К вопросу об автоматизации процесса табельного учета в медицинском учреждении

Одной из отраслей в любом учреждении является управление трудовыми затратами и всей финансово-хозяйственной деятельности целом. Документирование всех хозяйственных операций осуществляется уже установленными законными методами, используя определенные законом образцы и формы первичных документов.

Среди наиболее трудоемких участков бухгалтерского учета особое место занимают расчеты с персоналом по оплате труда. Для работы на данном участке необходимы высокая точность, аккуратность, максимум внимания и, безусловно, своевременное выполнение всех расчетных операций. В роли объектов учета могут выступать десятки, сотни и даже тысячи человек, по каждому из которых нужно учитывать и обрабатывать достаточно большие объемы данных.

И одним из важных вопросов для предприятия, становится контроль над сотрудниками, который достаточно сложно выполнять при большом количестве персонала и ручном ведении табеля учета рабочего времени.

Табель учета рабочего времени это главный документ, в соответствии с которым начисляется заработная плата. Т.е. документ этот очень важный и допускать ошибки в нем крайне нежелательно. Мало того, что нужно внимательно занести данные о явках, больничных, отгулах, работе в выходные дни, нужно еще и посчитать общее количество отработанных дней и часов для каждого работника. Без ведения табельного учета сложно планировать деятельность предприятия и проводить анализ финансово -хозяйственной деятельности организации.

Характеристика объекта исследования

Республиканский клинический онкологический диспансер (РКОД) г. Уфы функционирует с 1945 года и сегодня является одним из крупнейших специализированных учреждений онкологического профиля в России [1].

В структуре РКОД работают: 2 поликлиники, диагностическая служба, 12 специализированных подразделений, в числе которых хирургические и радиологические отделения.

В Башкирском онкологическом диспансере обслуживаются пациенты с заболеваниями онкологического профиля различной локализации. В поликлиниках диспансера оказывают амбулаторную диагностическую и консультативно-лечебную специализированную помощь, в стационаре диспансера - лечебную помощь в следующих отделениях: торакальной онкологии, онкопроктологии, общей онкологии, онкоурологии, онкогинекологии, опухолей головы и шеи, маммологии, абдоминальной хирургии, в радиологических и химиотерапевтических отделениях, в отделении паллиативной помощи.

В структуре онкодиспансера создана консультативная поликлиника, которая за смену принимает более 300 пациентов. Ежегодно в онкодиспансере получает лечение около 10,5 тысяч больных.

Республиканский клинический онкологический диспансер Уфы - один из огромнейших онкологических центров Российской Федерации, который имеет все возможности для эффективной диагностики и комплексного лечения злокачественных опухолей, применяя современные технологии и методики.

Специфика ведения табельного учета в медицинском учреждении очень сложная, так как сотрудники работают по разным графикам, в разных подразделениях и продолжительность рабочего дня у разных категорий медицинского персонала существенно различается. Например, у сотрудников подразделения аптеки 8-ми часовой рабочий день (40 часов в неделю), в то время как врач-радиолог в отделе радиационной онкологии работает по 6-ти часовому графику (30 часов в неделю). Это говорит о том, что суть данного процесса является сложной и требует доработки в автоматизации под конкретное учреждение.

Документ табельный учет рабочего времени контролируется расчетной группой, однако реинжинириг бизнес-процесса будет затрагивать все подразделения медицинского учреждения, так как ведение табельного учета осуществляется во всех подразделениях.

Рассматриваемый процесс составление табеля учета рабочего времени сотрудников представлен на рисунке 1 в виде мнемосхемы.

В каждом отделении, а их больше 30-ти, имеется сотрудник (табельщик), в обязанности которого входит ведение табельного учета всех сотрудников данного подразделения. Обычно в роли табельщиков выступают заместители заведующего отделения либо сами заведующие. Чтобы избежать загроможденности, в мнемосхеме показаны только три подразделения с табельщиками:   трансфузиологический кабинет, радиологическое отделение №4 и аптека.

Республиканский клинический онкологический диспансер

- ► - поток бумажных документов

^ - поток электроных документов

Рисунок 1 – Мнемосхема бизнес-процесса «Составление табеля учета рабочего времени» (как есть)

Процесс начинается с того, что отдел кадров передает табельщикам всех подразделений и расчетной группе списки тех сотрудников, у кого имеются временные надбавки в виде таких начислений как: интенсивность и напряженность, увеличение объема выполненных работ, совмещение должностей, расширение зоны обслуживания, ночные и праздничные часы.

Все временные начисления заносятся через табель, но еще есть постоянные надбавки, такие как категория и вредность, данные начисления заносят расчетчики через модуль Зарплата в лицевой счет.

В течении месяца табельщик вносит данные в табель через MS Excel: количество отработанных часов исходя из его графика; проценты надбавок; изменение оклада, подразделения, должности (в случае если сотрудник кого-либо замещал). После составления табеля учета рабочего времени табельщик выводит его на печать и передает расчетной группе.

В данном медицинском учреждении используется корпоративная информационная система Флагман, и сотрудник расчетной группы ведет учет заработной платы в модуле Зарплата. Получив табели учета рабочего времени на бумажном носителе со всех подразделений, расчетчик вносит их в информационную систему. Далее табель на бумажном носителе подписывается сотрудником расчетной группы и передается на подпись в отдел кадров.

Проблема состоит в том, что действия, которые выполняли табельщики, повторно выполняет сотрудник расчетной группы. Из-за большого количества персонала в медицинском учреждении, расчетчику приходится многократно переносить табель учета рабочего времени в информационную систему.

Исходя из всего вышесказанного, можно сделать вывод о том, что данный процесс охватывает все подразделения и недостатки могут плохо сказаться на работе всего предприятия, что влечет за собой определенные экономические потери. Эти потери можно избежать путем автоматизации, тем самым сократив рабочее время на выполнение должностных обязанностей.

Автоматизация процесса табельного учета

Современные медицинские учреждения производят и накапливают огромные объемы данных. Качество медицинской помощи, общий уровень жизни населения, уровень развития страны в целом зависят от того, насколько грамотно и эффективно эти данные используются медицинскими работниками.

Основное преимущество автоматизации – это сокращение избыточности хранимых данных, а следовательно, экономия объема используемой памяти, уменьшение затрат на многократные операции обновления избыточных копий и устранение возможности возникновения противоречий из-за хранения в разных местах сведений об одном и том же объекте, увеличение степени достоверности информации и увеличение скорости обработки информации; излишнее количество внутренних промежуточных документов, различных журналов, папок, заявок и т.д., повторное внесение одной и той же информации в различные промежуточные документы.

Для более детального просмотра изучаемого процесса «Составление табеля учета рабочего времени» была построена модель eEPC, она представлена на рисунке 2.

Рисунок 2 – Диаграмма процесса «Составление табеля учета рабочего времени» в нотации eEPC (как есть)

Событийная цепочка процесса (eEPC) описывает последовательность функциональных шагов в рамках одного бизнес-процесса, которые выполняются организационными единицами и позволяет осуществлять связь между организационной и функциональной моделями. Используется для описания сценария процесса и процедур.

Проанализировав проблемы, связанные с ведением табельного учета, можно предложить решение – это внедрение модуля Табельный учет. Данная подсистема может эксплуатироваться как отдельно, так и интегрировано с другими подсистемами единой информационной системы. То есть подсистема «Табельный учет» синхронизирована с подсистемой «Зарплата» и позволяет обеспечить как формирование табеля-ежедневника, так и создание/переформирование расчетных документов сотрудников по соответствующим кодам начислений.

На рисунке 3 представлена мнемосхема бизнес-процесса «как будет».

Республиканский клинический онкологический диспансер

Отдел кадров

Трансфузиологический кабинет

Список сотрудников с дополнительными начислениями

Специалист отдела кадров

Список сотрудников с дополнительными начислениями

Радиологическое отделение №4

Заведующий кабинетом трансфузиологии

Список сотрудников с дополнительными начислениями

Заместитель заведующего отдела радиологии №4

Табели учета рабочего времен всех подразделени

Список сотрудников с дополнительными начислениями

Отдел бухгалтерии

Аптека

База данных

Расчетная группа

Заместитель заведующего аптекой

-*• - поток бумажных документов

- поток электроных документов

Рисунок 3 - Мнемосхема бизнес-процесса «Составление табеля учета рабочего времени» (как будет)

Как видим, процесс упростился, за счет того, что табельщики всех подразделений ведут табельный учет напрямую в информационной системе. То есть табельщики заносят информацию по табелю в базу данных и сотрудник расчетной группы уже не вводит все табели повторно, а просто проверяет введенные данные в модуле Зарплата и в случае ошибки – редактирует.

Таким образом, с внедрением подсистемы «Табельный учет» будет решена основная проблема дублирования информации разными сотрудниками.