Электронный документооборот в системе электронного правительства

Современное общество представляет собой информационное и высокотехнологичное поле, поэтому компьютерные технологии все активнее и быстрее внедряются в работу государственных и муниципальных органов, во взаимоотношения между гражданами и государством, а также они определяют дальнейшие пути трансформации и модернизации государственного аппарата.

Информационные технологии в системе государственного управления становятся политико-административными ресурсами и инструментами. Внедрение современных достижений науки позволяет сделать работу органов исполнительной власти более динамичной, гибкой и быстрой, а также повысить качество предоставления государственных услуг, информирование граждан становится более достоверным и полным.

На сегодняшний момент одним из важнейших аспектов развития информационного пространства на государственном уровне является построение системы электронного правительства1.

Законодатель определяет электронное правительство как новую форму организации деятельности органов государственной власти, которая обеспечивает за счет широкого применения информационнокоммуникационных технологии качественно новый уровень оперативности и удобства получения организациями и гражданами государственных услуг и информации о результатах деятельности государственных органов.

С другой стороны, электронное правительство можно представить, как механизм управления государством, основанный на использовании информационных технологий в масштабах всей страны в целях повышения эффективности государственного управления, ускорения процесса принятия юридически значимых решений и снижения времени коммуникации с должностными лицами для каждого члена общества.

Одним из ключевых элементов направлений развития электронного правительства, является система электронного документооборота, которая заключается в формировании инструментов передачи документов посредством электронных каналов связи.

Электронный документ – это документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме. К существенным чертам данного типа документа относятся: машинный носитель информации, электронная форма предоставления информации, способность храниться и обрабатываться с помощью средств вычислительной техники, а также использование электронной цифровой подписи.

Система электронного документооборота позволят создать полноценную инфраструктуру автоматизации управления, которая предоставляет достаточное количество информации для принятия государственных решений.

Электронный документооборот выполняет следующие основные функции:

• 1)    контроль исполнительской дисциплины, контроль качества процессов или результатов этих процессов;

• 2)    маршрутизация документов, доставка документов исполнителям;

• 3)    обработка информации в организациях, государственных учреждениях, которые имеют обширную историю и формальное управление;

• 4)   поиск информации, ее извлечение, обобщение и представление;

• 5)   автоматизация управления.

Система электронного документооборота более эффективна по сравнению с традиционным типом обмена документов, поскольку она легче поддается оптимизации, требует меньших затрат на свое содержание, быстрее окупается и сокращает расходы на хранение бумаг, а также уменьшает количество сотрудников, которые заняты работой с документами.

Можно выделить следующие преимущества использования системы электронного документооборота:

• 1)    Ускорение и упрощение информационных процессов;

• 2)    Хранение электронных документов, в отличие от традиционных бумажных, не требует физического места, так как электронные носители информации компактные, способны хранить большие объемы передаваемых данных;

• 3)    Передача документов посредством сети «Интернет» происходит гораздо быстрее и надежнее, нежели посредством традиционных способов (почтовые или курьерские службы);

• 4)    При возможных изменениях системы законодательства, реструктуризации органов государственной власти, систему электронного документооборота легко перестроить на новые принципы работы и организации;

• 5)    Резкое сокращение финансовых расходов;

• 6)    Возможность дополнительной защиты передаваемой информации.

Однако несмотря на очевидные преимущества, существует также ряд проблем. Российское законодательство до настоящего времени содержит требования, которые обязывают органы власти использовать традиционные бумажные документы. В основном государственные органы посредством электронного документооборота предоставляют только самую элементарную информацию справочного характера.