Электронный документооборот в системе учетной информации о материально-производственных запасах на железнодорожном транспорте

Увеличение объемов внешней и внутрикорпоративной информации приводит к неэффективности обмена традиционными бумажными документами. В конце 20 века компании развитых стран начали активный переход на безбумажный документооборот. В 2017 году распоряжением Правительства Российской Федерации от 28 июля 2017 г. № 1632-р утверждена программа «Цифровая экономика Российской Федерации». Цифровая экономика – система экономических, социальных и культурных отношений, основанных на использовании цифровых информационнокоммуникационных технологий.

ОАО «РЖД» – это первый российский транспортный гигант, который принял собственную стратегию цифровой трансформации до 2025 года. С 2007 года в Холдинге ведется активная работа по автоматизации документооборота аппарата управления, филиалов и дочерних обществ. ОАО «РЖД» проводит политику корпоративной информатизации, внедрена Единая автоматизированная система документооборота (ЕАСД). Основными предпосылками внедрения ЕАСД на железнодорожном транспорте были:

• 1.    отсутствие общих стандартов и инструментов работы с документами, как на

• 2.    отсутствие формализованных процедур согласования документов в рамках нескольких подразделений ОАО «РЖД»;

• 3.    отсутствие сквозного контроля исполнения поручений.

уровне аппарата управления, так и на уровне филиалов и дочерних обществ ОАО «РЖД»;

Указанные факторы негативно влияли на исполнительскую дисциплину и приводили к неконтролируемому увеличению сроков обработки документов, что, в свою очередь, отрицательно влияло на оперативность, актуальность и качество управленческих решений [1].

В настоящее время ОАО «РЖД» переходит на новые методы управления бизнесом с использованием электронного документооборота (ЭДО). Электронный документ (ЭД) – это информация, представленная в электронной форме, пригодной для восприятия человеком, с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах.

С 2018 года в ОАО «РЖД» внедряется ЭДО по следующим направлениям: учет расчетов с контрагентами, учет материалов, учет основных средств [2].

Для каждого первичного документа по учету материальных ценностей подготовлен бизнес-процесс, описывающий порядок формирования документа в ЭДО. Например, бизнес-процесс электронного документооборота по формированию требования-накладной формы № М-11 при передаче товарно-материальных ценностей (ТМЦ) между структурными подразделениями, состоит из нескольких последовательных этапов.

Материально ответственное лицо склада-отправителя материала осуществляет отпуск материалов структурным подразделениям филиалов ОАО «РЖД», после чего с рабочего места в Единой корпоративной автоматизированной системе управления финансами и ресурсами (ЕК АСУФР-2) оформляет требование-накладную формы № М-11. Специалист структурного подразделения-отправителя, принимающий решение о возможности отпуска ТМЦ, с рабочего места в ЕК АСУФР-2 имеет возможность просмотра всех электронных требований-накладных формы № М-11 за любой период в форме отчета. При просмотре требования-накладной М-11, имеющего статус «Создано», специалист выполняет его подписание квалифицированной электронной подписью. При этом требованию-накладной М-11 автоматически присваивается статус «Разрешено».

Материально ответственное лицо структурного подразделения выполняет подписание М-11 в статусе «Разрешено» квалифицированной электронной подписью, требованию-накладной М-11 автоматически присваивается статус «Подписано МОЛ1». При подписании требования -накладной М-11 МОЛ, инициируется автоматическое создание документа отпуска, а в бухгалтерском учете по подразделению-отправителю материала автоматически формируется бухгалтерская запись: Дебет10 субсчет17 «Материалы, переданные другим подразделениям, до акцепта» Кредит10 субсчет «Материалы на складе».

После успешного формирования документа отпуска материала требование-накладная формы № М-11 получает статус «Отпущено» и автоматически передается получателя материала. Материально ответственное лицо склада-получателя, получив требование-накладную формы № М11 в электронном виде, имеющее статус «Отпущено», сверяет данные с фактически поступившим количеством материала и выполняет подписание М-11 квалифицированной электронной подписью. Требованию-накладной М-11 автоматически присваивается статус «Подписано МОЛ2», изменение статуса документа автоматически передается отправителю материала. При подписании требования-накладной М11 материально ответственным лицом склада-получателя инициируется автоматическое создание документа поступления, а в бухгалтерском учете подразделения-получателя материала автоматически формируется бухгалтерская запись: Дебет 10 субсчет «Материалы на складе» Кре-дит10 субсчет 19 «Материалы, полученные от других подразделений, до акцепта». У отправителя материала один раз в сутки автоматически запускается фоновое задание по созданию извещений формы № ФРУ-13 для всех требований-накладных формы № М-11, имеющих статус «Отпущено» или «Получено».

При акцепте извещения формы № ФРУ-13 выполняется автоматическое сопоставление документа (документов) поступления и извещения формы № ФРУ-13. В бухгалтерском учете структурного подразделения-получателя материала автоматически формируется бухгалтерская запись на получение по внутрихозяйственным расчетам стоимости материала от структурного подразделения-отправителя: Дебет10 субсчет19 «Материалы, полученные от других подразделений, до акцепта» Кре-дит79 «Внутрихозяйственные расчеты».

Одновременно, в подразделении-отправителе материала автоматически формируется бухгалтерская запись, отражающая передачу по внутрихозяйственным расчетам стоимости материала структурному подразделению-получателю: Де-бет79 «Внутрихозяйственные расчеты» Кредит10 субсчет17 «Материалы, переданные другим подразделениям, до акцепта». После акцепта извещения формы № ФРУ-13 соответствующему требова- нию-накладной формы № М-11 присваивается статус «Акцептовано» [3].

В процессе внедрения выявлены ключе- вые преимущества электронного документооборота: сокращение расходов на печать, доставку, обработку и хранение докумен- работников, ответственных за обработку документов; повышение платежной дисциплины; оперативный контроль статуса документа; существенное уменьшение количества ошибок по сравнению с бумажными документами.

тов; повышение производительности труда