IT-технологии как средство управления персоналом в предприятиях

Любое предприятие, фирма или организация имеет свою собственную организационную структуру. Она многомерна и может быть расчленена на множество взаимосвязанных и взаимозависимых подструктур, которые можно рассматривать как самостоятельные структуры: кадровая структура, маркетинговая структура, структура управления производством, а также финансово-экономическая и информационная структуры. Все они тесно взаимодействуют между собой, и именно это создаёт организационную структуру предприятия. Взаимодействие в рамках этой организационной структуры на современных предприятиях происходит посредством IT-технологий.

Под IT-технологиями в управлении персоналом на современных предприятиях подразумеваются технологии, включающие в себя модули, позволяющие обрабатывать следующие основные направления деятельности предприятия:  кадровый учет; кадровый документооборот; управление мотивацией; табельный учет; расчет зарплаты; регламентированная отчетность; планирование человеческих ресурсов; планирование фонда оплаты труда; оценка персонала; управление обучением; подбор персонала; кадровый резерв; и т.д.

Каждую систему управления можно представить как информационную систему с различными информационными потоками в виде документов, распоряжений, запросов, обращающихся внутри организации, исходящих или входящих из внешней среды. В последние десятилетия сильно увеличился объём информации в обществе в принципе, а также информации, используемой и на самих предприятиях в частности. Корпорация ЕМС обнародовала результаты исследования Big Data, Bigger Digital Shadows and Biggest Growth in the Far East, проведенного IDC при поддержке компании ЕМС. Это исследование демонстрирует беспрецедентный рост информации в мире, только 0,4% которой, по оценкам IDC, анализируется.

Повсеместное распространение технологий и доступа к Интернету привели к удвоению объема информации за последние пару лет. Исследование оценило объем сгенерированных данных в 2012 г. в 2,8 зеттабайта и прогнозирует к

2020 г. увеличение объема до 40 зеттабайт, что превосходит прежние прогнозы на 14%. [1, с. 24]. Это связано с растущими темпами развития науки и техники, появлением новых технологий, а также их быстрым устареванием и приходом взамен новых.

На передовых рынках сформировались обстоятельства, требующие постоянного исследования состояния рынка, его перемен, тенденциями его развития\, нужно уметь предугадать дальнейшее развитие ситуации и быть готовым к замене стратегии, манеры работы, технологии для быстрейшего приспособления к новым внешним условиям.

Следует отметить, что функционирование предприятий на внутреннем и    внешнем рынках будет кардинально отличаться в части управления деятельностью. Особенно, если речь идет о сырьевых товарных рынках, которым свойственны резкие изменения цен, что требует от предприятий как от субъектов рынка умения отслеживать динамику спроса, предложения, уровня цены, степень конкуренции на рынке, а со стороны руководства – умения принимать соответствующие управленческие решения [5].

В современных условиях руководству компаний приходится сталкиваться с большим количеством информации. Она так быстро обновляется и изменяется, что её часто становится просто невозможно обработать «вручную». В связи с этим возникает необходимость создания автоматизированных систем сбора, обработки, хранения и передачи информации. Они предназначены упростить и ускорить процесс обработки информации, циркулирующей на предприятии. На передовых предприятиях практически вся работа с информацией автоматизирована, существуют специальные программы, позволяющие вести на компьютере бухгалтерский и    кадровый учёт, документооборот, маркетинговые исследования, проводить прогнозирование и стратегическое планирование и многое другое. Например, к числу таких специальных программ можно отнести «1С: бухгалтерия», «1С: Зарплата и Управление Персоналом», «1С: Управление небольшой фирмой», так же блок зарплаты можно вести в «1С: Управление торговлей». Существует множество менее известных программ таких как «Парус», «Галактика» и т.д.

Вычислительные и телекоммуникационные развились настолько, что информация теперь представляет собой важнейший стратегический ресурс. Взаимодействие между бизнесом и технологиями представляет собой сложную и комплексную проблему. Оно подвержено влиянию множества факторов, включая структуру бизнеса, бизнес-правила, организационно-функциональное построение фирмы, политику компании, и т.д. Сотрудники должны своевременно улавливать и реагировать на изменения, чтобы успешно внедрять и применять новые ИТ или управлять существующими системами.

Главные функции процесса управления персоналом, реализуемые на разных уровнях системы управления организацией: выработка решений, а также контроль над их исполнением. Именно необходимость обеспечения выполнения функций дает возможность рассматривать управление персоналом как информационный процесс, т.е. функционально включающий получение, передачу, обработку (преобразование), хранение и использование информации, а саму иерархическую систему управления -как информационную систему.

Процесс управления персоналом можно представить в виде множества согласованных и реализуемых решений, направленных в конечном счете на достижение главной цели организации. Выработка каждого из этих решений должна быть информационно обеспечена.

Информационное обеспечение системы управления персоналом представляет собой совокупность реализованных решений по объему, размещению и формам организации информации, циркулирующей в системе управления при ее функционировании. Оно включает оперативную информацию, нормативно-справочную информацию, классификаторы технико-экономической информации и системы документации (унифицированные и специальные) [8, с.201].

Процесс управления можно представить как обработку информации, следовательно, чем качественнее обработка информации, тем эффективнее управление. При этом, по мнению специалистов, к управлению деятельностью предприятий той или иной отрасли, функционирующих на внутреннем или внешнем рынках, следует подходить комплексно, реализуя системный подход к управлению (в частности, внешнеторговой деятельностью) [7, с.82-87].

ИТ-технологии призваны совершенствовать систему управления. В настоящее время на их базе решаются важные задачи управления персоналом.

• 1.    Формирование должностных инструкций и планирование штатного расписания предприятия

• 2.    Учет персонала (персональные данные о сотрудниках).

• 3.    Подбор новых сотрудников, их перемещения внутри компании.

• 4.    Планирование и учет использования трудовых ресурсов.

• 5.    Расчеты с персоналом (расчет выплат зарплат, пособий и т.д.).

• 6.    Учет подотчетных сумм и депонентов.

• 7.   Кадровое делопроизводство.

• 8.     Персонализированный пенсионный и налоговый учет [3, c.30].

Также стоит отметить, что современные системы обеспечивают конфиденциальность информации о кадрах. Наибольшую ценность для работников кадровых служб представляют справочно-информационные системы законодательных актов. Одними из самых востребованных в России программ являются: «Консультант плюс», «Гарант» и «Кодекс» [2, с.111]. Важным отличительным чертам этих программ можно отнести следующее:

-возможность получать списки (тексты) документов, информационное содержание которых взаимосвязано

• - мобильность перехода из одного документа в другой по разветвленной системе перекрестных ссылок;

• - простота переноса текста выбранного документа в стандартный редактор и работа нем;

• - возможность осуществлять работу в многоканальном режиме просмотра текста документов;

Новыми аспектами использования Интернет-технологий в кадровой деятельности, в частности, являются:

• 1)        проверка достоверности информации о претендентах на

вакантные рабочие места;

• 2)        нетрадиционные формы информационного взаимодействия с

элементами потенциального рынка труда (биржи труда в рамках учебных заведений и кадровые агентства);

• 3)          новые формы организации труда (организационно

структурные изменения на предприятии, связанные с дистанционными технологиями, например, телеработа) и обучения (профессионально-квалификационные изменения персонала в результате использования методов дистанционного обучения);

• 4)        информационное взаимодействие кадровой службы

предприятия с внешним рынком труда [3, с.105].

I Тнтернет-технологпи пецпализпрованное П1

Информационные системы, используемые HR менеджерами

-корпоративные ВЭБ-сайты

- электронная почта и социальные сети Программы оперативного обмена данными

-Справочно — правовые системы

-Экспертные системы

-ERP - системы

Рисунок 1. Разновидность информационных систем, используемых сотрудниками службы управления персоналом

Все подходы, реализуемые на предприятии в рамках системы управления, в конечном итоге должны быть оценены экспертным путём на основе комплексной методики оценки эффективности управления деятельностью предприятия. Безусловно, показатели для получения результатов данной оценки будут отличаться с учетом специфики отрасли, в рамках которой функционирует предприятие и масштабов рынка – внутренний или мировой рынок охватывает деятельность предприятия [6, c.137-139].

Таким образом, мы можем сделать вывод о том, что информационные технологии играют важную роль не только в привычном для нас понимании, но и в облегчении, ускорении бизнес-процессов, в том числе в управлении персоналом.