Эффективное проведение совещаний

Борисова У.С., д.социол.н.; профессор г. Якутск ЭФФЕКТИВНОЕ ПРОВЕДЕНИЕ СОВЕЩАНИЙ

Актуальность – совещание при хорошем уpовне подготовки и проведения является эффективным подходом yправленческой деятельности, так как в основе решений, которые там принимаются по различным вопросам и проблемам лежат коллективные рекомендации и обсуждения.

Совещание – одна из самых основных форм управленческой деятельности. Во время совещания происходит обмен информацией между последователями и лидером, принимаются управленческие решения.

Цель – рассмотреть процесс организации эффективного проведения совещаний.

Тот, кто собирается проводить совещание должен всегда помнить, что эффективные совещания начинаются до того, как кто-либо вошел в конференц-зал. И поэтому, каждое совещание должно иметь повестку дня и для того, чтобы все приглашенные активно участвовали в обсуждении вопросов, которые включены в нее, им надо заранее ознакомиться с ними. Для того, чтобы совещание прошло эффективно, нужно знать ряд правил: [1, c. 35]

• 1.    Четко понимать цель совещания. Цель совещания всегда должна быть ясной и понятной.

• 2.    Следить за результатом совещания. Отчет о совещании – тоже основной элемент совещания, о котором почти всегда забывают.

• 3.    Обязанность руководителя. Руководитель должен, обязан, наполнить совещание смыслом.

Совещания могут быть смешанного типа, тогда для их проведения могут использоваться различные методы: [2, c. 312]

• 1.    Определение времени начала и продолжительности совещания. Оптимальная продолжительность совещания один-два часа. Более длительное совещание менее результативно, так как, в таком случае, участники устают, их внимание и умственная деятельность ослабевают.

• 2.    Определение круга участников. Приглашать на совещание случайных людей, которые будут играть там роль «бездельников», совершенно недопустимо и экономически неумно. Критерием отбора участника может

• 3.    Подготовка помещения. Помещение, где будет проходить это мероприятие, должно быть свободным и комфортным для его участников. Ведь, если в помещении нечем дышать, накурено или тесно, эффективность обсуждения резко снижается. Стулья и кресла нужно поставить так, чтобы выступающий был виден всем.

• 4.    Процедура проведения совещания. Ответственный за совещание должен и обязан, как радар, улавливать любые изменения интереса и внимания участников, быстро вмешиваться в ситуацию, следить за соблюдением регламента и повестки дня.

служить его рассудительность, компетентность и заинтересованность в обсуждаемом вопросе.

Пересекайте личные нападки участников друг на друга, скрытые под деловые выступления. Для этого попросите выступающих строго придерживаться следующих правил:

• -    не произносить много слов о важности того, что нужно сделать, а сразу переходить к сути вопроса;

• -    представляя свою точку зрения, обратить внимание на цифры и факты;

• -    пояснения излагать четкими и простыми, то есть понятными предложениями;

• -    внося предложение, обосновать его.

• 5.    Завершение совещания. Подведение итогов. В конце совещания надо подвести итоги, озвучить принятые решения, представить ответственных, сроки вхождения в жизнь решения, промежуточные точки контроля.

Если проанализировать управленческую работу в общем, то можно выдвинуть направления, способствующие повышение ее эффективности. Одним из них является эффективное проведение деловых совещаний. Именно на эту деятельность руководитель Государственного казенного учреждения Республики Саха (Якутия) «Исполнительная дирекция по ликвидации последствий весеннего паводка и организации восстановительных работ в Республике Саха (Якутия)» тратит до 58% своего рабочего времени.

Исследуя вопрос проведения совещаний на предприятии, хочется отметить, что деловое совещание – это один из важных видов деятельности, особый фактор, влияющий на организацию режима работы коллектива. В наше время, мне кажется, что люди стали очень эгоистичными. Коллективизм – главный инструмент повышения авторитета предприятия. Как говорится «одна голова хорошо, а десять лучше».

Потребность проведения совещаний, конечно же, эффективна. Их необходимость заключается в ускорении процесса принятия решений и повышения их обоснованности, для эффективного обмена мнениями и опытом, для быстрого доведения конкретных целей до исполнения, но самое главное, для эмоционального воздействия участников совещания и, как следствие, на весь коллектив. Как показывает опыт, деловые совещания не всегда приносят ожидаемый эффект из-за того, что многие руководители не знают технологию их организации и проведения. [3, Ria-stk.ru]

Деловое общение и деловой этикет определяются той обстановкой, в которой они проходят, в связи с этим, мне хочется совершенствовать процесс проведения деловых совещаний в целом, и по предприятию ГКУ РС(Я) «ИД по ЛПВП И ОВР в РС(Я)». Поскольку, совещание, понимается как способ координации работы людей – один из самых нужных видов делового общения, в том числе и для решения затруднений в области финансов, экономики, менеджмента – предлагается следующее:

• 1.    В ГКУ РС(Я) «ИД по ЛПВП И ОВР в РС(Я)» провести курсы повышения квалификации, пригласив работников из других организаций похожего рода деятельности, то есть профессиональный обмен знаниями и опытом, поскольку, деловые совещания представляют собой вид организации труда, который действует в очень короткие сроки и имеет определенную целенаправленность, поэтому, чтобы сделать лучше организацию труда, и для того, чтобы предприятие стало конкурентоспособным, я думаю, что необходимо проводить повышение квалификации сотрудников.

• 2.    Проводить оценку работников для того, чтобы повысить психологическую совместимость сотрудников организации, а это в конечном итоге приведет к улучшению коммуникаций и обеспечению более качественного информационного потока внутри организации. Показать себя с лучшей стороны, идти на небольшие уступки, что считается признаком хорошего тона, гибкости, этики, культуры, уважительного отношения к партнеру, и тогда последующее упорство в отстаивании своего мнения будет воспринято не как проявление упрямства, эгоизма и показа своего характера, а как вынужденный шаг.

• 3.    Для психологического преимущества по составу групп – число участников согласовывать предварительно, уменьшать количество переговаривающихся. Так как нужно учесть то, что более многочисленные группы чаще всего не приходят к общему мнению.

• 4.    Улучшить воспитательную и учебную задачу ведения деловых совещаний, содействовать дальнейшему повышению уровня квалификации и росту талантов сотрудников. Ведь на совещании сотрудники учатся работать в коллективе, достигать компромиссов, комплексно подходить к решению общих задач, обретать культуру общения и т.п. Почти, всем нам известно, что для некоторых работников пребывание на деловом совещании – это единственная возможность видеть и слышать руководителей высшей ступени, которым еще и дается возможность показать свой талант управленца.

• 5.    В заключении – нужно оптимизировать ситуацию, выстроить сотрудника на эффективную работу. А это и есть добрая половина информации, внятно изложить свои мысли в конкретных действиях и перспективах ожидаемой совместной работы.

Таким образом, предприятие, его лидеры и последователи являются небольшой частью экономичности страны и всего мирового хозяйства. Руководители высшей ступени управления, должны и обязаны постоянно постигать, что предприятие живет на рынке и зависит в целом от него, и существует только благодаря работе своих сотрудников. Существование предприятия оправдывается фактом удовлетворения жизненных потребностей не только клиентов, но и своих собственных сотрудников – в достижении поставленной цели, а также улучшения качества условий работы.