Комплектование, учет, хранение и использование документов в земских архивах

Организация и основные направления деятельности земств в области архивного дела являются основными проблемами истории земского самоуправления, источниковедения и архивоведения. Цель настоящего исследования состоит в рассмотрении вопросов комплектования, учета, сохранения и использования документов в земских архивах в ходе анализа формирования нормативно-правовой базы, структуры архивных учреждений в земствах, выработки нормативных и методических правил работы с архивными документами, материальных и технических условий деятельности земских архивариусов.

Организация архивов и их работы в структуре земских учреждений – одно из направлений земской деятельности на протяжении существования земств, благодаря которому сегодня имеется возможность использовать в научных и познавательных целях колоссальное количество отлично сохранившихся архивных документов. В современных архивах России, Украины и Белоруссии вряд ли есть фонды, где хранятся документы второй половины XIX – начала ХХ в., среди которых не было бы документального комплекса, так или иначе связанного с историей земств. Формирование фондов земских архивов в земских структурах во многом явилось основой создания архивных фондов по истории земских учреждений. Особую роль архивов прогрессивные органы местного самоуправления осознали уже в первые годы своей деятельности.

Важным шагом в рассмотрении истории земских архивов явилась статья В.Ф. Абрамова, в которой автор проанализировал состояние губернских земских архивов за 1914–1915 гг., основываясь на анкетах, заполненных тридцатью земскими губернскими управами. Инициатива составления анкеты, касающейся состояния земских архивов, принадлежала Ярославской губернской земской управе [ Абрамов , 1998, с.59–66]. Частично история архивных отделов губернских земских управ была затронута в трудах исследователей становления и развития делопроизводства и архивного дела в губернских учреждениях власти, в работах губернских ученых архивных комиссий (ГУАК) (см., например: [ Захарова, 2003 ; Кошелева, 2008 , с.32-40; Макарихин, 1991; Угрюмова, 2012, с. 303-308; Шипилов, Флейман, 2011, с. 205-211].

На формирование архивных фондов органов земского самоуправления во второй половине XIX в., оказало влияние состояние отечественной нормативной и методической базы архивного дела, представлявшей собой разрозненные акты, регламентирующие отдельные направления архивной деятельности. Судя по ним, работа архивов органов местного самоуправления фактически не регламентировалась. Законодательством не предусматривались правила хранения дел в архивах, и некоторые земства были вынуждены самостоятельно разработать правила и инструкции для своих архивов. Формирование научно-справочного аппарата к земским архивным документам характеризовалось разной степенью эффективности. Как правило, специалистами губернских органов самоуправления составлялись описи и «алфавиты», иногда осуществлялась работа по их оптимизации. В большинстве уездных учреждений земского самоуправления «алфавитов» не было, а описи начали составляться лишь с начала XX в., что было связано с общим улучшением работы по «разбору» документов. В организации архивного хранения документов органы земского самоуправле-

ния придерживались отдельных норм «Общего учреждения губернского». Собственные инструкции и правила разрабатывались отдельными земствами редко.

С 1884 г. по инициативе Н.В. Калачова в России начали образовывать губернские ученые архивные комиссии, которые принимали участие в организации архивного дела в губерниях и занимались отбором документов для хранения в губернских архивах. Земства повсеместно тесно сотрудничали с ГУАК, финансировали их работу; сами земцы являлись членами этих комиссий. Определенные ГУАК методические принципы систематизации документов, их описания, хранения, публикации были использованы земствами в работе своих архивов. Роль земств в деятельности ГУАК была большой, а порой и определяющей. Со второй половины 80-х гг. ХIХ в. губернские архивные ученые комиссии вплотную занялись подбором документов земств для постоянного хранения. Деятельность ГУАК стала неотъемлемой частью истории создания, хранения и использования архивных фондов, содержащих документы по земскому самоуправлению.

Финансовое и имущественное положение органов земского самоуправления являлось важным фактором в деле хранения архивных документов и обеспечения их сохранности. Многие губернские органы самоуправления располагали собственными зданиями и имели возможность оборудовать под архивохранилища соответствующие помещения. Так, Щигровское уездное земство Курской губернии в 1884 г. открыло торги на устройство в усадьбе земского дома каменного архива с ассигнованием 2 тыс. рублей [Журналы заседаний ХХ очередного Щигровского..., 1885, с.63]. Выстроенное и приведенное в должный вид здание архива было признано земским собранием добротным, а подрядчику П.А. Баскакову была объявлена благодарность за строительство.

На аренду помещения для архивов деньги тратились теми губернскими земствами, у которых было недостаточно собственных площадей [Обзор земской деятельности Рязанской…, 1885, с.11]. Содержание архивов предусматривалось сметой расходов, утверждаемой на земских собраниях, которые в условиях экономического кризиса и финансовой разрухи неоднократно отказывались финансировать свои архивные службы.

На стадии становления земств архивариус входил в штат большинства губернских и некоторых уездных земских управ, но зачастую должность архивариуса совмещалась с должностями, связанными с организацией делопроизводства (например секретаря, делопроизводителя, регистратора). Во многих уездных земствах штат долгое время не предусматривал единиц, ответственных за архив, что имело следствием снижение эффективности работы земских архивов в целом. Жалование архивариуса всегда было ниже среднего жалования служащих земств на 20-40 %, составляло в год 120–600 рублей в уездной земской управе и 350–600 рублей в губернской земской управе [Постановления Котельнического шестого…, 1873, с.328.; Журналы очередного Борисоглебского…, 1876, с.127.; Постановления Камышинского…, 1887, с.28.; Доклады и журналы Бузулукской…, 1884, с. 67.; Журналы XL Тульского губернского…, 1905, с.38.; Постановления Евпаторийского уездного…, 1908, с.28.; Смета расходов…, 1913, с.3.; Журналы заседаний L очередного Щигров-ского …, 1915, с.494; Журналы заседаний Курского уездного…, 1915, с.8].

Иногда должности земских архивариусов упразднялись, но по истечении времени земцы признавали, что совершили ошибочные действия и вынуждены были вновь выделять средства на приведение в порядок всех архивных дел и оплату труда архивариуса. Так, в 1899 г. была упразднена должность архивариуса в Евпаторийском земском архиве, где хранились дела не только уездной земской управы, но и бывших мировых судей и мирового съезда, что вынуждало чиновников часто обращаться в архив за справками. Обязанности по земскому архиву были возложены на регистратора управы, который, будучи постоянно занят своими делами, не смог исправно выполнять функции архивариуса. Земский архив постепенно начал приходить в упадок, новые дела поступали далеко не должным образом, и, земская управа, приняв во внимание сложившуюся ситуацию, в 1908 г. просила земское собрание восстановить должность архивариуса земского архива [Постановления Евпаторийского уездного…, 1908, с.167–168]. Кстати, совмещение архива земской управы и архива мировых судей наблюдалось дольно часто [Журналы Тетюшского…, 1915, с.66]. Земства ссылались на то, что такое совмещение менее затратно для содержания архивов и архивариусов. В случае, если мировой суд имел отдельный архив, архивариусы финансировались также земствами. Например, архивариус Нежинского мирового суда получал 300 рублей в год [Журналы Нежинского уездного…, с.131].

Из-за частых переездов земских архивов, финансирования по остаточному принципу, запу- щенности архивных дел, непрофессионализма архивариусов земства периодически поднимали вопрос о состоянии архивных дел в земской управе и были вынуждены ассигновать до 300–500 рублей для приведения архивов в порядок. Дополнительно составлялись специальные инструкции, приглашались специалисты или студенты для разбора архивных дел [Журналы заседаний очередного земского губернского…, 1899, с.8; Журналы XXXIV очередного Тульского губернского…, 1899, с.39, 211-212; Журналы Пензенского губернского…, 1902, с.897]. Нередко средства, потраченные на приведение в порядок архивных дел, земства возвращали в результате продажи архивных документов, признанных ненужными для хранения.

Порядок хранения зачастую был обусловлен положением, занимаемым учреждением в иерархии самоуправления, определявшим его кадровые возможности. Губернские земские управы всегда находились в более выгодной ситуации, чем уездные и волостные органы самоуправления. Так, XLI очередной сессией Тульского губернского земского собрания (1905–1906 гг.) были утверждены «Правила архива губернской земской управы», в соответствии с которыми делопроизводителем, сдающим дела в архив, составлялась специальная «сдаточная опись»; архивариусом под роспись сдающего дела выписывалась квитанция из квитанционной книжки архива; все поступившие в архив дела записывались во «входящий реестр» (указывались время поступления дела, номер выданной квитанции о приеме дела, количество документов); архивариусом составлялись подробные описи дел архивных документов по отделам земской управы, которые включали описание дела, номера по входящему реестру, номера связок дел или самих дел, указания места хранения (шкаф, полка); каждая связка дел или отдельное дело снабжались пронумерованным «ярлыком» и ссылкой на входящий номер; при выдаче дел из архива для справок все данные записывались в «исходящий реестр» с росписями выдающего и получающего дело [Журналы XLI … Тульского губернского…, 1906, с.40].

Интересна программа приведения в порядок архива Пензенского губернского земства. Например, формирование дел по продовольственному отделу предполагалось в следующих направлениях: дела по выяснению продовольственных нужд, дела по закупке хлеба, дела по привозу хлеба по железным дорогам, дела по приему хлеба, дела по доставке хлеба в места, нуждающиеся в нем; дела по продаже остаточного хлеба, дела по отчетности и др. В страховом отделе хранились страховые ведомости общие и дополнительные (по уездам), окладные книги губернской управы и казначейства (по уездам), списки недоимщиков, квитанционные тетради, отчетности агентов и землемеров и др.; в ветеринарном – квитанционные тетради на уплату процентов со скотовладельцев, списки скотовладельцев, приходно-расходные книги ветеринарных врачей, ведомости о павших животных и др.; в бухгалтерском – журналы управы о приходе и расходе капиталов, выборки из журналов, талоны квитанций казначейства и ассигновок губернской управы, журналы губернской управы по расходу сумм губернского сбора и др.; в дорожном – подряды на поставку материалов и отдачу в ремонтное содержание дорожных сооружений на почтовых трактах, списки почтовых трактов, технические отчеты, сметы и чертежи и др.; в секретарском – копии постановлений уездных земских собраний, документы об открытии губернских земских собраний, дела по исполнению постановлений губернских земских собраний, дела о ценах на провиант и фураж, дела о доставлении губернатору сведений к всеподданнейшему докладу, дела о базарах и ярмарках, списки гласных и др.; в больничном – дела о передаче врачебной части в уездные земства, дела по определению и увольнению лиц медицинского персонала, дела об открытии фельдшерской школы и школы сельских повитух, дела об открытии отделений больницы, бараков, аптеки, больничной церкви и богадельни, дела по учету инвентаря благотворительных заведений земства, дела по покупке медикаментов, дела о воспитании подкидышей, дела о кладбище заведений губернского земства и др. Всего восемьдесят шесть дел [Журналы Пензенского губернского …, 1902, с.900–905]. «Список дел архива губернской управы, уничтожение которых желательно» прилагался к каждому отделу; так, только в больничном отделе уничтожению подлежало 348 дел с 1865 по 1889 г. [Журналы Пензенского губернского…, 1902, с. 906–914].

Анализ вопросов комплектования, учета, хранения, использования документов свидетельствует о возникновении определенных трудностей в ходе организации и функционирования архивных отделов земств: недостаточной регламентации работы архивов земских учреждений, отсутствии соответствующего понятийного аппарата, финансировании по остаточному принципу, низком уровне профессионализма архивариусов.

В земские архивы попадали дела, завершенные текущим делопроизводством, дальнейший отбор и уничтожение документов осуществлялись уже в самом архиве. На протяжении исследуемого временного отрезка архивы губернских земских органов самоуправления пополнялись делами собственных структурных подразделений (управлений и отделов) и делами учреждений, находившихся в ведении земств (например, учреждений земского образования, здравоохранения, агрономических организаций и пр.). В земские архивы поступали документы постоянно действующих земских учреждений (земских школ, больниц, богаделен, тюрем, агрономических организаций) и документы единовременных передач, в основном упраздненных или реорганизованных учреждений в структуре земского самоуправления. Недостаточный контроль со стороны руководства земства, низкая персональная ответственность делопроизводителей и архивариусов накладывали печать на состояние приема–передачи документов в земский архив.

Как и в общем делопроизводстве, в работе своих архивных отделов органы земского самоуправления часто применяли правовые основы уничтожения архивных дел нормативных актов, регламентировавших работу архивов органов губернского правления, или методические разработки ГУАК, где были указаны сроки хранения дел, приблизительный состав «разрядов» дел, общий порядок «разбора» архивов . Редко вопросы уничтожения архивных дел конкретизировались отдельными правилами губернских органов земского самоуправления. Вместе с тем не были установлены критерии определения ценности документов, порядок осуществления контроля за периодичностью «разбора», своевременностью выделения дел на уничтожение. Иногда земские управы просто просили разрешения у собраний на ликвидацию накопившихся документов. Так, Богучарская уездная земская управа получила положительный ответ губернского земского собрания на просьбу позволить ей уничтожить многочисленные дела о содержании земских станционных пунктов [Журналы Богучарского чрезвычайного…, 1887, с.10]. Александровское уездное земское собрание разрешило своей управе архивные дела с 1852 по 1891 г. частично продать, а дела, признанные архивной комиссией желательными для хранения, передать в исторический архив. Вновь накопившиеся дела, с 1891 по 1914 г., было также решено продать, предварительно пригласив для отбора дел Владимирскую губернскую архивную ученую комиссию, поскольку, по мнению управы, «многие дела и книги потеряли всякое значение и для справок потребоваться уже не могут» [Журналы экстренного и очередного Александровского…, 1914, с.96–97]. Необходимо отметить, что члены губернских ученых архивных комиссий зачастую принимали участие в «разборе» дел уездных земских управ, что прослеживается по материалам журналов земских собраний.

С 1864 по 1919 г. свои архивы имели все губернские и уездные органы земского самоуправления. Создание, реорганизация органов самоуправления, перераспределение части функций среди учреждений власти постепенно приводили к изменениям в составе документов земских архивов, изменениям норм работы с архивными документами. Тем не менее само по себе образование органов земского самоуправления вызвало необходимость самостоятельного определения принципов функционирования архивов в их структуре. Частые переезды управ из здания в здание, текущий и капитальный ремонты помещений земских архивов, нехватка и неприспособленность архивных помещений, смешивание земских архивных дел с делами бывших приказов общественного призрения создавали угрозу утраты документов и во многом затрудняли их систематизацию, использование, своевременный «разбор» и определение дел, подлежащих уничтожению.

Немаловажным фактором формирования, хранения и использования архивных фондов органов земского самоуправления явился уровень научного потенциала как в губернских и уездных органах самоуправления, так и в архивном деле. Вся архивная деятельность земств требовала профессионального и научного подхода, определенных компетенций чиновников. В обстоятельствах недостаточной регламентации работы архивов особое значение имела персональная заинтересованность местной общественности.

Основным направлением использования документов земских учреждений явилась справочная работа, обеспечиваемая выдачей дел во временное пользование, составлением справок лицами, ответственными за архив. Пользование архивными документами земств осуществлялось структурными подразделениями самих органов самоуправления, иными учреждениями, членами научных обществ, иногда частными лицами. Сложившийся порядок использования архивных документов имел недостатки: архивариусами не передавались документы ограниченного доступа; многие вопросы, связанные с предоставлением права доступа к архивным документам посторонним лицам, решались единолично председателем земской управы, что, в свою очередь, не устанавливало особого режима работы с документами.

В современных архивных учреждениях до сих пор наблюдается путаница в описании фондов органов местного самоуправления. Либеральные реформы 60–70-х гг. и контрреформы 80–90-х гг. XIX в., изменение административных границ, недостаточность и несогласованность нормативных документов, регламентирующих архивную деятельность в целом, постоянно вносили организационные и методические трудности при распределении дел земских учреждений в архивы.

Летом 1918 г. были созданы органы центрального управления Государственного архивного фонда РСФСР, была объявлена государственная собственность на все ведомственные архивы дореволюционных органов власти. Так документные комплексы земств были перемещены в государственные архивы, расположенные на территории регионов. В условиях полной разрухи, военных действий и экономического упадка страны земские архивы переживали новый трудный этап. Зачастую документы земств попадали в государственный архив, минуя все установленные правила и нормы. Например, в 1919 г. из случайных мест хранения извлекли архивы Тверской губернской земской управы, Тверского отделения Всероссийского земского союза [Государственный архив Тверской области…].

В то же время необходимо отметить неплохую сохранность документов, касающихся деятельности органов местного самоуправления дореволюционной России. Например, в архивных фондах преимущественного большинства губернских земств хорошо сохранена отчетность. Более того, эта система документов широко представлена в журналах земских собраний.

Документы органов земского самоуправления во многом отлично сохранились благодаря тому, что уже в момент своего составления предназначались для публикации и тиражирования. Сами земцы в основном бережным отношением к своим архивам немало сделали для оптимальной сохранности документов о земской деятельности. Архивы земских органов стали базой для развития земского музейного дела, деятельности местных обществ исследователей истории края.