Этикет переписки по факсу

Важной составляющей искусства поведения является деловой этикет. Не соблюдая принятые в повседневной жизни общества нормы поведения, мы преимущественно рискуем своей репутацией воспитанных людей. В то же время, подобные ошибки в бизнесе будут напрямую отражаться на зарплате и карьерном росте.

Умелая модель поведения, бизнес-этикет стоят в ряду наиболее важных факторов, помогающих закрепить за собой лидирующие позиции в современном бизнесе. Иначе говоря, деловой этикет является компонентом грамотной профессиональной стратегии.

Одной из важных составляющих ежедневной офисной работы является скорость обмена информацией. В этом нам давно помогают факс-аппараты, существенно ускоряя процесс передачи данных. И здесь стоит задуматься о том, насколько непрофессиональное использование такого рода связи может негативно отразиться на наших отношениях с партнерами и клиентами.

Специалисты по деловым коммуникациям уверены, что грамотная переписка по факсу может обеспечить удачное ведение бизнеса, работая на имидж бизнесмена.

При отправке факса самое главное требование – краткость. Прежде, чем отправлять послание, необходимо тщательно сформулировать предложения, проверить, чтобы родни и те же мысли не повторялись [2, с.94]. Наиболее оптимальным считается такой факс, который помещается на одном листе машинописного формата.

Необходимо помнить, что деловое письмо, отправленное по факсу, подписывается от руки, как и все прочие виды писем. Специалисты рекомендуют нумеровать каждую страницу, начиная со второй [3, с.151].

Ниже мы приводим ряд общих правил при работе с факсом:

• •    При использовании в документе корректирующей жидкости, рекомендуется отправлять ксерокопию, а не оригинал, поскольку при передаче по факсу места, обработанные такой жидкостью, являются нечитаемыми.

• •    Если нужно работать с документом, отпечатанным на цветной бумаге, направляйте только его ксерокопии, так как цветная бумага замедляет передачу по факсу и делает ее более дорогой.

• •    Для того, чтобы с вами могли связаться, необходимо в документе указывать номер своего факса, факса своего партнера, код и название города, наименование фирмы, фамилию и имя адресата.

• •    На официальных документах обязательно наличие печати и подписи ответственного лица.

• •    Прежде чем повторно переслать документ по факсу, нужно созвониться с партнером и уточнить, прошла ли копия.

• •    Необходимо хранить подтверждения передачи факсов [1].

Зачастую случается так, что организация, ведущая активную деловую переписку, может по ошибке подколоть переданное по факсу сообщение к предыдущему документу или случайно направить его не в тот отдел и т.д. Следствием этого является то, что адресат факсового сообщения в итоге получает его с опозданием или не получает вообще.

Следовательно, чтобы не злоупотреблять доверием клиента или партнера, необходимо обеспечить надлежащий контроль отправки и получения сообщений по факсу, не посылать более трех или четырех страниц, если это не оговорено заранее. Это особенно важно, когда по одной линии идет сразу несколько факсов, а так же если линия связи по факсу является одновременно и телефонной линией адресата или фирмы.

Деловое письмо должно быть безукоризненным во всех отношениях: даже мелкое несоблюдение правил может сделать его дефектным с юридической точки зрения. Если необходимо направить ответное послание, вначале надо поблагодарить адресата - достаточно одной фразы. Если вам не ответили на предыдущий факс, следует подождать.

Согласно нормам деловой этики, необходимо всегда отвечать на письма или факс, даже в том случае, если ответ вызывает затруднения. В деловом мире тот, кто не отвечает на корреспонденцию, считается безответственным, и ему не доверяют [4].

Вне всяких сомнений, деловая переписка является основой делового и конструктивного общения, и правильное ее ведение способствует установлению связей, улучшает взаимные деловые отношения, помогает разрешить сложные проблемы и вопросы.