Коммуникация как важнейший элемент организации

Актуальность данной проблемы заключается в том, что коммуникация играет очень важную роль в организации: без коммуникации взаимодействие элементов системы либо затрудняется, либо вовсе не происходит.

Коммуникации — это обмен информацией, на основе которого руководитель получает знание, необходимое для принятия эффективных решений, и доводит принятые решения до работников организации. Если в какой-либо     организации     коммуникации     будут     налажены несоответствующим образом, то решения, принимаемые руководителями, могут оказываться ошибочными, люди могут неверно понимать, что от них требуется, или от этого могут страдать межличностные отношения. Эффективность коммуникаций часто определяет качество решений, то, как они будут реализованы[1].

Таким образом благодаря коммуникациям в организации происходит обмен своевременной и достоверной информацией (необходимой для осуществления рабочего процесса). Есть четыре вида коммуникаций:

• 1.   Коммуникации по нисходящей (руководитель - подчиненные)

• 2.   Коммуникации по восходящей (снизу вверх)

• 3.   Горизонтальные коммуникации (между подразделениями)

• 4.   Неформальные коммуникации

Несмотря на то, что в организациях обычно имеются все виды коммуникаций, существует ряд проблем, которые необходимо решить. В первую очередь необходимо усовершенствовать информационный поток. Для начала необходимо его урегулировать. Руководители организации должны представлять потребности в информации как собственные, так и своих начальников, коллег и подчиненных[3].

Регулирование информационного потока – это всего один пример из числа действий руководителя, который хочет усовершенствовать обмен информацией. Например, руководитель может организовывать короткие встречи с одним или несколькими подчиненными, чтобы обсудить грядущие перемены, новые приоритеты, распределение работы и т.д. Необходимым является улучшение системы обратной связи. Обратная связь может поспособствовать    совершенствованию    межличностного    обмена информацией, который создается в организации. Данные системы составляют часть контрольно-управленческой информационной системы в организации.

Опрос работников - еще один из вариантов системы обратной связи. Такой опрос можно проводить с целью получения информации от руководителей и работников буквально по всем вопросам. Здесь же можно предложить систему сбора предложений через частную телефонную сеть, благодаря которой работники смогут получать возможность анонимно звонить и задавать вопросы, которые их интересуют.

Следующий вариант системы обратной связи - создать группы руководителей и рядовых работников, которые будут встречаться и обсуждают вопросы, представляющие взаимный интерес.

Принятие решений,    создание благоприятного климата, стимулирование людей – всё это требует детальной информации[2].

Техническое оснащение, вежливость и грамотность сотрудников при обмене информацией – важные звенья для повышения эффективности коммуникаций.

Для совершенствования коммуникаций на предприятии, на наш взгляд, необходимо:

• 1 .Обеспечение каждого подразделения персональным компьютером с подключением к сети Интернет и закрепление за ними именных почтовых ящиков. При этом необходимо обязать работников регулярно проверять почтовые ящики. Это сократит время доставки нужной информации, не отрывая при этом от работы персонал

• 2 .Можно внедрить использование коротких текстовых сообщений (SMS), которые будут отсылаться на мобильные телефоны. При использовании этого способа информирования увеличится скорость доставки информации до конкретного адресата.

Выполнение этих рекомендаций не понесет за организацией больших затрат, а, наоборот, принесет положительный результат не только экономического характера, но и организационного, что является очень важным условием для сплочения коллектива. Так, можно предложить множество примеров для усовершенствования организационной культуры организации.