Этапы внедрения системы менеджмента качества в ООО «Покровск-С»

В условиях рыночной экономики малому торговому предприятию трудно выжить в конкуренции с крупной компанией. Однако, не смотря на масштабы, преимущество будет иметь то предприятие, которое внедряет или уже внедрил систему менеджмента качества. Действительно реализация стандарта ИСО 9001:2011  (9001:2015) приведет к положительным внутренним изменениям, которые будут сопровождаться уменьшением издержек и увеличением прибыли предприятия, что в конечном итоге продвинет его на новый уровень. Преимущество международного стандарта заключается, в том, что его можно внедрить на любом предприятии потреб кооперации, вне зависимости от его размеров, только он будет иметь свои особенности. Найдем доказательство тому, что это действительно так, обращая свое внимание на маленькое предприятие ООО «Покровск-С», которое в настоящее время находиться на стадии разработки и внедрения СМК.

Компания представляет собой магазин потребкооперации, который специализируется по розничной торговле продовольственных товаров. Их продажа осуществляется через прилавок, тем самым требуя от продавцов при обслуживании покупателей больше активности. В магазине представлена продукция с низким или средним ценовым сегментом. Отсюда можно сделать вывод, что его потребителями являются люди с различными уровнями дохода. Понятно, что целью создания предприятия явилось удовлетворение потребностей потребителей на селе, а отсюда и получение прибыли.

В феврале 2014 г. директором магазина было принято решение о внедрении СМК по стандарту ИСО 9001:2011 «Система менеджмента качества. Требования». Однако до того как было принято решение директор столкнулся с проблемой накопления денежных средств на реализацию данной идеи. Особенность заключается в том, что процесс внедрения СМК дорогостоящий, в связи с расходами на обучение персонала, привлечение сертифицирующей организации, стандартизацию бизнес-процессов, а так же прибавление з/п и выделение премий. Не смотря на небольшие масштабы предприятия, ООО «Покровск-С» с течением долгого времени удалось накопить необходимые ресурсы для внедрения системы менеджмента качества.

Предприятие существует уже 18 лет на рынке, что в принципе подтверждает его устойчивое положение в конкуренции. Однако, исходя из проведенного нами SWOT-анализа, компания находиться на стадии выживания. Так как общая сумма сильных и слабых сторон, а также возможностей и угроз составило 50%, а это менее 60%, что означает выживание предприятия на рынке. Отсюда можно сделать вывод о необходимости внедрения СМК.

Первым этапом было конечно изучение руководителем предприятия стандарта ИСО 9001:2011 «Система менеджмента качества. Требования». По его словам здесь возникла проблема с пониманием многих терминов, таких как, организационная структура, производственная среда и процесс. Руководитель был вынужден потратить много времени на поиск значений вышеуказанных слов. Важно понимать для того, чтобы появилась ясная картина о внедрении СМК для начала, нужно изучить стандарт ИСО 9000:2011 «Система менеджмента качества. Основные положения и словарь», а уже потом переходить к изучению основного стандарта. Кроме того необходимо не только знать значения ключевых слов стандарта, но и понимать их, для того чтобы в дальнейшем успешно внедрить СМК и суметь донести ценную информацию своим сотрудникам. Ведь процесс внедрения во многом зависит не только от руководителя предприятия, но и от самих подчиненных.

Позднее в декабре 2014 г. была принята Политика в области качества и разработан первоначальный план мероприятий по внедрению стандарта ИСО 9001:2011. Так как деятельность предприятия ООО «Покровск –С» во многом зависит от потребителей и их предпочтений, за основу разработки был взят именно этот фактор.

Следующим шагом была разработка организационной структуры в рамках СМК, которая из-за малого масштаба сотрудников (всего семь человек) имеет свои особенности. Она включает в себя координационный совет по качеству и службу качества. ООО «Покровск –С» распределил три уровня управления. Стратегический уровень выполняет координационный совет по качеству, в который входит руководитель, бухгалтер и два товароведа. В свою очередь тактический уровень осуществляет служба качества.

Как признался руководитель предприятия, после формирования организационной структуры и распределение обязанностей в рамках СМК, возникла проблема с принятием нововведений рабочим персоналом. Со стороны подчиненных возникали такие вопросы: «Зачем это нужно?», «Почему мы должны перерабатывать?», «Что мы за это получим?». Кроме не понимания, у них появлялось нежелание работать и выполнять новые обязанности в рамках СМК. И это понятно ведь появилась еще одна проблема – загруженность задач рабочим персоналом. Руководитель пытался изменить ситуацию, мотивируя людей в денежном эквиваленте в прибавке заработной платы на 5%. Проанализируем данную ситуацию, и мы поймем, что руководитель совершил ошибку, которая заключается в отсутствие контакта подчиненных с руководителем на тему система менеджмента качества. Руководитель создал мотивацию, но так и не сумел правильно разъяснить, почему необходимо изменение на предприятии. Это очень важная деталь. Порой словесная мотивация и разъяснение нововведений во многом увеличивает работоспособность подчиненных.

Руководителю нужно было после изучения стандартов ИСО 9001:2011 и ИСО 9000:2011 написать их краткое описание на языке и терминах понятных простым рабочим. Например, по стандарту термин процесс -совокупность взаимосвязанных или взаимодействующих видов деятельности, преобразующая входы в выходы. Можно объяснить проще на уровне восьмиклассника, процесс – это когда мы продаем и обсуживаем покупателей, и в конечном итоге получаем прибыль.

Что касается бесед с подчиненными на тему изменений, то они могут выглядеть следующим образом: «На нашем предприятии будут вводиться изменения в связи с внедрением СМК. Если мы желаем сделать наше предприятие лучше, сохранить работу и увеличить заработную плату. Нам нужно постараться принять и выполнять свои обязанности. Во многом все будет зависеть только от нас».

Такая трактовка не только разъяснит простым рабочим о необходимости изменений в организационной среде, но и сформирует командный дух персонала. А чтобы работники старались выполнять новые обязанности, нужно создать конкуренцию между ними, объявляя, что лучший сотрудник будет получать премию к прибавке заработной плате на 5%.

В настоящее время предприятие готовиться к следующему освоению основного этапа – внедрение процессного подхода. Здесь мы столкнулись с проблемой, которая связана с отсутствием необходимых методических материалов и рекомендаций по внедрению принципов процессного подхода на торговых предприятиях. Нам пришлось руководствоваться стандартом ИСО 9001: 2011 и небольшим списком научных статей.

Основываясь на этой литературе, мы решили рассмотреть и изучить протекающие производственные процессы на предприятии ООО «Покровск –С», подробно рассмотреть входы и выходы каждого процесса. Коротко рассмотрим бизнес-процессы:

• 1.    Заказ товара;

• 2.    Приход товара;

• 3.    Разгрузка товара;

• 4.    Приемка по количеству и качеству;

• 5.    Возврат товара или размещение на склад;

• 6.    Подготовка товара к продаже;

• 7.    Выкладка товаров;

• 8.    Обслуживание покупателей;

• 9.    Отпуск товара покупателю.

Кроме того, мы провели анализ каждого процесса, чтобы выявить проблемные зоны, над которыми нужно работать. Например, анализ поставщиков методом ранжирования, показал, что сотрудничать с поставщиком ИП «Сталкер» невыгодно. В связи с высокими ценами товаров для потребителей со средним выше среднего уровня оплаты труда, а так же в дорогой доставке из-за отдаленности предприятия и невозможности осуществлять заказы с определенной периодичностью в нужном объеме, чтобы доставка была бесплатной.

Кроме того в настоящий момент введен в действие стандарт ИСО 9001:2015, который отменил действие стандарта ИСО 9001: 2011 и имеет свои особенности. Мы надеемся, что предприятию ООО «Покровск –С» в будущем получиться внедрить процессный подход СМК и провести корректирующие действия. Опыт торгового предприятия позволил нам определить трудности разработки и внедрения СМК на ранних стадиях и выявить положительные изменения от нововведений.

Обратим свое внимание на трудности разработки внедрения СМК на небольшом предприятии ООО «Покровск – С»:

• 1    Длительное накопление денежных средств на внедрение СМК, в связи с его дороговизной реализации;

• 2    Непоследовательность изучение стандартов ИСО 9000 и     ИСО

  9001;

• 3    Введение в действие новых стандартов

• 4    Неприятие новых обязанностей подчиненными ООО «Покровск – С» в рамках СМК;

• 5    Непонимание о необходимости внедрения СМК рабочим персоналом;

• 6    Загруженность задач работников, в связи с небольшим масштабом предприятия;

• 7    Отсутствие необходимых методических материалов и рекомендаций по внедрению процессного подхода на торговых предприятиях потребкооперации.

Заметим, что такие трудности сложились уже начальных этапах внедрения СМК, а сколько всего еще предстоит пережить предприятию ООО «Покровск – С». Но это никак не отталкивает компанию от системы менеджмента качества, в связи с тем что всегда можно найти решение и положительный эффект от внедрения СМК будет придавать стимул для освоения нового этапа. Выделим положительные моменты от внедрения СМК уже на начальных этапах, когда еще даже не был реализован основной этап:

• 1.    Оптимизация организационной структуры;

• 2.    Прибавление заработной платы в связи с появлением новых обязанностей в рамках СМК;

• 3.    Анализ бизнес-процесса и выявление проблемных зон, которые в дальнейшем помогут реализовать процессный подход.

Таким образом, мы привели доказательство тому, что систему менеджмента качества можно внедрить на любом предприятии потребкооперации вне зависимости от его масштабов. Опыт маленького торгового предприятия показал нам, что имеет свои трудности и положительные моменты от внедрения и разработки на ранних этапах СМК. Мы надеемся, что опыт внедрения СМК ООО «Покровск – С» послужит другой маленькой организации как справиться с трудностями на ранних этапах при реализации стандарта ИСО 9001.