Эффективная организация рабочего времени персонала

Время – основной ресурс нашей жизни, который можно «конвертировать» – тратить, расходовать, вкладывать, превращая его в другие ценности. Потратил время на работу – получил деньги. Потратил на общение с друзьями – получил радость общения, поддержку и хорошие отношения. Важно понять наиболее эффективный способ использования времени на постоянной основе. Ведь последовательность и характер выполняемых ежедневно действий имеют значительное влияние на результативность выполняемой работы и на уровень удовлетворенности ею.

Именно поэтому тема эффективной организации рабочего времени является наиболее актуальной в настоящее время, так как качество нашей жизни во многом зависит от того, как мы контролируем наше время, на что мы его тратим и как им управляем. В настоящее время не только каждый менеджер, но и любой другой сотрудник какого-либо предприятия должен стремиться организовать свое время таким образом, чтобы в кратчайшие сроки и с наименьшими затратамb и приложенными усилиями достичь поставленных целей. Эти вопросы являются основными задачами тайм-менеджмента [1, c.22].

В данной статье мы дадим практические советы по эффективному использованию времени и раскроем методы по наиболее лучшему и оптимальному планированию дня.

По данным современных исследований можно увидеть, что из 8760 часов в году 2920 расходуется на сон; 1928 часов, обычно, каждый человек проводит на работе; 1664 - приходится на выходные; 320 часов мы расходуем на отпуск; 1446 "свободных" часов в течение рабочей недели; 428 часов остается на различные поездки. К тому же, при анализе эффективности использования рабочего времени менеджеров выявляется, что 20,4% рабочей недели менеджера исчезает впустую, то есть один из пяти рабочих дней; а 33% времени, предназначенного для осуществления руководства, тратится на разбор документации. Повысить эффективность работы не только менеджеров, но и других работников компании можно именно с помощью тайм-менеджмента [2, c.69].

В данный момент в нашей стране тренинги по тайм-менеджменту являются одними из самых востребованных корпоративных программ обучения, так как они дают возможность без особых усилий принимать решения по обнаруженным проблемам в различных ситуациях.

Чтобы определить, эффективно ли вы используете время, проанализируйте свои ответы на следующие вопросы.

• -    Трудно ли вам перечислить все то, что вы сделали в течение дня?

• -    Сложно ли вам укладываться в сроки?

• -    Делаете ли вы то, что вовсе не обязательно?

• -    Часто ли вы выполняете работу вместо других?

• -    Случается ли так, что на выполнение некоторых заданий вы тратите больше времени, чем необходимо?

• -    Сложно ли вам вовремя приходить на встречи?

• -    Часто ли вы забываете, что собирались сделать?

Если вы ответили утвердительно на большинство вопросов, возможно, вам нужно уделять больше внимания организации своего времени.

Эффективное использование времени – одна из ценных способностей работников в современных условиях. Любая деятельность должна быть эффективной. Однако часто бывает, что в компаниях работает большое количество людей, которые тратят свое время на взаимодействие, доклады, совещания, но при этом эффективность работы только снижается или штат организации слишком большой, и работникам попросту нечем заняться. Эти и многие другие проблемы решает система тайм - менеджмента, которая помогает грамотно планировать рабочее время и рационально распределять обязанности и задачи работников [4, c.90].

Полученный результат работы при отлаженном функционировании всех бизнес-процессов с использованием минимальных временных ресурсов дает бизнесу возможность двигаться дальше, наращивая свою прибыль и развивая новые направления работы. Для того чтобы механизм оптимизации всех бизнес-процессов был запущен, необходимо, чтобы все его элементы научились управлять своим временем. В связи с этим большинство руководителей внедряют на своих предприятиях элементы тайм -менеджмента. Тайм-менеджмент в том или ином проявлении свойственен для всех типов профессий, так как все работают на результат.

Нельзя построить систему, не выяснив причин неэффективного использования рабочего времени. Потому разработку следует начинать с исследования затрат рабочего времени. Прежде чем начать исследование затрат рабочего времени, работодатель должен четко определить цели. В ходе исследования он должен выявить "поглотителей времени", которыми могут быть как неэкономные действия, так и нерациональные работники. Существует несколько способов исследования:

• -    самофотография рабочего дня;

• -    индивидуальная фотография рабочего дня;

• -    групповая фотография рабочего дня.

При проведении самофотографии работник самостоятельно записывает в течение дня действия, которые он совершает, в виде хронометража или работник в течение дня записывает время перерывов в своей работе, указывает их причины и виновников, а также предлагает свои рекомендации по устранению потерь рабочего времени. При самофотографии рабочего времени работник должен быть заинтересован в ее проведении, чтобы результаты были действительно достоверны. Самофотография рабочего времени эффективна тем, что у работника вырабатывается чувство времени, он сам начинает видеть "поглотителей" своего времени, а не ему указывают на них.

При индивидуальной фотографии объектом исследования является конкретный работник. Затраты его рабочего времени исследуются одним из двух способов:

• 1)    к работнику прикрепляется наблюдатель, который в течение рабочего дня ведет лист наблюдений, аналогичный тому, который ведется при самофотографии рабочего дня в виде хронометража;

• 2)    работника в течение рабочего дня снимают на видеокамеру с одновременным наложением времени.

При групповой фотографии объектом исследования становятся несколько работников – либо объединенных в бригаду, либо не связанных между собой производственным процессом. За ними, как и в случае с индивидуальной фотографией, закрепляется наблюдатель, который записывает их действия в течение рабочего дня в виде индексов затрат. Такой способ исследования затрат рабочего времени в основном используется на производстве.

Выяснив, куда действительно уходит время работников, можно научиться управлять временем. Этап исследования затрат времени – одна из важных частей системы тайм - менеджмента, без которой нельзя обойтись.

Уровень самостоятельности сотрудников в отношении планирования рабочего времени напрямую зависит от их должности, уровня мотивации и компетентности. Планировать за сотрудника нужно только тогда, когда работодатель уверен, что сам он с этой задачей не справится или справится плохо. Это допустимо на этапе обучения сотрудника, но такая ситуация не может быть постоянной, сотрудник должен уметь планировать свою деятельность самостоятельно. Тайм-менеджмент принесет пользу в первую очередь самим сотрудникам – это неоспоримый факт, так как даст возможность работать более точечно. Грамотное внедрение приемов тайм-менеджмента в компании зависит и от ее размера. Для начала необходимо осознать необходимость системного управления временем в компании. Если компания небольшая, то можно провести обучение всех сотрудников тайм-менеджменту, а уже после этого волей и усилиями руководителя внедрять системное управление временем в компании. Это эффективно, но затратно. В случае, если численность сотрудников достаточно велика, необходимо определить в коллективе 2 - 5 сотрудников, которые впоследствии смогут стать для компании основным ресурсом для внедрения системы тайм- менеджмента. То есть необходимо создать инициативную группу. Поставить перед ней задачу получить системные знания в области тайм-менеджмента. Для крупных компаний наилучшим образом будут привлечение внутрь компании специалиста по управлению временем и разработка им комплекса сквозных мероприятий по системному управлению процессом внедрения тайм-менеджмента в компании.

Существует несколько "хитростей" тайм-менеджмента:  "слон",

"швейцарский сыр" и "лягушка". Метод "лягушка" представляет собой быстрое выполнение мелких и неприятных задач, с которым лучше распрощаться как можно быстрее. "Слоном" обозначается метод поэтапного выполнения задания, который используется для решения масштабных, крупных дел. "Швейцарский сыр" – это технология, по которой проект стоит выполнять, начиная с самых простых и понятных задач, "выгрызая дырки в куске сыра – проекте". При любом планировании надо закладывать временной резерв, который должен составлять примерно 20% рабочего времени сотрудников. Дело в том, что современный бизнес слишком связан со взаимодействием с другими людьми, всегда кто-то от кого-то зависит, поэтому временной запас действительно не повредит [5, c.38].

Что же необходимо делать непосредственно сотруднику, чтобы экономить свое рабочее время?

• 1)    Необходимо определить, сколько стоит ваше рабочее время. Экономьте ваше время на дела, которые только вы сможете выполнить блистательно и быстро, остальное нужно делегировать.

• 2)    Делайте. Делегируйте. Уничтожайте. Очень важно поддерживать свое рабочее место в чистоте. Как только дело сделано (вопрос отработан), избавляйтесь от мусора.

• 3)    Расставляйте приоритеты. Попробуйте все дела распределить на 3 группы:

• а)    то, что срочно и важно;

• б)    то, что важно;

• в)    то, что срочно.

Не позволяйте срочности заменить важность.

• 4)    Контролируйте и анализируйте свой день. Записывайте, вносите пометки, а планируйте все в конце рабочей недели.

• 5)    Эффективно используйте время ожидания, когда ждете опоздавших: сделайте звонки или почитайте что-нибудь, проанализируйте сделанное. Такие паузы дают возможность немного расслабиться для новой концентрации.

• 6)    Правило двух минут. Возникшее дело или ситуация, решаемая за пару минут, должны быть выполнены сразу, чтобы не попадать в список дел. Если вам придется возвращаться к этому позже, то времени на решение уйдет в 2 или 10 раз больше, как говорит статистика.

• 7)    Выполняйте задание по одному и старайтесь заканчивать начатое. Любое отвлечение от дела на 1 - 2 минуты потом потребует от вас минут 10,

чтобы вновь войти в тему.

Выделяют огромное количество рекомендаций по эффективной организации рабочего времени и умению его контролировать. Можно привести пример так называемой матрицы Эйзенхауэра, согласно которой задачи необходимо сортировать, оценив каждое дело по двум критериям -срочности и важности:

• -    срочные и важные (их следует выполнять первостепенно, в большинстве случаев самостоятельно);

• -    важные, но не срочные (к ним можно отнести анализ событий или результатов работы, планирование);

• -    срочные, но не важные (как правило, это многочисленные, но небольшие по объему выполнения работ, задачи, которые возможно поручить другим);

• -    неважные и несрочные (с первого взгляда может показаться, что ни одна задача не попадает под эту категорию; отнюдь, это не так. Сюда можно отнести разные звонки, письма, разговоры и т.д.).

Также следует отметить "жестко-гибкий" алгоритм планирования дня, который позволяет «не слишком загоняя себя в рамки, успевать выполнять ключевые задачи».

Данный алгоритм подразумевает наличие следующих типов задач:

• -    «жесткие», то есть те, которые привязаны к определённому часу;

• -    «гибкие», они не являются привязанными ко времени;

• -    «бюджетируемые», к ним относятся значительные приоритетные дела, которые не имеют конкретного часа выполнения, но требуют на это максимум времени.

Принцип жестко-гибкого подхода к планированию дня заключается в том, чтобы в сетку часов не вписывать те задачи, которые жестко не привязаны к определенному времени. Для этого страницу нашего ежедневника мы делим пополам по вертикали (см. иллюстрацию ниже).

Страница ежедневника

Гибкие задачи

Жесткие и бюджетируемые задачи

				Жесткая
		1
9.	00 Совещание у руководителя		>	задача
		J
		1
10	.00		>	Резерв времени
		J
11	.00 Собеседование		>	Жесткая
с	клиентом	J
12	.00
			>	Резерв времени

• 1.    Мониторинг рынка

• 2.    Поиск и привлечение

• 3.    Работа с различными

поставщика - ОАО «Маяк»

новых поставщиков

рекламными носителями

	13.00	-		4. Позвонить в отдел закупок
	14.00 Заключение договора	> Бюджетируемая J  задача > Резерв J  времени > Бюджетируемая -  задача
	с ИП Ивановым			5. Ответить на письма
	15.00
				6. Контроль отгрузок
	16.00 Поездка в налоговую
	17.00
	18.00

В сетке часов мы записываем только жесткие задачи. Тут же размещаем и бюджетируемые задачи, выделив под них необходимый бюджет времени

В правой части ежедневника пишем список всех гибких задач, выстроив их по приоритету

Рисунок 1 – Страница ежедневника менеджера

То есть, у нас перед глазами вся картина дня. Мы знаем, какие жесткие дела и во сколько нам предстоят. Нам понятно, какие времяемкие задачи необходимо сделать, и под них у нас зарезервировано время. При этом мы отчетливо видим свободное время и спокойно занимаемся решением гибких задач. Если возникают новые задачи, нам остается просто пересмотреть приоритеты и при необходимости изменить последовательность выполнения дел. А в целом, план не меняется [2, c. 6].

Основные выводы и рекомендации по данной статье. Прежде всего, необходимо отыскать "поглотителей" рабочего времени, затем выбрать методику планирования своего рабочего дня и в течение него придерживаться простых правил по экономии времени, которые были рассмотрены нами.

Подводя итоги по эффективной организации рабочего времени, выделим следующие основные правила на каждый день:

• 1.    В начале рабочего дня выделяем 5 - 10 минут на планирование задач.

• 2.    Во временную сетку заносим только жесткие задачи.

• 3.    План дня, составленный так, что занята каждая строчка ежедневника, сам по себе уже утомляет и нервирует. Поэтому количество спланированного времени не должно превышать 70% от всего рабочего времени. На непредвиденные обстоятельства закладываем 30%. Старайтесь, чтобы в вашем плане было больше "воздуха", то есть времени в резерве. Чем его больше, тем выше вероятность того, что план будет выполнен, и при этом вы останетесь в добром здравии и хорошем настроении.

Таким образом, использование современных методик тайм- менеджмента будет способствовать рациональному использованию своего рабочего времени всеми сотрудниками компаний.