Эффективность автоматизации рабочего места менеджера

Сегодня применение компьютерных технологий позволяет провести автоматизацию практически всех сфер деятельности человека. Сейчас осталось мало организаций, которые не прибегают к помощи вычислительной техники для эффективности рабочей деятельности. С усовершенствованием персональных компьютеров выросла необходимость в удобных приложениях, которые упростят взаимодействия человека с компьютером.

Одной из самых сложных задач для фирмы, занимающейся помимо производственной деятельностью – деятельностью сбытовой, является точный и упорядоченный учет реализации продукции.

При очень большом обороте первичных документов становится очень сложным их упорядочивание. Как правило, многие фирмы до сих пор, при таком стремительном развитии компьютерной техники и программного обеспечения, не имеют четко отлаженного компьютерного учета.

Учет товаров на предприятии осуществляется по мере реализации товаров, выставления счетов клиентам на оплату продукции и предъявления им накладных на получение товара. Эти документы составляются в двух экземплярах, один из которых предоставляется покупателю, второй – остается у сотрудника, продавшего товар [3].

Реализация строительных материалов на предприятии ООО «Сити-Строй» происходит следующим образом.

Менеджер создает и ведет учет картотеки со сведениями о поставщиках, товарах и оформленных поставках. При необходимости в существующие документы вносятся изменения. Необходимость внести изменения в существующие документы может возникнуть по разным причинам, таким как: изменения данных о поставщике, заключение договоров с новыми поставщиками, осуществление поставок новых товаров.

Работа менеджера с клиентом завершается оформлением заказа, включающего данные из справочных картотек. Данное действие предполагает выдачу клиенту счета на оплату товара и накладной на получения товара на складе.

По итогам месяца начальнику отдела продаж предоставляется отчет товаров имеющихся товаров. Начальник фирмы контролирует процесс продажи товара на основании этого отчета. Результаты решения поставленной задачи являются необходимыми для проведения мониторинга продаж по годам, выявления товара, на который действует наибольший спрос.

В условиях автоматизации управления предприятием особое внимание придается использованию технических средств сбора и регистрации информации, совмещающих операции количественного измерения, регистрации, накопления и передачи информации по каналам связи, ввод непосредственно в компьютер для формирования документов или накопления полученных данных в системе.

Фиксация и передача информации происходит на материальных носителях, поэтому необходимы действия человека и работа технических средств по восприятию, сбору информации, ее записи, передаче, преобразованию, обработке, хранению, поиску и выводу. Таким образом, обеспечивается нормальное протекание информационных процессов, и данные функции входят в технологию управления. Они реализуются технологическими процессами обработки данных с использованием электронных вычислительных машин и других технических средств [1].

На предприятии ООО «Сити-Строй» сбор и регистрация информации происходят при выполнении различных хозяйственных операций – прием готовой продукции, получение и отпуск товара и тому подобное.

В процессе сбора информации, она, как правило, регистрируется. Данный процесс заключается в фиксации её на материальном носителе: документе или машинном носителе путем ввода в компьютер. При этом запись в первичные документы осуществляется, в основном, вручную. Вследствие чего, процедуры сбора и регистрации остаются на данном этапе наиболее трудоемкими, а процесс автоматизации документооборота – по-прежнему актуальным [2].

При поставке товара менеджер продаж присваивает ему уникальный номер путем регистрации в журнале поставок вручную. После чего ему необходимо внести данные об принятом товаре в специальный бланк. Кроме того, нужно зафиксировать данные о поставщике и товаре, которые подлежит реализации. Так же вести учет количества товаров на складе и при необходимости договариваться о поставках.

Вся перечисленная информация хранится на бумажных носителях и занимает много места.

Трудности ручной обработки состоят еще в том, что при оформлении новой поставки оператору приходится каждый раз искать информацию о поставщике в картотеке, при необходимости, заводить новую карточку поставщика или корректировать данные в старой карточке. Затем заняться поиском в картотеке образцов заказов с описаниями, выяснить имеется ли на складе запрашиваемый клиентом товар в достаточном количестве, после чего вернуться к клиенту и продолжить работу с ним по оформлению счетов на оплату товара и накладных на получение товара на складе [5].

Данные действия менеджера продаж повторяются при оформлении каждой новой поставки и учета товара на складе, а картотеки на поставщиков и товар находятся в разных помещениях. Даже, если в офисе соблюдается идеальный порядок и все картотеки рассортированы по алфавиту, все равно из-за своего объема такой процесс оформления заказов отнимает большое количество времени, что нарушает концепцию сбытового отдела любого предприятия, которая состоит в наиболее быстром обслуживании покупателей.

Выходом из сложившейся ситуации является разработка информационной системы, позволяющей значительно облегчить процесс оформления и учета товаров, посредством использования вычислительной техники. Этого легко добиться, переведя бумажные носители карточек в электронный вид. Тогда оператору не нужно будет каждый раз при оформлении поставки идти к картотеке и искать нужные карточки [4].

Автоматизация выше перечисленных операций, не только упростит процесс учета, но и позволит менеджеру

Деятельность по продажам

NUMBER

Рис. 1. Схема IDEF0 «Деятельность по продажам «Как есть»

Рис. 2. Декомпозиция модели IDEF0 деятельности по продажам

продаж компании оперативно получать необходимую информацию.

Одной из задач, которую необходимо решить для достижения поставленной цели, является исследование предметной области.

Предметной областью в рамках данной работы является деятельность менеджера продаж компании.

На данный момент в отделе продаж существует лишь таблица MS Excel, в которой содержатся данные о клиентах. Пользуясь этой таблицей для обеспечения взаимодействия с клиентами, заключения договоров, товара и прочих вопросов, отделу продаж на данный момент необходимо звонить по телефону каждому клиенту и согласовывать все вопросы по телефону, самое сложное - разъяснять по телефону информацию о товарах.

Систему учёта товаров считают одной из основопола- гающих систем учёта. Применяя учёт проданных товаров можно:

• •    осуществлять учёт денежных средств, которые получены от продаж;

• •    наблюдать за спросом, анализ которого дает возможность выбора более востребованной категории товаров;

• •    учитывать скидки, акции, уровень цен.

Диаграмма IDEF0 деятельности ООО «Сити-Строй» по продажам строительных материалов «Как есть» представлена на рисунке 14, а на рисунке 2 представлена декомпозиция модели IDEF0.

Следовательно, АРМ менеджера продаж позволяет автоматизировать деятельность по заказам и оформлению товаров. Применяя автоматизацию продаж можно упростить операции, связанные с выполнением продаж, составлением планов на закупки и продажи товаров.