Этапы исследования закупочного процесса в коммерческих организациях в контексте оптимизации

Основным элементом структуры современных экономических отношений является организация. Существует множество подходов к классификации организаций в зависимости от различных характеристик. Первый уровень классификации предполагает разделение организаций на коммерческие и некоммерческие. В качестве основной цели деятельности коммерческой организации является извлечение прибыли, в то время как некоммерческие организации существуют для достижения целей, предусмотренных уставом. Далее будем рассматривать коммерческие организации, как основу экономической системы, основанной на рыночных отношениях.

Среди коммерческих организаций, обычно, выделяют производственные, торговые и организации, занимающиеся оказанием услуг. Такого рода классификация условна, т.к. в рамках одной организации могут существовать несколько или даже все виды деятельности.

Однако функционирование любого предприятия невозможно без сырья, материалов и услуг, которыми его обеспечивают другие предприятия. Как правило, предприятия осуществляет свою деятельность с использованием закупок товаров, оргтехники для ведения административной работы, высокотехнологичного оборудо- вания использования в производстве или оказания услуг клиентам.

По нашему мнению, управление закупочной деятельностью предприятия, независимо от специфики и масштаба его деятельности, можно считать одним из ключевых процессов, эффективность и качество исполнения которого определяет конкурентоспособность организации. Как правило, закупочную деятельность связывают с процессами логистики снабжения. Однако, задача закупочной деятельности заключается в том, чтобы гарантировать возможность получения ресурсов, необходимых для производственной деятельности [1].

Определим закупочную деятельность как совокупность процессов, связанных с закупкой, транспортировкой и хранением товаров, часть из которых можно считать просто моделируемыми и формализуемыми.

Декомпозируем процесс закупки в совокупность взаимосвязанных подпроцессов и рассмотрим их более подробно:

• 1.    Планирование закупок.

• 2.    Управление взаимоотношениями с поставщиками.

• 3.    Закупка материалов, товаров, работ или услуг.

• 4.    Контроль исполнения закупок.

• 5.    Транспортировка.

Процесс закупок начинается с определения потребностей в материальных ресурсах соответствующих подразделений компании. На данном этапе учитываются результаты управления запасами, а также осуществляется прогнозирование потреб- ности на основе прошлых заказов. Далее определяются требования к закупаемым материальным ресурсам. После определения внутрифирменных потребителей и номенклатуры материальных ресурсов, должны быть установлены требования по весу, размерам, параметрам поставок, а также другие спецификации на каждую позицию закупаемых материальных ресурсов. Также должны быть определены требования к уровню сервиса поставщика.

Для планирования потребности в материальных ресурсах существует несколько информационных систем, одной из которых является MRP. Данная система начинает свою работу с определения, сколько конечной продукции и в какие сроки необходимо произвести. Затем система определяет время и необходимые объемы материальных ресурсов для удовлетворения потребностей производственного расписания. Формализация процессов принятия решений в данной системе проводится с помощью методов исследования операций.

Исследование рынка закупок начинают с определения всех возможных поставщиков по непосредственным рынкам, рынкам заменителей и новым рынкам. Далее следует предварительная оценка всех возможных источников закупаемых материальных ресурсов, а также анализ рисков, связанных с выходом на данные рынки. В рамках данного процесса проводится сбор информации о поставщиках, создание базы данных о поставщиках, поиск оптимального поставщика, а также оценка результатов работы с выбранными ранее поставщиками. Для окончательного выбора поставщика используется многокритериальная оценка.

Реализуется управление взаимоотношениями с поставщиками в SRM-системах (Supplier Relationship Management). Решения данного класса нацелены на задачи стратегического выбора поставщиков, выбор новых видов разрабатываемой продукции из возможных альтернатив, реализацию всего цикла закупок, включая электронную торговую площадку, а также оперативный мониторинг и оценку деятельно- сти поставщиков.

Процедура закупок включает в себя формирование и утверждение заявки на приобретение на основании сформированной ранее потребности, оформление договорных отношений, передачу прав собственности на материальные ресурсы, оплату.

Эффективность управления снабжением оценивается в результате мониторинга. Показатели эффективности закупочной деятельности могут отличаться в зависимости от специфики компании, однако можно выделить три классических направления оценки: сроки выполнения задач на каждом шаге процесса, затраты на проведение закупочных процессов и показатели эффективности расходования средств компании.

В процессе закупок транспортировка предполагает разработку оптимальных маршрутов движения транспорта, подбор необходимых транспортных средств, исходя из технико-экономических особенностей их применения, определение способа доставки, правильное и четкое оформление транспортной документации, а также управление транспортным риском. Для решения задач транспортировки широко применяются геоинформационные системы, которые позволяют выполнять расчеты протяженности маршрутов, время их прохождения с учетом остановок на пограничных переходах и заправках, а также оперативно отслеживать и оценивать дорожные условия.

На сегодняшний день более известны системы типа SCM, которые объединяют в себе MRP-, SRM- и другие типы систем, позволяя решать круг задач учета, планирования и контроля не только в закупках, но и в других логистических процессах компании. Одной из популярных систем SCM типа является SAP ERP.

К сегодняшнему дню, большинство компаний, чья деятельность зависит от закупочной деятельности как основного или обеспечивающего бизнес-процесса, осо- знали необходимость не просто в автоматизации процесса закупок, но и прежде всего, в его оптимизации, что говорит об абсолютно ином качественном подходе. Современный ИТ-рынок предлагает достаточно большое количество решений, обеспечивающих функционирование закупочной деятельности в компании, но все эти решения предполагают достаточно жесткое формальное описание процессов. Например, в виде стандартной модели управления запасами с фиксированным уровнем запаса или с фиксированным интервалом времени между заказами.

Другим примером формализованного процесса может служить транспортировка. Так для оптимизации маршрутов движения транспортных средств существуют алгоритмы решения транспортной задачи или задачи о назначениях. Другим методом решения задач маршрутизации перевозок является сетевое планирование.

Несмотря, на возможность применения референтных моделей процессов закупки, далеко не все процессы могут быть описаны при помощи простых формальных моделей.

К неформализуемым или слабоформа-лизуемым процессам в закупочной деятельности можно отнести процесс выбора поставщика, который, в частности, предполагает проведение многокритериальной оценки объекта выбора.

В настоящее время для сравнения вариантов поставщиков используют бальную оценку объектов выбора. В основе критерия лежит выбор системы баллов и шкалы наиболее значимых признаков оценки поставщиков. Предпочтение отдается поставщику, набравшему наибольшую сумму баллов. Очевидно, что данный метод содержит существенное субъективное смещение результата оценки.

Другим примером может служить прогнозирование потребности в рамках планирования закупок. Потребность является результатом взаимодействия многих макро- и микроэкономических факторов. Например, уровень спроса может определяться ценой и средним размером заработной платы, которые в свою очередь связаны с уровнем инфляции, наличием конку- рентов, доступностью товара и т.д. Таким образом, увеличение числа учитываемых факторов внутренней и внешней среды будет вести к росту числа переменных дифференциального уравнения и к невозможности нахождения его решения.

При этом большинство моделей планирования закупок базируются на исторических данных (эконометрическое моделирование), в которых существенны предположения о распределении вероятностных распределений неопределенных параметров и критериев. Такой подход не позволяет оперативно учитывать явления, происходящие в экономике, что ведет к издержкам.

Подобные проблемы также могут возникать и в других формализованных процессах. Это связано с тем, что для эффективного управления закупками необходимо учитывать большое количество факторов, влияющих на процесс. Таким образом, увеличение количества переменных в любых моделях ведет к возникновению ошибок и невозможности проведения расчетов.

Поэтому, для управления неформализу-емыми процессами закупочной деятельности необходимо использовать инновационные средства, так как применяемые технологии не обеспечивают должного качества и точности их выполнения. Используемые в настоящий момент системы опираются на логику и точные расчеты, применяя упрощенную модель процессов, выбранную заранее.

Одним из инновационных инструментов, позволяющим решать неформализованные или слабоформализованные задачи является искусственный интеллект.

Под искусственным интеллектом понимается комплекс технологических решений, позволяющий имитировать когнитивные функции человека (включая самообучение и поиск решений без заранее заданного алгоритма) и получать при выполнении конкретных задач результаты, сопоставимые, как минимум, с результатами интеллектуальной деятельности человека.

Искусственный интеллект позволяет анализировать обстановку в реальном времени и сохранять работоспособность при смене целей управления, непредвиденных изменениях свойств управляемого объекта или параметров окружающей среды. Система способна менять алгоритм управления и искать оптимальные и эффективные решения. На сегодняшний день практика использования искусственного интеллекта в бизнесе уже достаточно велика и показывает серьезные преимущества перед другими ИТ-решениями.

Оценка эффективности применения технологии ИИ в сфере закупок требует проведения следующих исследований:

• -    рассмотрение закупок в разрезе субъектов экономики (особенности данного процесса для организаций разного масштаба и специфики);

• -    определение места процесса закупок в архитектуре предприятия;

• -    построение референтной модели архи-

• тектуры процесса закупки;

• -    декомпозиция в контексте автоматизации подпроцессов при помощи технологий искусственного интеллекта.

Для наиболее полного понимания масштабов необходимого анализа, который сможет послужить объективным определением возможности реализации и эффективности выдвинутой гипотезы о рациональности внедрения систем искусствен- ного интеллекта в рамках инструмента оптимизации закупочного процесса, необходимо сделать более подробный обзор перечисленных выше этапов.

Первый этап. Определение особенностей закупочной деятельности для различных субъектов экономики. Важность этого этапа обуславливается тем, что совокупность процессов закупки может обладать некоторыми особенностями в зависимости от масштабов, отрасли и специфики субъектов экономики.

Второй этап. Определение места процессов закупочной деятельности в архитектуре организации. Важность этого этапа обуславливается тем, что совокупность процессов закупки может обладать некоторыми особенностями в зависимости от масштабов, отрасли и специфики субъектов экономики.

Третий этап. Построение модели биз-нес-процесса закупочной деятельности в инвариантном виде. Выделенные этапы закупочной деятельности должны быть применимы для любой организации, независимо от масштаба, вида деятельности и других отличительных особенностей. Так же здесь следует определить основные свойства рассматриваемого процесса.

Четвертый этап. Определение тех процессов, которые могут быть автоматизированы применением технологий искусственного интеллекта.

Представленные этапы позволят оценить эффективность использования искусственного интеллекта для моделирования закупочного процесса. Необходимо учесть издержки, связанные с внедрением искусственного интеллекта в качестве инструмента оптимизации процесса закупок, что может существенно изменить оценку эффективности, но это уже предмет другой статьи.