Комиссия по качеству

Разберём работу одного и самых важных и исключительных механизмов управления качеством на предприятии – комиссии по качеству. Выясним, зачем же нужна комиссия по качеству и каким образом она производит свою деятельность. Рассмотрим некоторые функции работы комиссии, какую роль занимает в ней руководство и какую же пользу приносит активность комиссии.

Реалии работы по качеству

Как и бывает зачастую теоретические знания по управлению качеством всегда отличаются от настоящей практики на предприятии. Попав в организацию юные специалисты во всей своей деятельности безуспешно пытаются применить свои «обширные знания», данные им в учебных заведениях. Настоящая практика и реальная работа на предприятии куда сложнее, кропотливее и требует больших усилий, чем чтение и заучивание формул и статистик, взятых с интернета или с других учебных материалов.

Лишь с практикой приходят реальные знания и опыт, только спустя какое-то время специалист понимает нужные и важные аспекты своей работы. [2]

Так же любой специалист управления качеством должен знать и должен быть готов уделять огромное количество времени своей работе, ведь ему предстоит постоянно продумывать свою деятельность, ход своей работы, вовремя и тщательно исправлять проблемы, которые возникают в ходе его деятельности.

Правильное планирование процессов и продукции

Управление качеством - это деятельность, в которую вовлечены люди, ресурсы и время. У всех есть желание добиться какой-то определённой цели или задачи, для этого нужна помощь других людей, на это нужно постоянно вкладывать ресурсы, денежные средства. Для этого и нужно продумать, кто, как, где и каким образом будет это делать, скомпоновать все действия, и составить по ним некоторый план и постоянно регулировать его выполнение.

Годовые и месячные планы по качеству должны быть на каждом предприятии, они должны быть частью самого производства. Самое главное в этом, так это то, что нужен человек или группа людей, которая будет проверять и регулировать выполнение этих планов.

Учет и разбор проблем по качеству

Какого бы уровня не была организация со временем в ней появляются разнообразные проблемы в сфере качества. Разнообразные трудности в сфере поставок, например, брак сырья, или несвоевременный завоз продукции. Так же трудности в работе с потребителями, например, недовольные клиенты, разнообразные претензии к компании. Не стоит забывать и о внутренних осложнениях, связанных с организацией работы внутри самой компании.

Очень важная задача лежит на отделе качества, ведь именно этому отделу нужно следить за этими проблемами и в кротчайшие сроки исправлять их. Исправление этих проблем трудоемкий процесс. Как показывает практика, трудности в области качества обычно случаются на стыке обязанностей различных подразделений.

Например, трудностями, связанными с потребителями, а именно жалобы от них, принимает отдел продаж, но истинная причина этой жалобы возможна быть в любом месте производства. Конечно, можно было бы видоизменить службу качества, доверить ей управлять всеми подразделениями, участвовать во всех сферах производства на предприятии, но те же сотрудники службы качества не могут работать во многих других подразделениях, ведь это уже далеко не их компетенция.

Работать сообща со всеми подразделениями, как единое целое, наверное, это и есть самый лучший выход из данной ситуации!

Вовлеченность персонала

По требованиям стандарта ИСО 9001 требуется привлекать весь персонал в деятельность по улучшению и модернизации качества. Ужасно сложно вовлечь весь персонал в эту деятельность, как показывает практика. Конечно, можно брать пример с Японии, где все сотрудники работают в группах, всячески модернизируют и улучшают свой КПД, помогают своему руководству новыми идеями и предложениями чтобы работа была более эффективна.

К сожалению, мы не в Японии. Мы не можем надеяться, что каждый работник будет вносить свой вклад в модернизацию, ведь не все люди воодушевлены чем-то, не у всех есть расположенность к этому. Поэтому в любую компанию нужны ключевые кадры, на которые можно положиться. Некоторые успешные люди считают, что вклад ключевых кадров, будь то руководитель или обычный сотрудник, более полезен и важен, чем бесполезные идеи от рутинных коллег.

Если у вас есть возможность подключить к этой деятельности всех сотрудников, то так и сделайте! Но если такой возможности нет, то уже требуется подключить ключевых сотрудников и руководителей, например, руководителей отдела по работе с персоналом, транспортной логистике, делопроизводству и т.д. Эти сотрудники вполне компетентны, они должны, и они могут контролировать процесс модернизации качества, так же они способны решать возникающие проблемы в этой сфере. [2]

Некоторые могут сказать, что данного рода проблемы лучше всего решать публично на разнообразных собраниях или совещаниях. К сожалению, что данного рода проблемы не получается решить таким путем, ведь эти трудности из ряда особенных, которые требуют куда более серьёзных мер. Всё-таки наилучшим способом является создание нового отдела - отдела качества. Этому отделу следует поручить создание отдельной системы учета, контроля и анализа. Одним из таких отдельных инструментов и является комиссия по качеству, которая помогает вовлечь в работу по качеству ключевых руководителей и специалистов.

Механизм для координации работы по качеству

Координация усилий, взаимодействие и взаимопомощь между подразделениями, создание единого центрального механизма координации по качеству - вот основная цель комиссии по качеству. Немало проблем появляется на любом предприятии, особенно в наше время. Именно здесь и вступает в игру комиссия. Во время её проведения проходит анализ того, что осуществляется на производстве, что происходит с качеством продукции, что делается и, что не делается, что, когда и кому предстоит сделать в ближайшее время, чтобы улучшить качество. [1]

Различие между регулярной и проектной деятельностью

Работа каждой проектной группы очень схожа с работой комиссии по качеству, ведь работа комиссии по качеству и есть один крупный и беспрерывный проект, который состоит из множества куда менее крупных проектов.

Систематическая работа этих двух сфер повторяется ежедневно, средства и ресурсы вкладываются в рамках обычной структуры управления предприятием. Персонал, который выполняет эту работу, совершенно поэтому же принципу координируется в рамках той же обычной структуре управления предприятием. Этот персонал так же находится в подчинении своих руководителей отделов и служб. [1]

Как и в проектной деятельности, работа комиссии по качеству требует привлечения разнообразных работников из других подразделений. Ведь состав группы комиссии по качеству — это сотрудники из всех возможных подразделений предприятия. Так же в их работе есть четкое понимание начала работы и окончания, то есть результата этой деятельности.

Сама суть работы комиссии по качеству заключается в контроле работы по качеству всего предприятия. Эта работа состоит из маленьких проектов, некоторых действий по модернизации усовершенствования качества на всём предприятии, многих мероприятий и действий, ответственность за которые несут различные люди. На эту работу так же выделяют множество ресурсов, с помощью которых работа выполняется так же в заранее обговоренные сроки. Именно поэтому работа комиссии по качеству узко похожа на работу проектной группы. [2]

Правила управления проектной деятельностью и комиссия по качеству

Сейчас предлагаю рассмотреть самые важные правила деятельности проекта, которые просто обязаны быть задействованы в работе комиссии по качеству:

• 1)    в работе комиссии принимают участие ключевые кадры различных подразделений организации, которые выполняют проверку и различную деятельность по отношению к регулированию или улучшению качества на предприятии совместно со своей обыденной служебной работой

• 2)    комиссия должна осуществлять контроль и координировать деятельность огромного объема различных мероприятий или, другим словом, проектов, по корректировке или модернизации работы по качеству

• 3)    каждый из этих «проектов» должен иметь срок от начала работы до намеченного окончания

• 4)    на каждый «проект» назначается ответственный сотрудник, который следит за всей деятельностью работы в рамках этого проекта

• 5)    должны быть введены протоколы комиссии по качеству, в которых будут фиксироваться все сроки, вся деятельность, которую проводит комиссия, и все ответственные сотрудники, следящие за каким либо «проектом»

Как работает комиссия по качеству

Чаще всего комиссия должна собираться ежемесячно, но в зависимости от объема работы совещания можно устраивать чаще. Для её деятельности создаются отчеты по разнообразным аспектам качества в организации. Конечно, у каждой организации есть собственные различия, так же у них своя статистика по качеству. [2]

Наиболее популярные являются следующие показатели по качеству:

• •    Процент жалоб от потребителя

• •     Процент брака в производимой продукции

• •     Процент брака в используемом сырье

• •     Показатель довольства потребителя

• •     Кол-во отклонений или нарушений в деятельности

организации

• •    Кол-во несоответствий, проявившихся в течении разносторонних проверок

Отчет дополняется протоколом, в котором указаны все проделанные и действующие мероприятия с последнего собрания комиссии. Чтобы сотрудники могли разработать своё выступление на совещании, им заранее отправляются протоколы и отчеты в электронном виде, либо они передаются в соответствии с другими, заранее оговоренными, путями.[3]

Не стоит путать подобные совещания с другими форумами или собраниями в организации, где существует лишь один лектор. Ведь комиссия должна проводить свою деятельность как единое целое. У каждого участника совещания есть право голоса, каждый может рассказать о своих идеях и предложения, которые помогли бы в общем дело. На подобных совещаниях рассматриваются отчеты и планы, протоколы выполненных или действующих мероприятий, так же рассматриваются различные пути для улучшения, модернизации качества. Так же все члены совещания обсуждают появившиеся проблемы в организации и способы их решения.

По окончанию совещания составляется новый протокол, которые в ближайшее время рассылается всем членам комиссии, чтобы каждый из них мог проверить, какие задачи и на какой срок возложены на него до следующего совещания. [1]

Роли участников в комиссии

• >    Отдел качества - руководит организацией и ведением комиссии, назначает ответственных сотрудников на руководство проектов и мероприятий. Так же отдел качества ответственен за ведение протоколов и отчетов.

• >    Начальство организации - передает некоторые полномочия отделу качества, наказывает нарушителей работы по качеству. Начальство должно лично участвовать в деятельности комиссии, анализировать данные с совещаний и принимать некоторые решения касаемо модернизаций в сфере качества в организации.

• >    Другие участники - занимаются выполнением планов, проектов и мероприятий, в которых их назначили ответственными. Так же они принимают участие в решении многих проблем, помощи, модернизации или изменении качества в организации

Нет смысла заставлять участников комиссии придумывать новые идеи по решению некоторых проблем по качеству, ведь тяжело заставить любого человека придумывать что-то новое насильно. Куда грамотнее мотивировать работников различными факторами, как материальными, так и моральными. Ведь сотрудник, заработная плата которого будет зависеть от показателя качества, имя которого будет фиксироваться за различными достижениями по улучшению качества, будет работать куда усерднее, зарабатывая свой статус и финансовое положение. Таким способом получиться избежать некоторых нюансов и разладов в коллективе, ведь никому не нужны лишние проблемы и лишняя морока. Каждого руководителя обрадуют идейные сотрудники, старающиеся делать для организации всё необходимое. [3]

Как и во многих проектах, комиссия по качеству требует:

• •    секретаря, который будет вести протоколы

• •    непосредственного руководителя комиссии по качеству

• •    контроля времени во время обсуждений вопросов

Особенности работы комиссии по качеству

Члены комиссии по качеству должны уметь работать в одной команде, знать основы анализа данных, обязаны уважать своих коллег. А со стороны руководителей нужно добиться равноправного отношения к менее авторитетным сотрудникам, чтобы они не скидывали свои обязанности на них.

На каждом совещании нужно проговаривать какой план работы они уже выполнили, кто содействовал этому, и обсуждать то, что ещё предстоит выполнить. Так же нельзя забывать проводить беседы с сотрудниками, кто не выполнил свои обязанности по каким-либо причинам. Надо понимать, что деятельность, которую проводят сотрудники в комиссии по качеству является дополнительной к их основной работе, то есть должностным обязанностям. Именно поэтому, на совещаниях надо постоянно обговаривать с участниками об их работе в комиссии и пристально следить за выполнением их задач. [2]

Часто случается так, что тот или иной сотрудник боится признаться в своей ошибке, или в том, что он попросту не знает, как решить ту или иную задачу. Для хорошей работы в комиссии нужно избавиться от подобных ситуаций. Всем членам комиссии надо дать понять, что они делают общее дело, и если один человек не сделал часть своей работы, то и вся деятельность комиссии за определённый период равно нулю. Подобные ситуации часто случаются с руководителями подразделений, ведь некоторые из них считают, что они слишком амбициозны, и им нельзя признавать публично свои ошибки.

Совещания и собрания комиссии не должны быть местом, где решают серьёзные вопросы по руководству организацией. Ведь в таком случае совещания будут похожи на базар, где постоянные споры и, где вы не будете успевать решать какие-либо реальные проблемы, связанные с качеством в организации. На совещании могут подниматься какие-либо вопросы, связанные с модернизацией или улучшением качества, обсуждаться выходы из ряда проблем, связанных с качеством. [2]

Роль руководства компании в работе комиссии

Если руководство организации будет активно принимать участие в деятельности комиссии по качеству, то от этого будет больше эффективности, нежели руководство пустит работу комиссии на самотек. Для всех членов комиссии это было бы хорошим стимулом работать в этой комиссии, ведь все сотрудники видели бы, что начальство находит деятельность в комиссии по качеству важной частью всей работы организации. Так же руководство было бы в курсе всего происходящего, связанного с качеством, в своей организации, что облегчало бы всякие взаимодействия между комиссией и руководством.

Анализ со стороны руководства

Многие организации не проводят анализ со стороны руководства, они делают формальную отписку, дабы не тратить свое личное время на такие «пустяки», что дискредитирует работу по качеству. Но проведение анализа со стороны руководства требуется по стандартам ИСО 9001. Эту деятельность может проводить комиссия по качеству, ведь их реальная работа отвечает всем требованиям стандарта по проведению анализа. Можно отметить, что этот подход был бы более продуктивным, ведь в этом случае организация не тратила бы ресурсы и время впустую. [2]

Итог - польза от комиссии

Таким образом, можно сделать вывод, что комиссия по качеству проявляется как продуктивный и результативный инструмент для ведения работы по качеству в любой организации. Комиссия сплачивает коллектив, создает некий новый орган управления в своей организации, который состоит из различных представителей всех подразделений. Возможно, комиссия будет является одной из немногих возможностей донести проблемы простого рабочего класса до руководства. Конечно, это не основная деятельность комиссии. В основу её работы входит координация всех действий, направленных на модернизацию качества, или решения проблем по качеству. Так же комиссия ведёт всю отчетность, даёт возможность руководству узнать всё о качестве во всей организации. Нельзя забывать и том, что комиссия может помочь в работе, связанной с требованиями ИСО 9001.