Концепция коммуникационно-ориентированной программной системы управления проектами на основе современных решений в области информационных технологий

Современный бизнес существует в очень динамичной среде, требующей моментальной реакции на события, поддержки множества каналов коммуникаций, оперативного обсуждения проблем и проектов с территориально распределенными командами. Можно сказать, что форма и ритм коммуникаций в бизнесе кардинально изменились за последние 5-10 лет.

Новые потребности требуют нового инструментария. В поисках такого инструментария бизнес обратился к социальным сетям и мессенджерам. Использование канала в Telegram или WhatsApp для организации взаимодействия проектной команды стало нормой [1]. Однако, социальные сети и мессенджеры создавались совсем не для бизнеса, их функционал не ориентирован на организацию и управление проектами. И хотя, используя комбинацию из нескольких приложений, можно сконструировать приемлемый инструмент, продуктов, ориентированных именно на ведение деловых коммуникаций на рынке нет.

Что же должен из себя представлять продукт, который понравится современному предпринимателю?

По нашему представлению этот продукт должен предоставить пользователю возможность описания и формализации бизнес-идей, привлечения релевантных подрядчиков/исполнителей. Обеспечить продуктивную коммуникацию «по теме» для формирования эмпатии к идее и достижения консенсуса в путях ее реализации.

Концепция и цели платформы для бизнеса

Общая концепция предлагаемой платформы может быть описана следующим образом: за счет инструментов системы, формируемый в процессе общения набор договоренностей и необходимых действий, становится манифестом проекта ( roadmap реализации идеи) и получает свойства задач (с возможностью заключения контракта на их основе). Их последующее выполнение упрощается за счет возможностей системы, которая помимо удобства работы «в одном окне» предлагает методы их реализации ( best practices ), отслеживает ресурсы (в т.ч. времени) и индексирует вовлеченность и результативность работы участников.

В общем виде путь в системе от идеи до реализации проекта можно разбить на три этапа:

• 1    этап: возникновение идеи на основе мозгового штурма, обсуждения или личных записей;

• 2    этап: «очистка» идеи, формирование целей и постановка задач, формирование «проекта» (исполнители, ресурсы, сроки);

• 3    этап: в соответствии с поставленной целью – декомпозиция на подзадачи, соответствующие критериям S.M.A.R.T ., делегирование, сетевое планирование контроль исполнения.

Для того, чтобы стать удобным средством для ведения бизнеса, платформа должна предоставлять интуитивно понятный инструмент «все в одном» для делового общения, постановки задач, планирования, контроля исполнения и поиска ресурсов.

Набор функций и возможностей платформы сужает круг пользователей до людей, которым помимо конструктивного («по делу») общения необходимо совершение определенного действия другим пользователем.

Цель предлагаемой системы можно сформулировать следующим образом – минимизировать процесс перехода от слова к делу, сформировать среду, а через нее – культуру действия; дать «людям дела» актуальный для своего времени инструмент изменения мира.

Такая система будет представлять интерес как для крупного, так и для среднего и малого бизнеса, для SMB команд, начинающих предпринимателей, фрилансеров, соискателей на работу, рекламодателей, потребителей.

Для Компаний/Сотрудников система позволит устранить громоздкие системные надстройки, через интуитивно понятное любому пользователю приложение просто и быстро внедрить « agile -методологию» [2]. Утвердить культуру планирования и отчетности («репортинга») в компании.

Для поставщиков/фрилансеров будет важно таргетировать актуальную потребность в услу-гах/товарах, исключить «недоговоренности» и повысить эффективность планирования производственного процесса. Перевести конкуренцию из ценовой в качественную/эффективностную за счет формируемого индекса вовлеченности и результативности исполнителя.

Для начинающих предпринимателей система должна предоставлять «стартовый пакет», включающий в себя необходимый набор инфраструктурных инструментов (в т.ч. пункты 1 и 2); послужить наглядным/учебным пособием, формирующим полезные привычки для успешного и эффективного ведения бизнеса.

Для ищущих работу – сформировать объективный индекс оценки работы сотрудника и повысить его привлекательность на рынке труда.

Для авторов ценных идей — закрепить право на авторство идей и вознаграждение за них.

Архитектура платформы для бизнеса

Предлагаемая система представляется как модульная платформа, позволяющая гибко подключать набор компонент, необходимых для решения конкретной задачи. Основной точкой входа функционала является чат/мессенджер, как наиболее весомый и интуитивно понятный любому пользователю узел.

На созданный элемент чата, автоматически выделяется место в файловом хранилище и определяется уровень доступа. Также вокруг элементов чата генерируется и система распределения задач, действующими лицами которой являются пользователи, включенные в конкретный чат.

Для каждого пользователя в системе может существовать некоторая иерархия чатов с разным уровнем доступа и составом участников (рис. 1).

Личный чат

Формирование и обсуждение идеи

групповой чат по теме

переход к формализации задачи чат по / задаче

Рис. 1. Иерархия чатов

Базовым узлом для организации и хранения информации в системе является «кейс». Это элемент хранения информации со свободно организуемой структурой и свободной привязкой к любому фрагменту чата, стикеру, заметке, задаче и т.д.

Важным блоком системы должна являться подсистема планирования, включающая следующий функционал:

• 1.    Создание сетевого плана с автоматизированной проверкой соответствия критериям S.M.A.R.T .;

• 2.    Поиск партнеров/клиентов по требуемым ресурсам (важно для рекламодателей и предпринимателей);

• 3.    В перспективе система сама может предлагать ресурсы для проекта (по типу/характеристикам проекта);

• 4.    Протоколы поведения ( best practices ) в разных ситуациях;

• 5.    Распределение задач по степени важности (при работе с важными задачами в перспективе использовать блокчейн);

• 6.    Конструктор задач с декомпозицией и делегированием (как пример – визуальный конструктор бизнес-процессов из 1 С -документооборот)

• 7.    Автоматизированный контроль степени вовлеченности исполнителей по задачам;

• 8.    Расчет и контроль критических путей по проекту;

• 9.    Интеграция с Госуслугами.

Также необходимо предусмотреть возможность заключения юридически-значимых контрактов в системе (посредством интеграции ЭЦП в систему).

Концептуальная модель архитектуры системы представлена на рис. 2.

Инструменты

оценка календарной занятости

Оценка эффективности и активности (Соотношение план/факт и количества активностей)

Личныйграфик

Простой запрос на подтверждение.

Цель

Объединяет чаты, планы, идеи.заметки в любом порядке и последовательности Архив в облаке или локально

Инструметы

Обособленный продукт площадки;

Вход пользователя по ЭЦП в перспективе использование БЛОКЧЕЙН.

ЦЕЛЬ:

Закрепление авторства на идею ирезультат Заключение контрактов

Переход в сервисы гос. Услуг

Заполнение

Использование

ЛИЧНОГО кабинета

Папки

информации, создаются из любой активности

Чаты:

личные, групповые, по теме, по задаче, идеи, заметки, стикеры

Поля

ФИО и контакты (можно скрыть) Область деятельности

Специализация

Квалификация

Портфолио

Контакты (друзья)

Инструменты

Рассылка одного и тогоже сообщения в личные чаты, чаты по теме чатыпо задаче, без создания групп Голосовые сообщения

Переход в сервис «контракг».«строка поиска», «госуслуги». возможно переход во все приложения стоящие нагаджете)

Инструметы:

Заметка (формируется как из любого . чата, так и отдельно из меню планы);

Идея (Формируется из любого чата,заметки, так и самостоятельно из меню планы, имеет возможностьсоздания/при крепления существующего тематического чата, имеет возможность фиксировать авторство через сервис «Контракт» посредством ЭЦП или блокбейн;

Задача -элемент сетевого плана отвечает SMART и имеет ответственного и контролера: Постановщика задачи - формируется из любого чата, заметки, идеи: имеет неограниченную возможность декомпозиции, постановки подзадач и делегирования, создания/ прикрепления существующего чата задачи:

Возможность подписания договоров (отсылка к сервису конструктора договоров) через сервис «Контракт» .

Рис. 2. Функциональные блоки системы

Сценарий поведения пользователя в системе

В системе существует одна общая модель пользователя, который может быть, как менеджером проекта (чата), так и его участником. Помимо этого, пользователь может иметь набор ролей, в зависимости от его функций и уровня доступа внутри системы.

После авторизации пользователь получает доступ к внутренней сети контактов платформы. Затем, он может создать чат или обсуждение используя имеющийся набор контактов.

Внутри элемента чата имеется функционал для различных действий – создание проекта, назначение задачи, постановка срока или назначение встречи, заключения сделки и т.д.

Далее пользователь работает внутри тех модулей системы, которые ему необходимы в процессе решения поставленной цели.

Применение в системе технологии распределенных реестров ( DLT / Blockchain ) позволяет гарантированно подтверждать статусы значимых сообщений, состояний документов, задач, участников, проектов, обязательств, статистику, эффективность.

Регистрация значимых событий в Blockchain понятным образом трактуется по аналогии с регистрацией аренды доменных имен в сети интернет. Такая регистрация подразумевает возмездное действие и наложение некоторых временных рамок. Таким образом – в системе сохраняется актуальная, необходимая для решения задачи и функционирования бизнеса информация, предотвращая перегрузку баз данных.

Отдельное внимание отводится формированию индекса вовлеченности и результативности пользователя. Система отслеживает активность в чате, количество (и качество) поставленных и выполненных задач, иерархию задач и взаимоотношений с пользователями. Сохраненный в Blockchain индекс становится «пожизненным» показателем благонадежности исполнителя (неважно компании или физического лица) и провоцирует более ответственный подход к формированию, принятию и исполнению задач.

Для лучшей организации времени пользователя должен присутствовать личный график занятости (содержит, в том числе, планы личных дел, закрыт для других пользователей). Время, зарезервированное для личных дел в рабочем графике недоступно (не редактируемо).

Заключение

Реализованная в соответствии с изложенными принципами платформа станет удобным и востребованным инструментом для создания виртуальных офисов, управления распределенными проектными командами, создания и развития партнерских сетей и многого другого. Система сможет предоставить полезный функционал для самых разных категорий пользователей, заменив собой «зоопарк» различных, не всегда хорошо сочетаемых, приложений и сервисов.