Электронная почта как средство обеспечения деловых коммуникаций

Электронный почтовый ящик представляет собой место, выделенное на почтовом сервере, для приема и хранения писем пользователей, которые были отправлены на адрес связанный именно с этим почтовым ящиком. Письма отсылаются по протоколу SMTP, а принимаются по POP3 или IMAP. Место занимаемое пользователем на почтовом сервере называется дисковой квотой. Разные почтовые сервисы дают разных объем такой квоты, но ее всегда можно увеличить за символическую плату.

Все почтовые сервисы, функционирующие в Сети, разделяются на две большие группы по сроку предоставления ящиков:

• •    Постоянные (зарегистрированным e-mail можно пользоваться неограниченное количество времени — 1, 2 года, 5 лет и т.д.). Наилучшим образом подходят для деловой переписки, чтения рассылок с сервисов, в качестве контактной информации.

• •    Временные (сгенерированный профиль самоуничтожа-ется вместе со всеми имеющимися в нём данными по истечении заданного срока — через 10-20 минут, полчаса или 1 месяц). Предназначены для скрытия постоянного e-mail в целях борьбы со спамом, для анонимной отправки сообщений и выполнения быстрой регистрации на сайтах, если нет постоянной электронной почты [2].

Для деятельности любого бизнеса очень важно формировать продуктивные взаимосвязи и эффективно использовать собственные ресурсы. Отлаженные коммуникации позволяют организации добиваться лучших результатов на всех ступенях ее деятельности и достигать поставленных управленческих целей.

Коммуникации являются неотъемлемой потребностью человека. Они очень важны для его личной и профессиональной жизни, а также организационной деятельности.

Среда, в которой ведутся деловые коммуникации, довольно специфична. За счет того, что в любой организа- ции выстроена иерархия, между отделами и работниками прочно закреплены отношения подчинения, зависимости и неравенства. В результате часто возникают сложности с эффективностью обратной связи, передачей полных и точных сведений по ступеням иерархии. Согласно некоторым источникам, только 20-25 % информации, исходящей от сотрудника высшего управления, доходит до непосредственных исполнителей и верно ими трактуется. Это объясняется и искажением сведений, и нежеланием руководства детально рассказывать подчиненным, как обстоят дела в компании в целом (сотрудники обязаны четко следовать конкретным указаниям без лишних вопросов) [3].

Таким образом, деловые коммуникации в условиях предприятия являются сложной системой информационного взаимодействия с множеством уровней, охватывающей непосредственно компанию со всеми видами и составляющими ее деятельности, а также ее связи с внешними элементами.

Электронную почту, в качестве инструмента коммуникаций, часто недооценивают, кроме того, и используют не совсем правильно [1].

Электронная почта выступает одним из лучших способов в проекте для коммуникаций. Выделим основные причины:

• •    скорость доставки любой информации;

• •    независимость от того занят получатель информации в момент отправки, или нет;

• •    фиксация времени и даты отправки, а также возможность сохранения переписки;

• •    возможность отслеживания сообщения, то есть можно узнать или доставлено письмо, или оно прочитано;

• •    возможность отсылать всем получателям сообщение с одинаковым исходным текстом;

• •    отправлять сообщение можно, находясь в любой точке мира;

• •    возможность быстрого поиска и сортировки сообщений;

• •    можно воспользоваться функцией голосования для его получения, или же выбора альтернативы;

• •    возможность в сообщении прикреплять дополнительные материалы.

Безусловно, что помимо плюсов, у электронной почты в роли пересылки информации есть и минусы, но их на самом деле не так-то уж и много. Среди таковых можно выделить:

• •    возможные ситуации с задержкой обратной связи;

• •    в случае необходимости обсуждения темы, электронная почта не предоставляет такой возможности.

Остальные способы коммуникации, по сравнению с электронной почтой, оказываются более трудозатратными по усилиям и времени. Они могут искажать передаваемую информацию, и не так удобны в самой сути коммуникации, а ведь главной их задачей выступает передача информации. Использование электронки позволяет использовать минимум времени для обработки сообщения. Это уже все индивидуально.

Электронная почта должна по максимуму использоваться в компании, но, конечно же, исключительно только по делу. В том случае, когда в поле «получатель» ввести например 30 человек, ну и в письме спросить о мнении людей по поводу какого-то вопроса, то в итоге это превратиться в информационную свалку, особенно, если человек будет при ответе использовать функцию «Ответить всем» [4].

Корпоративная почта – незаменимый помощник для бизнеса и лицо организации: она помогает привлекать клиентов, вести переписку с контрагентами и партнерами, моментально обмениваться важными документами, макетами и прочими файлами, гарантирует своевременное получение важной информации, выполняет функцию автоответчика. Корпоративная почта позволяет отделить личную переписку сотрудников от служебной, что позволяет минимизировать отвлекающие от работы моменты. Кроме того, корпоративная почта позволяет руководству компании контролировать переписку сотрудников и управлять потоками информации, снизить зависимость от человеческого фактора [5].

Организация корпоративной почты на предприятиях возможна несколькими способами, и по мере роста компании все эти способы можно пройти, либо обратиться сразу к самому последнему:

• •    Бесплатная электронная почта от почтовых сервисов;

• •    Именная корпоративная почта на площадке хостинг-провайдера;

• •    Собственный почтовый сервер и именные почтовые корпоративные ящики.

• •    При использовании электронной почты необходимо:

• •    Использовать электронную почту исключительно для выполнения своих служебных обязанностей.

• •    Перед отправкой сообщения проверять правильность введенного электронного адреса получателя.

• •    Ставить в известность администраторов ИС о любых фактах нарушения требований настоящего Положения. При использовании электронной почты запрещено:

• •    Использовать электронную почту в личных целях.

• •    Передавать электронные сообщения, содержащие:

• •    Конфиденциальную информацию, а также информацию, составляющую коммерческую тайну, за исключением случаев, когда это входит в служебные обязанности

отправителя и способ передачи является безопасным, согласованным с администраторами ИС заранее.

• •    Информацию, полностью или частично, защищенную авторскими или другим правами, без разрешения владельца.

• •    Информацию, файлы или ПО, способные нарушить или ограничить функциональность любых программных и аппаратных средств, а также осуществить несанкционированный доступ, а также ссылки на вышеуказанную информацию.

• •    Угрожающую, клеветническую, непристойную информацию, а также информацию, оскорбляющую честь и достоинство других лиц, материалы, способствующие разжиганию национальной розни, подстрекающие к насилию, призывающие к совершению противоправной деятельности и т.д.

• •    Переходить по ссылкам и открывать вложенные файлы входящих электронных сообщений, полученных от неизвестных отправителей.

• •    По собственной инициативе осуществлять рассылку (в том числе и массовую) электронных сообщений (если рассылка не связана с выполнением служебных обязанностей).

• •    Использовать адрес электронной почты для оформления подписки на периодическую рассылку материалов из сети Интернет, не связанных с исполнением служебных обязанностей.

• •    Публиковать свой электронный адрес, либо электронный адрес других работников Организации на общедоступных Интернет-ресурсах (форумы, конференции и т.п.).

• •    Предоставлять работникам Организации (за исключением администраторов ИС) и третьим лицам доступ к своему электронному почтовому ящику.

• •    Шифровать электронные сообщения без предварительного согласования с администраторами ИС.

• •    Перенаправлять электронные сообщения с личных почтовых ящиков на корпоративный [3].

Организация оставляет за собой право доступа к электронным сообщениям работников с целью их архивирования и централизованного хранения, а также мониторинга выполнения требований настоящего Положения.

Все электронные сообщения и документы в электронном виде, передаваемые посредством электронной почты подлежат обязательной проверке на отсутствие вредоносного ПО.

Сегодня каждый день по киберпространству летает более 210 млрд. электронных сообщений от 1,3 млрд. пользователей. Практически каждая организация организует собственную корпоративную почту.

Все прочие способы коммуникаций, на мой взгляд, более трудозатратны по времени и усилиям, больше искажают исходную информацию, и менее удобны с точки зрения основной функции коммуникаций, а основная задача коммуникаций это все-таки обмен информацией. Электронная почта минимизирует потери времени на обработку сообщения – каждый получатель тратит времени столько, сколько необходимо для обработки информации с учетом его индивидуальных особенностей. Прочие способы передачи информации, такие как личная встреча, телефонный звонок или веб-конференция более трудозатратны, и информация больше искажается во время передачи сообщения.