региональная общественная организация Республики Саха (Якутия) "Ситим" ("Связь"). С этого момента землячество активно принимает участие в различных общественных университетских и городских мероприятиях. Так же реализует ряд своих культурных и спортивных событий. За прошедший год проведено более 25 мероприятий.

Фотокросс

Фотокросс — соревнование фотографов, гонка с тематическими и временными рамками. Он стоит где-то посередине между спортом и фотоконкурсом, сочетая в себе оценку скорости, креативности и зачастую ориентирования на местности. В определённое время участники фотокросса собираются в точке старта, регистрируются и получают задания. Задания представлены словом или фразой — темой, на которую должна быть снята фотография. За отведённое время после старта команды должны сделать хотя бы по одной фотографии на каждую из заданных тем и прийти в точку финиша. Результаты оцениваются по креативности фотографий и скорости прохождения кросса.

«Фотокросс» в землячестве проводиться с осени 2012 года. На протяжении двух лет было проведено три фотокросса среди студентов, обучающихся в г. Томске из Республики Саха(Якутия). Каждый фотокросс проводился с определенной темой и интересными задумками, например, велокросс.

Проектная часть.1    этап: формулировка проблемы.

Проблема состоит в том, что приходит мало участников и большую половину составляют старшие курсы студентов, обучающихся в Томске из Якутии. Отсутствие интереса у первокурсников. Организация «Ситим» хочет с помощью фотокросса получить знакомство с новыми людьми (первокурсниками), активный отдых в неформальной обстановке, а также сплочение активистов.

• 2    этап: диагностика проблемы.

Исходя из проблемы, мы видим, что:

• 1)    Приходит мало участников, из-за плохой рекламы;

• 2)    В группе «ФОТОКРОСС в ТРОМРС(Я) СИТИМ» мало подписчиков, из них большая часть старшекурсников;

• 3)    Проводим фотокросс в выходной день (ребята хотят отдохнуть дома, а не на улице).

• 3    этап: составление списка стейкхолдеров.

Организаторы:

• -    Васильева Катерина: главный организатор фотокросса. Проводит фотокросс для того, чтобы провести досуг для студентов из РС(Я) и их друзей.

• -    Организация «СИТИМ»: через фотокросс хотят, чтобы студенты познакомились друг с другом, объединились в неформальной обстановке и с агитировать вступить в актив землячества.

Участники: студенты, обучающиеся по линии Министерства РС(Я).

• -    Студенты из РС(Я): провести весело время и найти новых друзей среди студентов.

• -    Первокурсники из РС(Я): узнать о фотокроссе, о землячестве, о активе, познакомиться со студентами старших курсов, узнать о студенческой жизни и посмотреть город.

• 4    этап: построение проблемного мессива.

• 1)    Организаторы:

• -    Васильева Катерина: не может привлечь первокурсников на «фотокросс», из-за низкой информативности среди студентов. Низкая информативность возникает из-за плохой рекламы, т.к. качество информации передается лишь в узком кругу;

• -    «Ситим»: низкая информация, потому что неэффективная работа информационного сектора (из-за того, что приходит мало людей => как показатель работы актива).

• 2)    Участники:

• -    Первый курс: первый год обучения в университете, не знают четкой информации о фотокроссе, соблазн «взрослой» жизни, из-за него нет желания вступать и участвовать в мероприятиях организации, стесняются спросить, т.к. боятся спросить у незнакомых людей (т.е. организаторов).

• -    Старшие курсы: думают, что фотокросс проводится для первокурсников. В основном фотокросс посещают активисты-старшекурсники (2,3,4 и 5 курс).

• 5    этап: выбор конфигуратора.

Для наиболее эффективной работы необходимо привлечь экспертов в области управления проектом, фотодело, маркетинга и IT-технологий. Для этого организации «Ситим» нужно либо нанять специалистов, но из-за того, что финансов в организации нет, то тогда нужно научить активистов данным ремеслам. Управление проектами, маркетинг и IT-технологии, по большому счету, нужны организации «Ситим», но так как «Ситим» связан с фотокроссом, то и мероприятию так же понадобятся данный конфигуратор. IT-технологии используются в СМИ (соц.сети, сайт).

• 6    этап: выявление целей.Цели организаторов:

Васильева Катерина :

• •     Привлечение как можно больше студентов, особенно

первокурсников;

• •     Показать город;

• •     Найти преемника;

Организация «Ситим»:

• •     Установить связь между первокурсниками;

• •     С помощью мероприятия прорекламировать и проагитировать

первокурсников вступить в актив организации;

Цели участников:

Студенты старших курсов:

• •     Провести досуг;

• •     Хотят, чтобы фотокросс проводился чаще;

• •     Посмотреть и познакомиться с первокурсниками;

Первокурсники:

• •     Досуг;

• •     Завести новые знакомства;

• •     Выиграть приз;

• •     Узнать об активе организации;

• 7 этап: критерии.

Ограничения:

• •     10-15 лучших фотографий по мнению участников команды,

каждая команда выбирает по своему усмотрению;

• •     Короткое, но понятное выступление команды. Вид презентации

на свое усмотрение;

• •     На фотографии должны быть все участники команды;

• •     Участникам фотокросса дается ограниченное количество

времени, за которое они должны выполнить задание.

• •     В команде не должно превышать 10 человек (максимум 6

человек в группе);

• •     Команд, участвующих в фотокроссе должно быть не меньше

трех;

• •     У каждой команды должен быть фотоаппарат с чистой памятью;

• 1.    Стоимость : деньги, время (скорость обмена информации);

• 2.    Качество : качество фото, количество фото, качество призов; качество задания, популярность фотокросса.

• 3.    Риски :  придет мало участников, фотокросс перестанет

Качество фотографий : фотографии должны быть сделаны на фотоаппарат, НЕ на телефон;

существовать.

В данном мероприятии риск может заключаться в плохой организации и схваченности организаторов, если это случиться, то на фотокросс придет мало участников или же мероприятие перестанет существовать.

• 8    этап: генерирование альтернатив.

В ходе мозгового штурма были получены идеи, которые могут помочь оптимизировать работу фотокросса. Для этого нам предстоит сделать:

• •     Провести фотокросс как квест, т.е. разбить участников в разные

команды и дать задания на различных станциях;

• •     Провести фотокросс в стиле «челленджа», т.е. каждая команда

пишет на отдельном листке задание, которое хочет, чтобы выполнила другая команда, потом это все смешивается и с помощью вытягивания раздаются задания для каждой команды. И потом это все снимается на камеру;

• •     Фотографии, которые снимут участники отправить на какие-

• нибудь конкурсы;

• •     Снять видеоотчет о проделанной работе;

• •     Провести «галерею памяти», выставить все фотографии на

общем собрании;

• •     Переделать группу «вконтакте» на мероприятие, для того чтобы

участники заходя к себе на страничку были оповещены о данном мероприятии;

• •     Передать фотокросс новому молодому организатору, для того

чтобы вдохнуть новые идеи для фотокросса.

• 9    этап: принятие решения.

Рассмотрим каждый из предложенных вариантов, выберем три из них, которые подходят нам по критериям и оценим их.

Система оценивания – десятибалльная шкала:

• •     Критерий «стоимость». 10 баллов – затраты минимальны, 1 балл

  – затраты высоки.

• •     Критерий «качество». 10 баллов – высокое, 1 балл – низкое.

• •     Критерий «риски». 10 баллов – риски минимальны, 1 балл –

риски высоки.

Выделенным критериям, исходя из существующего положения дел мероприятии, были выставлены следующие веса:

• •     Стоимость 0,35 (35%)

• •     Качество 0,45 (45%)

• •     Риски – 0,20 (20%)

  Стоимость      Качество      Риски      Итого	Т
  Квест и челлендж   6               7              3           16	абли
  Мероприятие       9              10            10         29 «вконтакте»	ца1. альт
  Преемник          10              7             4           21	ерна

тивных вариантов решения проблемы по критериям.

Проведем многокритериальное сравнение результатов нашего анализа, сведенных в таблице, при помощи графического количественнокачественного метода «паутина». В результате анализа лидером оказалась идея создания мероприятия вместо группы в социальной сети «Вконтакте», которая по прогнозам поможет охватить гораздо большее количество участников, но при этом сэкономить время за счёт того, что не нужно будет организаторам писать каждому участнику о проведении фотокросса.

•         Передать фотокросс в руки новым активистом организации

«Ситим», т.е. влить новое веяние и идеи;

Консультировать новоиспеченных организаторов; Поиск специалистов и конкурсов для фотокросса.

"Экономика и социум" №1(14) 2015