Электронный документооборот как путь повышения эффективности работы организации

Современное учебное заведение, шагающее в ногу со временем невозможно представить без внедрения различных современных технологий. Еще в 90-х годах прошлого столетия невозможно было поверить в реализацию технологий проекции изображения в лекционных аудиториях, компьютерные классы для практических занятий, электронные библиотеки для студентов и многое другое.

Вышеуказанные технологии не просто дань времени, но и инструменты повышения эффективности управления и процессов обучения. Для повышения эффективности управления именно организационной структуры необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами.

Мы остановим свое внимание на работе с документами, так как любое управленческое решение базируется на информации, а служебном документе является источником такой информации.

Рационализация системы обработки документов приводит к росту продуктивности работы сотрудников, облегчению доступа к информации для принятия управленческих решений, улучшению исполнительской дисциплины и, следовательно, общему повышению качества управления.

Необходимо отметить, что время документов, созданных только на бумажном носителе уже прошло и в сегодняшних реалиях любой документ имеет электронный образ, создается с помощью компьютера и пересылается зачастую по электронной почте. А это значит, что документ исполненный только на бумаге теряет свою актуальность.

Четко выстроенная организация работы с электронными документами оказывает положительный эффект на качество работы всей структуры управления, организацию и культуру труда.

Важнейшими условиями реализации управленческой информации является своевременность ее получения и передачи. Как бы полна и достоверна ни была информация, если она получена с опозданием, трудно, а иногда и невозможно ее использовать.

Информация фиксируется в документах, которые придают ей организационную форму и обеспечивают юридической силой.

Документооборот – движение документов с момента их получения или создания до завершения, исполнения, отправки адресату или сдачи их на хранение1.

Термин «документооборот» появился в литературе в 1920-е гг. В работах таких крупных специалистов в области управленческого труда и делопроизводства, как З. К. Дрезен, Д. Р. Покровский, П. М. Керженцев и др. были сформулированы основные положения его организации, которая и в то время связывалась с рациональным построением структуры управления, с четким распределением функций между различными службами и исполнителями.

Необходимо отметить, что в определении термина основное внимание следует уделить именно «движению документа», то есть передвижению документа от одного сотрудника к другому. При этом порядок движения документа (их путь) предопределен принятым управленческим процессом.

В качестве примера можно рассмотреть ситуацию, в которой руководитель ставит задачу, чтобы все входящие документы попадали сначала к нему, а он уже будет определять исполнителя и расписывать ему документ. При таком движении документа «сверху вниз», его путь будет много ступенчатым, следовательно исполнитель получит в работу документ через продолжительное количество времени.

Существует и другая структура организации, в которой обязанности четко разделены между структурными подразделениями и документ после прохождения регистрации сразу же направится в подразделение в соответствии с его функциями.

Точно также от структуры организации зависит процесс движения документа при согласовании и подписании.

Несмотря на вторичность порядка движения документов по отношению к целям и задачам организации, документооборот рекомендуется нормировать и регулировать.

Предлагается закреплять порядок прохождения документов внутри организации в специальных технологических схемах.

В технологической цепочке обработки и движения документов выделяются этапы:

• -    прием и первичная обработка поступающих в организацию документов;

• -    регистрация документов;

• -    предварительное рассмотрение и распределение документов;

• -    контроль за исполнением;

• -    исполнение документов, их составление, согласование, оформление;

• -    отправка или направление в дело.

Кроме того, в каждой организации можно выделить следующие потоки документов:

• -    поток входящей документации;

• -    поток внутренней документации;

• -    поток исходящей документации.

Необходимо отметить, что у каждого документа имеется свой жизненный цикл. который приведен в Рисунке№12:

Рисунок №1- Жизненный цикл документа: основные стадии

На этапе «Создание» информация, изложенная в документе приобретает форму и структуру. Этап «Обращение» представляет собой обработку, регистрацию и направление на исполнение документа. Параллельно с вышеуказанным этапом документ попадает в архив, т.е. остается на этапе «Хранения». После отработки документа и принятия по нему всех необходимых управленческих решений, документ отправляется на «Уничтожение», кроме тех документов срок хранения которых установлен приказом организации или нормой законодательства. В случае отсутствия актуальности в документе после его создания, он сразу же отправляется на уничтожение.

Содержание документопотока характеризуется наполнением документов и составом информации, содержащейся в этих документах.

Объем документопотока измеряется физическим количеством документов (подлинников и копий), который может быть конкретизирован

• ² М.П.Бобылева Управленческий документооборот от бумажного к электронному, Издательство «ТЕРМИКА», 2016, С.56

или дополнен объемом содержащейся в документах информации, выраженной в листах, знаках, количестве поручений, исполнителей и т.д.

Величина документооборота необходима для просчета эффективности применения автоматизированных информационных технологий; расчета необходимой численности делопроизводителей; определения загруженности персонала организации. В целом объем документооборота показывает загруженность всего управленческого аппарата организации, так как все административные работники сталкиваются с работой над документами.

Одним из способов повышения эффективности работы с документа в организации является внедрение электронного документооборота. Внедрение обусловлено явными преимуществами в скорости обработки и регистрации информации, ее хранении и поиске.

В пользу вышеизложенного способа можно привести несколько аргументов:

• -    за счет автоматизации резко сократится время обработки и регистрации документов;

• -    ускорение информационного потока движения документов внутри организации;

• -    обеспечение быстрого и эффективного поиска нужного документа в любой момент времени;

• -    прозрачность работы с документами и эффективный контроль исполнительской дисциплины;

• -    уменьшение затрат на хранение документов за счет их сокращения на бумажных носителях.

• -    сокращение затрат на бумажные носители информации.

С учетом изложенного нельзя не затронуть вопрос защиты информации при ведении электронного документооборота в организации. Вопрос безопасности информации, содержащейся на электронных носителях и имеющей только электронный вид, один из самых обсуждаемых в современном мире.

Под информационной безопасностью будем понимать защищенность информации и поддерживающей инфраструктуры (совокупности программных и аппаратных средств, обеспечивающих хранение, обработку и передачу информации) от случайных или преднамеренных воздействий естественного или искусственного характера, которые могут нанести неприемлемый ущерб субъектам информационных отношений, в том числе владельцам и пользователям информации и поддерживающей инфраструктуры.

Защита информации – это комплекс мероприятий, направленных на обеспечение информационной безопасности.3

Таким образом, информационная безопасность – состояние защищенности жизненно важных интересов личности, общества, государства в информационной сфере от внешних и внутренних угроз, обеспечивающее ее формирование, использование и развитие. Рассматривая это определение, необходимо отметить, что одним из важнейших аспектов информационной безопасности является определение и классификация возможных угроз безопасности.4

Документы, передаваемые в электронном виде имеют различную степень конфиденциальности, некоторые из них могут содержать сведения, являющиеся коммерческой тайной самой организации, а также персональные данные как сотрудников, так и клиентов.

Для того, чтобы обеспечить безопасность при ведении электронного документооборота необходимо изначально принять некоторые организационные меры, которые заключаются во введении этапов протоколирования действий в электронной системе (электронный журнал операций). Указанный журнал должен быть ограничен в доступе пользователей.

Следующей организационной мерой можно считать введение логинов и паролей для сотрудников допущенных к ведению делопроизводства, а также обеспечение их компьютерами изолированными от общего доступа (по мере необходимости).

В настоящие время на рынке существует большое разнообразие систем электронного документооборота и потенциальному пользователю данных систем следует особо тщательно подбирать информационную систему, учитывая особенности конкретной организационной структуры.

Исходя из этого, мы делаем вывод, что внедрения электронного документооборота повышает эффективность работы организации как с точки зрения уменьшения финансовых и временных затрат, так и делает процесс обработки и хранения данных более структурированным и доступным.

Кроме того, внедрение выше указанной системы позволяет безошибочно определить исполнителя в соответствии с организационной структурой и в кротчайшие сроки направить документ на исполнение. Это может стать объектом дальнейших исследований.