Эффективное делопроизводство и документооборот на предприятии

Документ - это память, лицо и культура организации, предприятия, фирмы, человека.

В современной социально-экономической обстановке в условиях поиска оптимальных путей информатизации общества и вхождения России в мировое информационное пространство первостепенное значение приобретает решение проблемы документационного обеспечения управления (далее ДОУ), при помощи которого процессы документирования, организации документов и документооборота приобретают нормативный или упорядоченный характер.

Актуальность совершенствования традиционного делопроизводства обуславливается    необходимостью     повышения    эффективности управленческой деятельности, ускорение движения документов в организации, уменьшение трудоемкости обработки документов. Созданная автоматизированная система (далее АС) делопроизводства должна повысить действенность управления за счет образования единого документированного информационного пространства, дающая пользователям средства эффективной совместной работы с документами в любом месте и в любое время.

К сожалению, в настоящее время для большинства российских организаций характерно отсутствие упорядоченной системы ведения делопроизводства, несмотря на то, что именно рациональное и четко организованное ДОУ организацией, может существенно увеличить эффективность ее деятельности. В федеральной целевой программе "Электронная Россия " говорится о развитии и широком применении информационных и коммуникационных технологий, которые имеет решающе значение для повышения эффективности функционирования экономики, государственного и местного самоуправления. Одним из направлений использования информационных коммуникационных технологий в деятельности органов государственной власти, организаций и предприятий является "развитие системы электронного документооборота, стандартов делопроизводства и документооборота".

Распоряжением Губернатора Ульяновской области «О внедрении системы электронного документооборота в Администрации Губернатора и аппарате Правительства Ульяновской области» была утверждена система CompanyMedia. Исходя из потребностей Администрации Губернатора и аппарата Правительства Ульяновской области были закуплены следующие объединенные в единую систему модули: «CompanyMedia-Делопроизводство» (автоматизирующий документооборот, связанный с обработкой корреспонденции, внутренних и организационнораспорядительных документов, подлежащих регистрации), «CompanyMedia-Обращения граждан» (предназначенный для работы с обращениями физических лиц в организацию), «CompanyMedia-Управление персоналом» (автоматизирующий кадровое делопроизводство, а также призванный наладить контроль движения сотрудников по иерархической структуре организации, начиная от приема на работу и заканчивая увольнением). Единая система электронного документооборота позволяет повысить оперативность работы и эффективность деятельности органов государственной власти и местного самоуправления Ульяновской области.

На сегодняшний день на рынке представлено значительное число систем электронного документооборота отличающихся как по своим функциональным возможностям так и, соответственно, по занимаемой на рынке нише. Как правило, системы электронного документооборота используются для автоматизации следующих функциональных задач: электронное архивное хранение документов; выполнение функций делопроизводства; маршрутизация и хранение документов.

Наибольшее распространение на сегодняшний день получили системы смешанного типа, сочетающие в себе все, приведенные выше функции, например, система «1С: Предприятие 8.0», которая включает в себя мощную универсальную систему нового поколения. Конфигурируемость как основное свойство системы позволяет настроить прикладную подсистему на автоматизированное ведение учета на практически любом участке предприятия. Такие программы готовы к эксплуатации, документообороту, организации и технологии ведения учета на отдельных участках, обобщению учетных данных и формированию результатной информации для внутренних и внешних пользователей. Учебные практики на базе техникума ДИТИ НИЯУ МИФИ проводятся при помощи такого типа АС, ведь современные специалисты должны обладать не только знаниями, но и владеть современными методами обработки данных на компьютере. АС ДОУ создает единое информационное пространство, предоставляющее пользователям средства совместной работы со всеми документами организации: поступающей и исходящей корреспонденцией, внутренними организационно-распорядительными материалами, а так же с сопроводительной перепиской - в течение всего их жизненного цикла. После завершения "активной жизни" документов система должна поддерживать их архивное хранение или фиксировать информацию об их уничтожении или передаче на государственное хранение. Выбору АС должно предшествовать предварительное обследование документооборота организации.

Служебная информатизация организаций при внедрении АС ДОУ должна ориентироваться не только на улучшение работы служб делопроизводства, но и на обеспечение роста эффективности деятельности должностных лиц, исполнителей, работников секретариатов для повышения качества принимаемых решений и создаваемых документов.

"Экономика и социум" №2(11)