Электронный документооборот в учетно-аналитической системе предприятия

Современные экономические условия требуют от продавцов товаров и услуг оперативной и слаженной работы во всех направлениях деятельности. Системы электронного документооборота призваны ускорить процесс принятия управленческих решений. Электронный документооборот позволяет быстрее совершать абсолютно все бизнес-процессы, является неотъемлемой частью современной учетно-аналитической системы предприятия.

Под учетно-аналитической системой понимают процесс сбора, хранения, обработки и передачи разнородной информации, необходимой менеджерам всех уровней для контроля, планирования и оценки результатов работы отдельных подразделений или всего предприятия в целом. [1]

Учетная информация, необходимая для анализа и управления, формируется на основании документов, подтверждающих факты совершения фактов хозяйственной жизни – действия, явления и события, оказывающие влияние на финансовый результат деятельности предприятия [2].

Документооборот – это движение различных документов внутри организации с момента их создания или получения до исполнения или отправки. Электронный документооборот – это документооборот с использованием     специализированной     системы     электронного документооборота.[2]

Помимо очевидных преимуществ электронного документооборота, таких как экономия времени и почтовых затрат, также следует выделить:

возможность одновременной обработки документа несколькими сотрудниками, простота контроля информационных потоков, возможность использования разных типов данных, возможность быстрого поиска и извлечения необходимой информации, укрепление исполнительской дисциплины.

Среди важнейших недостатков отмечают уязвимость электронных документов в случае отсутствия резервного хранения данных и необходимость дублирования документов в бумажном виде в случае, если контрагенты не имеют совместимых технических возможностей.

Постоянный и непрерывный документооборот происходит между внутри компаний, а также между отдельными предприятиями, связанными договорными отношениями.

Внутренний документооборот обеспечивает оперативное перемещение документов между отдельными подразделениями и сотрудниками предприятия.

Внешний документооборот необходим для обмена информацией с контрагентами, контролирующими органами и заинтересованными лицами.

Каждое предприятие самостоятельно устанавливает порядок внутреннего документооборота. Для этого используются различные программные продукты.

Внешний документооборот осуществляется с помощью специализированных операторов. В нормативно-правовых актах даются различные определения понятия оператора электронного документооборота, общим является обеспечение документооборота счетов-фактур.

Для осуществления внешнего документооборота требуется наличие специальных электронных подписей. Изготовлением ключей усиленных квалифицированных электронных подписей занимаются сертифицированные удостоверяющие центры.

Документы, отправленные в контролирующие органы, на предприятиях также хранятся в бумажном виде.

Существуют различные системы электронного документооборота (СЭД), которые в виде программных доработок интегрируются с учетноаналитическими системами организаций.

Крупные предприятия для создания единого информационного поля электронного документооборота за свой счет подключают контрагентов к СЭД.

Таким образом, наличие надежной системы электронного документооборота является неотъемлемым условием эффективного функционирования учетно-аналитической системы предприятия.