Электронный документооборот в органах государственного управления: анализ и внедрение

В век глобальных информационных ресурсов трудно представить организацию, в управленческой культуре которой делопроизводство не занимало бы особого места.

Делопроизводство     является     отраслью     деятельности, обеспечивающей документирование и организацию работы с официальными документами [1].

Важность подобного рода деятельности подтверждается тем, что в каждом органе государственного управления создаются специальные отделы, ответственные за осуществление данных полномочий. В Государственной жилищной инспекции Республики Башкортостан для работы с документами функционирует отдел делопроизводства и работе с обращениями граждан.

Организация работы с обращениями граждан в Государственной жилищной инспекции РБ является неотъемлемой частью делопроизводства и основана на нормах действующего законодательства (Конституция Российской Федерации, Федеральный закон от 02.05.2006 г. № 59 – ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации», Положение о Государственной жилищной инспекции РБ от 20.08.2010 г.).

Также Государственная жилищная инспекция РБ взаимодействует с органами государственной власти, органами местного самоуправления Республики Башкортостан, владельцами и собственниками жилищного фонда и общего имущества собственников помещений в многоквартирном доме, объектов коммунального назначения, а также с общественными объединениями, что также повышает сложность процесса делопроизводства [2]. Поэтому внедрение и реализация системы документооборота является для ГЖИ РБ очень актуальной. Внедрение системы электронного документооборота позволяет автоматизировать процесс делопроизводства, формировать внутреннюю и внешнюю документацию. В свою очередь, подобные системы имеют некую особенность: система либо должна быть внедрена повсеместно, на всех рабочих местах, связанных с созданием, редактированием и хранением информации, либо эффективность от ее использования будет минимальной [3]. Одной из проблем при внедрении СЭД является «человеческий фактор». Трудно не согласиться с высказыванием Пахчаняна, что «консерватизм персонала обычно обусловлен нежеланием обучаться и переобучаться» [3]. Что касается ГЖИ РБ, то системой электронного документооборота в настоящий момент оснащен лишь отдел делопроизводства и работы с обращениями граждан. По состоянию на 2012 год оптимизирована работа с внешней документацией. И здесь имеются определенные проблемы.

По данным опроса сотрудников отдела делопроизводства ГЖИ РБ в связи с внедрением электронного документооборота 2 из 3 прошли обучение еще в 2011 году, но сама система была внедрена лишь в июне 2012 года. Такое повышение квалификации является неэффективным, так как за столь большой промежуток времени полученные знания без практики не приводят к желаемым результатам.

Необходимо также отметить, что в ГЖИ РБ оптимизирована работа с внешней документацией, тогда как внутренний документооборот остался бумажным. А это, как уже отмечалось выше, ведет к снижению эффективности системы электронного документооборота.

Таким образом, в настоящий момент в ГЖИ РБ настала острая необходимость внедрения системы электронного документооборота на уровне всей инспекции. Только подобная организация работы в будущем сможет адекватно реагировать на вызовы нового времени.