Классификация дебиторской задолженности как способ ее контроля и управления

Дебиторская задолженность является важнейшим объектом управления оборотным активом, поэтому важно контролировать все операции по ней. Для обеспечения управления необходимо использовать как мотивацию, так и планирование, и регулирование. Если посмотреть на процесс от образования задолженности до их списания, то можно выявить и условно разделить весь процесс на пять этапов.

Первым и важным является формирование первичной документации. На данном этапе необходимо тщательно проверить подписи и печати, а также реквизиты контрагента. Ведь если будет неточность или отсутствие подписи, то данный документы и сделка в целом признается недействительным.

Второй этап — это возникновение задолженности. Как правило, она формируется по объему (на основании первички) и срокам погашения. Сделать прогноз на данном этапе возможно только при короткой отсрочке платежа, так как чем длиннее период оплаты, тем больше шансов его невозврата.

Третий этап включает в себя формирование проблемной задолженности. В данный этап включается не только просроченная задолженность, но и с продленной датой погашения. Так же она может увеличиваться за счет пеней и штрафов, а может быть списана и возвращена на второй этап при условии, что была выявлена неорганизованная работа менеджеров контрагента, а также при временных технических трудностях или вызванных плохо проработанным бизнес-проектом. Такие ситуации на практике встречаются довольна часто и в таком случаи необходимо контрагенту должнику позвонить и напомнить о задолженности.

Четвертый этап — это возникновение задолженности. На этом этапе вся непогашенная в срок задолженность переходит в статус «просроченная». Уже подключается работа юристов и службы безопасности, тем самым растут затраты и появляется риск того, что затраты превысят сумму самой задолженности и тем самым обнулится потенциальная целесообразность взыскания.

Самым последним и завершающим этапом является возникновение «безнадежной задолженности». Если все попытки по взысканию перепробованы и результатов нет, то можно продать такие долги с дисконтом. Однако, от давности образования просроченной задолженности зависит вероятность с нее хоть что-то получить. Такое действие с контрагентами послужит отличным уроком для них и, возможно, даст понять, что безнаказанно уклоняться от обязательств практически невозможно.

Подводя итог, необходимо не нарушая логики соблюдать все стадии жизненного цикла дебиторской задолженности и объединить их в систему реализации основных функций управления.