Комплектование архивного фонда Волгоградской области документами держателей личных фондов

Одно из важных направлений деятельности Центра документации новейшей истории Волгоградской области (ЦДНИВО) – пополнение Архивного фонда Волгоградской области документами личного происхождения.

Понятие «документы личного происхождения» означает совокупность документов, возникших в результате жизни и деятельности частного лица (владельца личного архива), членов его семьи, а так же документов, собранных фондообразователем.

Работа ЦДНИВО по комплектованию документами личного происхождения началась в 1997 г. В этом году был составлен и утвержден экспертнопроверочной комиссией Комитета по управлению архивами Администрации Волгоградской области (протокол № 4 от 30.04.1997 г.) первый список из шести держателей личных фондов, документы которых подлежат передаче на госхранение.

Сотрудники отдела комплектования регулярно устанавливают контакты, проводят переговоры с новыми владельцами личных фондов. В список держателей личных фондов в последующие годы включено дополнительно 16 человек (2003 г. – 7 чел., 2005 г. – 1 чел., 2006 г. – 2 чел., 2007г. – 2 чел., 2008 г. – 1 чел., 2010 г. – 3 чел.). По состоянию на октябрь 2010 г. в списке ЦДНИВО находятся 22 держателя личных фондов. Это известные и интересные люди, представители различных областей деятельности – ученые, партийные и комсомольские деятели, политолог, представители общественных организаций, участники и ветераны Великой Отечественной войны.

Основными критериями для включения гражданина в список держателей личных фондов являются его вклад в развитие науки, культуры; участие в выдающихся событиях жизни общества; родственные, дружеские, творческие связи, место работы, занимаемая должность.

В отделе комплектования постоянно следят за событиями и участниками научной и культурной жизни региона. В трудном поиске держателей личных фондов используются различные формы и методы: направление информационных писем, деловые контакты с организациями-источниками комплектования. Однако наиболее эффективный результат дают личные связи. В случае положительного исхода переговоров с держателями личных фондов проводится первичная экспертиза ценности документов. Готовится заключение об отнесении физического лица к возможным источникам комплектования архива, в котором указывается имя владельца, характеристика его деятельности и документов, выводы о целесообразности отнесения данного физического лица к источнику комплектования, перспективы использования его документов.

Порядок приема документов личного происхождения определяется «Правилами организации хра нения, комплектования, учета и использования документов…» [3]. До выхода новых правил документы принимались по заявлению владельца, после – по договору. Регистрация договоров ведется отделом комплектования в специальном журнале.

Документы передаются держателями личных фондов ЦДНИВО по договору дарения. В договоре четко определяются права и обязанности каждой из сторон. Так, владелец имеет право обозначить особые условия использования документов и возможность доступа пользователей к документам: оставить за собой право публикации документов на определенный срок; ограничить или запретить использование всех или некоторых документов на определенный срок, указав формы ограничения использования (публикация, выдача в читальный зал). Как правило, владельцы устанавливают открытый доступ к документам, случаев ограничения в использовании не было.

После заключения договора совместно с собственником проводится первичная экспертиза ценности документов с целью их отбора на хранение. Сотрудник составляет сдаточную опись и заключение о составе, объеме и значимости документов держателя личного фонда. Сдаточная опись и заключение рассматриваются на заседании экспертной методической комиссии ЦДНИВО. Принятые документы регистрируются в отделе комплектования в книге учета поступлений документов личного происхождения. С 1999 г. отделом комплектования ЦДНИВО принято 5806 документов от держателей личных фондов.

В соответствии с правилами работы государственных архивов на каждого держателя личного фонда, передающего документы в ЦДНИВО, заведено наблюдательное дело, в состав которого входят заявление, договор, сдаточная опись, заключение сотрудника отдела о составе и объеме документов. После научно-технической обработки и составления описей документы наблюдательного дела включаются в дело фонда. Экспертиза ценности и научно-техническая обработка проводится сотрудниками отдела комплекто- вания с опорой на официальные правила [3] и использованием методических рекомендаций [1; 2].

Состав личных фондов отличается типовым и видовым многообразием документов (письменные, личные документы, типографские издания, чертежи, фотографии и т.д.). Дела в описи располагаются в соответствии с принятой схемой систематизации по разделам: рукописи, научные труды, личные документы, документы о фондообразователе, документы собранные фондообразователем, фотографии.

К описям документам личного происхождения составляется научно-справочный аппарат: титульный лист, предисловие, оглавление. В предисловии указываются биографические сведения о владельце документов личного фонда, сведения о составе и особенностях документах. Описи документов личного происхождения рассматриваются и утверждаются на заседании экспертно-проверочной методической комиссии Комитета по управлению архивами. После окончания работ составляется акт приема на хранение архивных документов личного происхождения. Затем производится передача документов на государственное хранение.

По состоянию на 1 октября 2010 г. в ЦДНИВО создано и передано на государственное хранение 11 фондов и 2 коллекции документов личного происхождения – всего 2126 ед. хр. (Н.К. Щепоткиной, А.П. Шкурского, П.А. Диденко, Р.П. Заднепровского, А.Н. Тупицына, А.В. Цыганкова, О.А. Куликова, В.И. Тимофеева, Н.А. Исуповой, А.И. Хмелькова, В.А. Кулика-Павского, Н.С. Федотова). В настоящее время проводится работа по приему и научно-технической обработке документов личного происхождения остальных держателей личных фондов. В числе последних поступлений можно назвать документы участников и ветеранов Великой Отечественной войны Н.С. Федотова и А.И. Ли- холай. Данные документы были включены отдельными описями в объединенный архивный фонд № 850 «В веках бессмертны имена». Документы представляют интерес для изучения истории Великой Отечественной войны и общественной жизни Волгоградской области.

В настоящее время ведутся переговоры с тремя держателями личных фондов Л.Я. Пахомовой, Ю.М. Белединым, Т.И. Брыксиной. Таким образом, работа по сбору и упорядочению документов личного происхождения продолжается, список держателей личных фондов постоянно уточняется и дополняется.